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mit 20 von insgesamt 66 Kapiteln
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Zusatzoption: Für nur 7,- € netto/Monat können Sie das ersetzendes Scannen mit dazu buchen.
Sammeln Sie Unternehmensdaten in der Verfahrensdokumentation an einer Stelle, damit
sie
bei einer Betriebsprüfung sofort verfügbar sind. Noch wichtiger ist: Sie schaffen
damit
ein nützliches Arbeitsmittel zur Führung und Rationalisierung des Unternehmens. Aus
der
Konzentration auf einen Aufbewahrungsort ergeben sich eine hohe Sicherheit sowie
deutliche Zeitersparnisse. Sie suchen nicht nach diesen Daten, weil Sie wissen, dass
Sie
sie hier finden. Alles, was Sie unter Verwendung unserer Kapitel erledigen, zielt
zwar
darauf ab, eine möglichst beanstandungsfreie Verfahrensdokumentation für die nächste
Betriebsprüfung zu haben. Der Prüfer wird danach fragen. Und wenn kein Prüfer kommt
–
was sich jeder wünscht – war die Arbeit nicht umsonst. Die Bearbeitung der
Verfahrensdokumentation führt dazu, dass Sie alle Prozesse Ihres Unternehmens
durchleuchtet haben und aufgrund der damit verbundenen Optimierungen laufend
ertragreicher arbeiten. Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation zahlt sich also
aus,
auch wenn kein Betriebsprüfer kommt.
Schnellinfo:
Finden statt suchen! Sammeln Sie in der Verfahrensdokumentation alle wichtigen Daten
des
Unternehmens an einer Stelle. Durch das schnelle Finden sparen Sie Zeit und Kosten.
Und
bei einer Betriebsprüfung stehen die benötigten Daten sofort zur Verfügung.
Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fallen weniger Adressdaten an. Dieses
Kapitel eignet sich daher für Unternehmen ohne Filialen oder Zweigniederlassungen.
Spätere Ergänzungen und Erweiterungen sind unter Verwendung des Kapitels
„Unternehmensdaten“ jederzeit möglich.
Schnellinfo:
Teilweise sehr hohe Steuernachzahlungen ergeben sich bei Betriebsprüfungen kleinerer
und
mittlerer Unternehmen (KMU), weil sie keine Nachweise zu ihrer Buchführung vorlegen
können. Diese Oberflächlichkeit kann sehr teuer werden. Das kann durch eine
Verfahrensdokumentation vermieden werden, in der die Geschäftsabläufe vollständig
und
richtig beschrieben sind. Hierbei ist die Zusammenstellung der Unternehmensdaten ein
sehr wichtiger erster Schritt.
Dieses Kapitel beschreibt, wie „Mitgeltende Unterlagen“ (Erläuterungen über die
Zusammenarbeit z.B. mit Steuerberater(in), EDV-Betreuern, IT-Beratern) in die
Verfahrensdokumentation einbezogen werden. Die Digitalisierung erstreckt sich
zunehmend
darauf, fertige Abläufe von externen Dienstleistern zu integrieren. Im Hinblick auf
das
beachtliche Steuerrisiko bei Fehlern in der automatischen Datenübertragung zwischen
den
IT-Programmen muss die Organisation und Kontrolle der Schnittstellen besonderes
beachtet
werden. Daher sind die Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und
Bedienerhandbücher der IT-Anbieter als „Mitgeltende Unterlagen“ notwendige
Bestandteile
der Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbücher von
externen
EDV-Dienstleistern sind mitgeltende Unterlagen. Der Anbieter eines IT-Programms muss
die
Abläufe seiner IT-Anwendungen beschreiben und darlegen, wie deren Ergebnisse genutzt
werden können. Diese mitgeltenden Unterlagen sind wichtige Bestandteile der
Verfahrensdokumentation. Betriebsprüfer haben hieran deshalb ein großes Interesse,
weil
hier viele Fehler möglich sind, die hohe steuerliche Auswirkungen haben können.
Unternehmer vermeiden durch richtige Organisation und Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation Fehler und damit Steuernachzahlungen. Eine Nichtbeachtung
kann
also erhebliche Folgen haben. Schließlich ist ein umfassender Überblick über alle
von
ihm verwendeten IT-Lösungen für jeden Unternehmer für die Datensicherheit und auch
für
die Kostenoptimierung von großer Bedeutung.
Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen externe Dienstleistungen, zum
Beispiel
von Steuerberatern oder durch die Anwendung von IT-Programmen. Das Zusammenwirken
der
unternehmenseigenen und der externen Arbeitsschritte wird in der
Verfahrensdokumentation
erläutert, wobei die Beschreibung der externen Dienstleister als „mitgeltende
Unterlagen“ bezeichnet werden.
Schnellinfo:
Die Funktionen von externen Programmen wie zum Beispiel Fakturierung, Buchführung,
Online-Banking und die Schnittstellen zwischen den Programmen müssen in der
Verfahrensdokumentation des Unternehmens beschrieben werden. Diese Beschreibungen
müssen
von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden, sie werden als
„mitgeltende Unterlagen“ der Verfahrensdokumentation beigefügt. In diesem Kapitel
werden
die Einzelheiten beschrieben. Betriebsprüfer haben hieran deshalb ein großes
Interesse,
weil hier viele Fehler möglich sind, die hohe steuerliche Auswirkungen haben können.
Unternehmer vermeiden durch richtige Organisation und Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation Fehler und damit Steuernachzahlungen.
Ehegatten, Lebenspartner oder andere Familienmitglieder erledigen kaufmännischen
Arbeiten für das Unternehmen. Das wird steuerlich anerkannt, wenn eindeutige
Vereinbarungen vorliegen und von diesen auch nicht abgewichen wird. Es muss darauf
geachtet werden, dass die Texte zwischen dem Anstellungsvertrag und der
Verfahrensdokumentation keine Widersprüche enthalten, auch wenn sie zu
unterschiedlichen
Zeitprunkten erstellt wurden. Dieses Kapitel gibt Anregungen, wie die Aufgaben und
deren
Zuständigkeiten beschrieben werden können.
Schnellinfo:
Die Mitarbeit von Familienangehörigen ist oft unersetzlich. Angemessene
Vergütungsregelungen können zu deutlichen Steuereinsparungen führen. Bei vielen
Betriebsprüfungen stellt die Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung aus
steuerlicher Sicht einen Schwerpunkt dar. Durch eine prüfungssichere Beschreibung
der
Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation und eine korrekte
Durchführung der Anstellungsverträge mit nahen Angehörigen vermeidet man Stress bei
der
Betriebsprüfung und vor allem Steuernachzahlungen.
Belegablage: Kapitel 4. CM130908 Zuständigkeiten Unternehmensleitung und
Mitarbeiter
Produktinformationen:
Dieses Kapitel hilft, ungenaue Tätigkeitsabgrenzungen zu vermeiden: Die
Unternehmensleitung erledigt Managementaufgaben. Die laufenden Geschäftsprozesse
werden
von den Mitarbeitern abgewickelt. Durch eine sichere Aufgabenteilung wird die
rechtzeitige, vollständige und richtige Erledigung der Prozesse
Schnellinfo:
Die Beschreibung der Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation gibt Sicherheit
bei
der Vermeidung von Fehlern. Dadurch wird das Rechnungswesen
betriebsprüfungssicherer.
Und es werden aufwendige Fehlerbehebungen vermieden. Jeder Mitarbeiter muss seine
Aufgaben kennen und erledigen. Dieses Kapitel hilft bei der Organisation. Ein sehr
nützlicher Nebeneffekt stellt sich ein: Durch die korrekte Aufgabenzuordnung werden
die
Prozesse beschleunigt. Das kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Belegablage: Kapitel 5. CM140908 Zuständigkeit nach Rollen
Produktinformationen:
Bei diesem Kapitel handelt es sich um einen Gestaltungsvorschlag für die
Beschreibung
der Zuständigkeiten der Mitarbeiter nach Rollen in der Verfahrensdokumentation.
Unternehmen, die eine solche Regelung eingeführt haben oder einführen möchten,
finden
außerdem in den Erläuterungen zu diesem Kapitel grundlegende Hinweise. Unabhängig
von
der Vorsorge für eine Betriebsprüfung führt die Beschreibung dieser Abläufe sehr oft
zur
Feststellung von Verbesserungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten mit der Folge
erheblicher Kosteneinsparungen.
Schnellinfo:
Die richtige Gestaltung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten führen zur
Vermeidung von Fehlern. Das gilt insbesondere bei plötzlicher Verhinderung zum
Beispiel
durch Krankheit. Dem Unternehmen werden dadurch Stress und Kosten erspart. Finanzamt
verlangt, dass festgestellte Fehler berichtigt werden. Diese Korrekturen werden
meistens
dann als straffreie Fehler-Berichtigungen anerkannt, wenn eine
Verfahrensdokumentation
oder ein Steuer-IKS (Internes Kontrollsystem) eingerichtet wurde. Diese Kapitel
unterstützt bei der richtigen Gestaltung der Zuständigkeitsregelungen.
Belegablage: Kapitel 6. CM150908 Zuständigkeiten nach Mitarbeitern und
Tätigkeiten
Produktinformationen:
Diese Kapitel umfasst Beispiele für eine Vielzahl von Tätigkeiten, deren
Zuständigkeiten
in der Verfahrensdokumentation geregelt werden. Besonders bei Handwerksbetrieben
überschneiden sich die Tätigkeitsbereiche der kaufmännischen und der handwerklichen
Mitarbeiter, insbesondere bei den Leistungsnachweisen (auch Regieberichte genannt)
und
der zeitnahen Abrechnungen. Dieses Kapitel entspricht vielen in der Praxis häufig
vorkommenden Abläufen. Unabhängig von der Vorsorge für eine Betriebsprüfung führt
die
Beschreibung dieser Abläufe sehr oft zur Feststellung von Verbesserungs- und
Vereinfachungsmöglichkeiten mit der Folge erheblicher Kosteneinsparungen.
Schnellinfo:
Insbesondere in Handwerksbetrieben, aber auch in anderen Unternehmen, sind die
aufeinander abgestimmten Abläufe aus dem Büro und der Werkstatt oder der Produktion
eine
wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen und ertragreichen Ablauf. Der
Betriebsprüfer möchte prüfen, ob alles vollständig abgerechnet und versteuert wurde.
Wenn Teilbereiche nicht oder nicht voll abgerechnet wurden, bedarf dies der
besonderen
Dokumentation, die im Falle von Rückfragen bei einer Betriebsprüfung sehr hilfreich,
wenn nicht sogar unverzichtbar sind. Denn wenn ein Betriebsprüfer nach Jahren fragt,
erinnert man sich oft nicht mehr an alle Einzelheiten. Die Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation wird mit Hilfe dieses Kapitel erleichtert.
Belegablage: Kapitel 7. CM160908 Datenschutz
Produktinformationen:
Die Beschreibung des Datenschutzes des Unternehmens kann mit Hilfe dieses Kapitel
erfolgen. Wenn für das Unternehmen eine Beschreibung der Datenschutzregeln bereits
vorhanden ist, sollte hierauf als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Eine
doppelte Beschreibung im Bereich Datenschutz und in der Verfahrensdokumentation
sollte -
und das gilt für alle Redundanzen - wegen möglicher Widersprüche und wegen des
doppelten
Pflegeaufwands vermieden werden. Zur Vermeidung von existenzgefährdenden Nachteilen
muss
Datenschutz verantwortungsbewusst „gelebt“ werden.
Schnellinfo:
Datenschutz muss beschrieben werden, damit nichts übersehen wird. Kleinste Fehler
können
zu erheblichen Nachteilen führen, insbesondere wenn bei Betriebsprüfungen verloren
gegangene Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Datenschutz und Datensicherheit
gehören zusammen. Die tatsächliche Qualität des Datenschutzes zeigt sich bei
Katastrophen wie zum Beispiel Brand, Hochwasser und ähnlichen, hoffentlich nie
eintretenden Ereignissen.
Belegablage: Kapitel 8. CM170908 Datensicherheit
Produktinformationen:
Die Beschreibung der Datensicherheit des Unternehmens kann mit Hilfe dieses Kapitel
erfolgen. Wenn für das Unternehmen bereits Regelungen zur Datensicherheit vorhanden
ist,
sollte hierauf als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Eine doppelte
Beschreibung
im Bereich Datensicherheit und in der Verfahrensdokumentation sollte - und das gilt
für
alle Redundanzen - wegen möglicher Widersprüche und wegen des doppelten
Pflegeaufwands
vermieden werden. Zur Vermeidung von existenzgefährdenden Nachteilen muss
Datensicherheit verantwortungsbewusst „gelebt“ werden.
Schnellinfo:
Datensicherheit bedeutet, dass die Daten verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
Erleichterungen gibt es weder in der Theorie noch in der Praxis: Ein Schaden, der
wegen
unzureichender Datensicherheit eintritt, macht kurzfristige Vorteile bedeutungslos.
Datensicherheit und Datenschutz gehören zusammen.
Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren? Dieses Kapitel gibt Auskunft und
schafft Rechtsicherheit. Die Aufbewahrungspflichten bestehen für Papierdokumente und
elektronische Dateien in gleicher Weise. Im Fall einer Betriebsprüfung wird der
Ablauf
erleichtert, wenn der Prüfer die Dokumente findet, die ihm vorgelegt werden müssen.
Bei
der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation erkennt man viele
Verbesserungsmöglichkeiten
für die künftige Organisation der Belegaufbewahrung. Das dient in erster Linie der
Erleichterung der täglichen Arbeit.
Schnellinfo:
Was muss aufbewahrt werden und wie lange? Wann darf man Dokumente vernichten oder
Dateien löschen? Der Betriebsprüfer kann die Vorlage von Dokumenten, deren
Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist, verlangen. Eine langfristige Organisation
des
Archivs dient aber vor allem dem Unternehmen, ältere Dokumente rasch zu finden, wenn
sie
nach Jahren gebraucht werden. Die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation dient
als
wertvolle Hilfe.
Dieses Kapitel betrifft die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels-
und
Geschäftsbriefen in Papierform. Diese sind zugegangen insbesondere als Briefpost,
Fernschreiben oder Telegramme (letzteres immer seltener). Nachrichten per
Computer-Fax
gelten nicht als Papierdokumente. In der Verfahrensdokumentation werden die
Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan
ergeben
sich die organisatorischen Unterteilungen.
Schnellinfo:
Finden statt Suchen. Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelege in
Papierform
werden nach den Regeln eines Aktenplans abgeheftet und müssen während der
Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar sein. Das ist bei jeder Betriebsprüfung
unverzichtbar. Unabhängig davon ist es für das Tagesgeschäft des Unternehmers von
hohem
Nutzen, auch ältere Dokumente rasch zu finden, wenn man sie braucht. Eine bestehende
und
bewährte Ablageorganisation kann in die Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels- und Geschäftsbriefen in
elektronischer Form wird in diesem Kapitel beschrieben. Diese Dokumente sind
insbesondere mittels E-Mail oder Download elektronisch zugegangen oder sie wurden
durch
ersetzendes Scannen erstellt. In der Verfahrensdokumentation werden die
Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan
ergeben
sich die organisatorischen Unterteilungen.
Schnellinfo:
In diesem Kapitel wird die Archivierung von elektronischen Dateien und deren
Sichtbarmachung innerhalb der Aufbewahrungsfristen beschrieben. Betriebsprüfer
können
den Zugriff auf die Dateien in Form eines Lesezugriffs oder in Form von bestimmten
Auswertungen verlangen. Unabhängig von den Anforderungen der Finanzverwaltung stellt
das
schnelle Finden auch älterer Dateien einen deutlichen Nutzen für das Alltagsgeschäft
dar.
Belegablage: Kapitel 12. CM210908 Kontenrahmen
Produktinformationen:
Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wer darf Konten anlegen, verändern, löschen?
Diese
unverzichtbaren Grundangaben für die Finanzbuchführung eines jeden Unternehmens
werden
in diesem Kapitel dargestellt. Die Beschreibung des verwendeten Kontenrahmens ist
nach
den GoB (Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung) notwendig. Welches
Finanzbuchführungsprogramm wird verwendet und wie ist es organisiert, insbesondere
in
den Bereichen Vorsteuer und Umsatzsteuer? Antworten auf die Fragen findet der
Unternehmer in der Verfahrensdokumentation zur Steuerung seines Unternehmens. Und
der
Betriebsprüfer nutzt diese Angaben, um sich von der Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung zu
überzeugen.
Schnellinfo:
Im Kontenrahmen wird bestimmt, auf welchen Sachkonten die Erträge und Aufwendungen
eines
Unternehmens gebucht werden. Verbuchung auf den richtigen Konten ist Grundlage für
die
richtige Gewinnermittlung. Schnelle und richtige Auskünfte über die Höhe der
Forderungen
und Verbindlichkeiten erhält man durch Abfragen von den Personenkonten (Debitoren
und
Kreditoren). Die Organisation des Kontenrahmens und der Finanzbuchführung und deren
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel besprochen.
Belegablage: Kapitel 13. CM220908 Notfallplan Unternehmen
Produktinformationen:
Vorsorge mit dem Ziel, die Tätigkeit des Unternehmens auch nach einem großen
Schadensereignis rasch wieder aufzunehmen, sind für jedes Unternehmen unverzichtbar.
Sie
lässt auch kleinere Störungen leichter überstehen. Solide Vorsorge gegen die Folgen
des
größten anzunehmenden Unfalls (GAU) hilft bei der Schadensbegrenzung und
gegebenenfalls
sogar bei der Schadensvermeidung. Die in diesem Kapitel beschriebenen Beispiele von
sinnvollen Vorsorgemaßnahmen müssen an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst
werden.
Außerdem sind vollständige Inventarverzeichnisse eine gute Voraussetzung für rasche
und
optimale Schadensregulierung in Versicherungsfällen.
Schnellinfo:
Ein Notfallplan dient der Beschreibung möglicher Beeinträchtigungen und deren
Folgen.
Das können Datenpannen, Virenbefall, Bearbeitungsfehler aber auch Fremdeinwirkungen
wie
Feuer, Wasserschäden, Sturmschäden, Diebstahl, Einbruch und dergleichen sein. Aber
auch
für Fälle plötzlicher Verhinderung von Menschen, zum Beispiel durch Krankheit oder
Unfall, muss Vorsorge getroffen werden. In einem Notfallplan werden die möglichen
Risiken beschrieben und Überlegungen zu deren Vermeidung oder der Verminderung der
Folgen dargestellt. Ein Notfallplan schützt das Unternehmen. Er soll auch
Bestandteil
einer Verfahrensdokumentation und eines Steuer-IKS sein.
Wenn dem Unternehmer etwas zustößt, kann das Unternehmen und dadurch die Versorgung
der
Familie gefährdet sein. Daher wird mit diesem Kapitel ein Notfallplan für den
Unternehmer vorgestellt und empfohlen. Anhand zahlreicher Beispiele aus einer
langjährigen Berufspraxis erkennt man, dass oft ganz einfache und nicht sehr
kostenintensive Maßnahmen einen relativ hohen Schutz bringen. Es ist durchaus
spannend,
die Überlegungen von der Geburt eines Kindes bis zum Testament zu verfolgen. Dass
das
Unternehmen durch diese Überlegungen betriebsprüfungssicherer wird, ist nicht das
Hauptziel dieses Kapitels, aber ein durchaus angenehmer Nebeneffekt.
Schnellinfo:
Dieses Kapitel wird nicht für die Verfahrensdokumentation des Finanzamts benötigt.
Sie
entspricht der Zielsetzung, dem Unternehmer in erster Linie nützliche Werkzeuge für
seine Unternehmensführung und die Sicherheit seines Unternehmens anzubieten, die
zugleich als Verfahrensdokumentation für das Finanzamt dienen. Wer nur für das
Finanzamt
eine Verfahrensdokumentation erstellen möchte, braucht dieses Kapitel nicht. Das
Wohlergeben von Menschen kann in Gefahr geraten, wenn ein Unternehmer einen Notfall
erleidet oder plötzlich verhindert ist. Vorrangig ist daher der Schutz der von dem
Unternehmer versorgten Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
Anwenderdokumentation, technischen Systemdokumentation, Betriebsdokumentation und
individuellen Systemeinstellungen müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben
werden (GoBD Rz. 153). IT-erfahrene Betriebsprüfer interessieren sich im Rahmen
ihrer
Prüfung sehr für diese Dokumente. Unternehmer können aus den Beschreibungen in der
Verfahrensdokumentation und der damit verbundenen Abwägung der vorhandenen
Möglichkeiten
und der richtigen Zusammenstellung hohen Nutzen ziehen. Sie sind maßgebliche
Bausteine
des elektronischen Gesamtkonzepts des Unternehmens. Sämtliche Informationen müssen
von
den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden (zum Beispiel DATEV
Systemblätter)
Schnellinfo:
Die IT-Infrastruktur muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dieses
Kapitel beantwortet Fragen zu der verwendeten Hardware einschließlich der
Betriebssysteme, zu den Zugangs- und Zutrittsrechten sowie der Datensicherheit und
des
Datenschutzes.
Belegablage: Kapitel 16. EM110908 IT-Infrastruktur Software- und
Systemüberblick
Produktinformationen:
Dieses Kapitel umfasst Vorschläge zur Beschreibung der verwendeten
Software-Programme im
Unternehmen und zu den Schnittstellen, über die Daten zwischen den Systemen
ausgetauscht
werden. Ein Betriebsprüfer untersucht, ob bei der Übertragung Daten verloren gehen
können oder gegangen sind. Für den Unternehmer bietet dieses Kapitel hohe Vorteile
aufgrund der zutreffenden Beschreibung der Prozesse und deren Optimierung.
Schnellinfo:
Die Sicherheit der Daten muss gewährleistet sein, auch wenn diese über
Schnittstellen
automatisiert zwischen den Programmen ausgetauscht werden. In der
Verfahrensdokumentation muss beschrieben werden, wie die einzelnen
Software-Programme
ablaufen. Dazu ist eine Darstellung aller eingesetzten Haupt-, Vor- und Nebensystem
notwendig. Dieses Kapitel dient der zutreffenden Beschreibung dieser Prozesse und
ihrer
Optimierung. Sie sind maßgebliche Bausteine des elektronischen Gesamtkonzepts des
Unternehmens. Die Darstellung erfolgt anhand der von den externen Dienstleistern zur
Verfügung gestellten Informationen.
Belegablage: Kapitel 17. EM120908 IT-Infrastruktur Haupt-, Vor und
Nebensysteme
Produktinformationen:
Zusammenstellung der verwendeten Haupt-, Vor- und Nebensysteme und Übersicht über
die
Erzeugung und Bearbeitung der Daten sowie deren Weiterleitung über Schnittstellen.
In
diesem Kapitel wird beschrieben, wie in den genutzten IT-Programmen Daten erzeugt
und
bearbeitet werden und die Ergebnisse an andere IT-Programme über sogenannte
Schnittstellen weitergegeben und dort bearbeitet werden, bis sie endlich im
Jahresabschluss und der Steuererklärung des Unternehmens zum Finanzamt gehen. Diese
Prozesse müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Die einzelnen
Informationen müssen von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden.
Schnellinfo:
Beispiele für Haupt-, Vor- und Nebensysteme: Finanzbuchführungssystem,
Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem,
Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen,
Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem,
Dokumenten-Management-System. In der Verfahrensdokumentation muss beschrieben
werden,
welche Haupt-, Vor- und Nebensysteme eingesetzt werden und wie die Abläufe dieser
Programme eingerichtet sind. Erläuterungen hierzu findet man in diesem Kapitel.
Belegablage: Kapitel 18. EM130908 IT Infrastruktur Haupt-, Vor und
Nebensystem
von externen Systemanbietern
Produktinformationen:
EDV-Betreuer, Programmanbieter, Systemanbieter, Rechenzentren, auch Steuerberater
und
weitere externe Dienstleister steuern ihre Informationen zur Verfahrensdokumentation
durch ihre Bedienungsanleitungen, Programmbeschreibungen und
Programmierbeschreibungen
bei. Hierbei handelt es sich um sogenannte mitgeltende Unterlagen. In diesem Kapitel
wird beschrieben, welche Angaben von jedem externen Anbieter benötigt und wie diese
Unterlagen in die Verfahrensdokumentation des Anwenders eingebunden werden.
Schnellinfo:
Jeder externe Systemanbieter muss dem Anwender eine Beschreibung seines Systems und
seiner Dienstleistung, gegliedert in Allgemeine Bereiche, Anwenderdokumentation,
Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation zur Verfügung stellen.
Diese
Unterlagen werden Gegenstand der Verfahrensdokumentation (mitgeltende Unterlagen).
Bei
einer Betriebsprüfung können sich aus diesen Unterlagen deutliche Beschleunigungen
ergeben.
Belegablage: Kapitel 19. EM140908 IT Infrastruktur
Dokumentenmanagementsystem
Produktinformationen:
In diesem Kapitel werden Vorschläge zur Beschreibung eines
Dokumentenmanagementsystems
(DMS) angeboten. Hierbei ist es von Bedeutung, dass die Dokumente während der Dauer
der
Aufbewahrungspflicht jederzeit unverändert angezeigt, ausgedruckt oder in anderer
Form
verfügbar gemacht werden können.
Schnellinfo:
Dokumentenverwaltungen und Archive in Papierform werden zunehmend durch
elektronische
Archiv- Systeme abgelöst. Zum einen werden statt Papier elektronische Daten
übermittelt,
zum anderen wandelt der Empfänger erhaltenes Papier in elektronische Daten um. Dies
kann
durch Scannen oder bildliche Erfassung mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.
B.
Smartphones oder Multifunktionsgeräte) erfolgen. Dateien und Dokumente müssen in
ihrer
Ursprungsform unverändert aufbewahrt und vorgelegt werden. Papierbelege dürfen unter
bestimmten Umständen vernichtet werden, beispielsweise nach dem "ersetzenden
Scannen".
Posteingang
Belegablage: Kapitel 20. GM100908 Posteingangsbuch in Papierform
Produktinformationen:
Ein handschriftlich geführtes Posteingangsbuch in Papierform dient der Kontrolle
über
den Zugang und das Eingangs-Datum von Handels- und Geschäftsbriefen, insbesondere
Eingangsrechnungen und schützt vor deren Verlust. Eine Unterart des
Posteingangsbuchs
ist das Fristenkontrollbuch, das von Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien
geführt
werden muss. Die Dokumente müssen jederzeit vorgelegt werden können. Dieses Kapitel
bietet Hinweise zur Beschreibung der Organisation und Gestaltung des Posteingangs in
der
Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Hat man ein Dokument überhaupt erhalten und wenn ja, wann? Ein Posteingangsbuch ist
noch
kein Beweis, aber in einem Streitfall sehr nützlich. Betriebsprüfer verfügen über
sogenannte Kontrollmitteilungen, die auf den Daten anderer Unternehmen beruhen. Mit
einem korrekt geführten Posteingangsbuch lässt sich die Frage, ob und wann man eine
Rechnung von einem anderen Unternehmen erhalten hat, klären. Dieses Kapitel enthält
Formulierungsvorschläge für das Führen eines Posteingangsbuchs in Papierform.
Ein elektronisch geführtes Posteingangsbuch dient der Kontrolle über den Zugang und
das
Eingangs-Datum von Dokumenten. Es hat in der Regel gegenüber dem Posteingangsbuch in
Papierform den großen Vorteil, dass zahlreiche Auswertungs- und
Weiterverarbeitungsmöglichkeiten gegeben sind. Eine Unterart des Posteingangsbuchs
ist
das Fristenkontrollbuch, das von Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien geführt
werden muss. Die Dokumente und die Aufzeichnung über die Erfassung müssen jederzeit
lesbar gemacht werden können.
Schnellinfo:
Ein elektronisch geführtes Posteingangsbuch dient der Erfassung von eingegangenen
Handels- und Geschäftsbriefen, insbesondere Eingangsrechnungen. Die Daten der
Eingangspost in Papierform werden eingegeben, bei elektronischem Posteingang können
die
Daten in der Regel übernommen werden. Das Posteingangsbuch schützt vor Verlust der
Dokumente und dient dem Nachweis über deren Zugang. Erfasst werden Posteingänge in
Papier und in elektronischer Form. Das elektronische Posteingangsbuch bietet neben
den
schon erwähnten vielen Auswertungsmöglichkeiten deutliche Erleichterungen bei der
Erfassung an. In diesem Kapitel werden viele Arbeitsschritte beschrieben, die bei
der
Erfassung vorkommen.
In diesem Kapitel werden die allgemeinen Grundsätze zur Kassenführung für
Unternehmen
beschrieben, bei denen Bargeld-Einnahmen vorkommen. Bei der Beschäftigung von
Fremdpersonal an den Kassen dient das zur Vermeidung von Unregelmäßigkeiten, bei der
Kassenführung durch den Unternehmer oder nahe Angehörige als Nachweis, dass alle
Einnahmen erfasst wurden. Die Beschreibung muss immer ein Abbild des tatsächlichen
Ablaufs sein. Die Kasse muss täglich geführt werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2
Abgabenordnung). Neben dieser allgemeinen Beschreibung werden zur Erstellung der
Verfahrensdokumentation Kapiteln für die häufig anzutreffenden Organisationsformen
angeboten, aus denen die zutreffende ausgewählt und gegebenenfalls bedarfsgerecht
ergänzt werden kann.
Schnellinfo:
Die meisten Steuernachzahlungen entstehen wegen unordentlicher Kassenführung. Das
ist
auch der Grund, warum das Finanzamt Einnahmen oft höher schätzt, als sie tatsächlich
waren. Es sind immer die Zweifel über die Höhe der tatsächlichen Einnahmen, die zu
den
oft weit überhöhten Sicherheitszuschlägen führen. Die einzige wirksame
Abwehrmaßnahme
ist eine ordnungsgemäße Kassenführung. Hilfestellung geben die Beschreibungen in
diesem
Kapitel.
In diesem Kapitel werden Formulierungshilfen für die Verfahrensdokumentation für ein
handschriftlich geführtes Kassenbuch beschrieben, insbesondere zur Darstellung der
gesetzlich vorgeschriebenen täglichen Führung der Kasse und der Behandlung der
täglichen
Abstimmung der Kasse einschließlich Bereinigung von Kassendifferenzen.
Betriebsprüfungen
interessieren sich für diese Details.
Schnellinfo:
Bei Verwendung eines handschriftlich geführten Durchschreibe-Kassenbuchs bietet
dieses
Kapitel Formulierungshilfen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die
zugleich als Bedienungsanleitung für die Kassenführung verwendet werden können. Mit
einer beweissicheren Kassenführung können Steuernachzahlungen, die oft weit
überzogen
sind, vermieden werden.
Kasse: Kapitel 24. JM120908 Kasse kontieren
Produktinformationen:
Dieses Kapitel umfasst Beschreibungen für die Verfahrensdokumentation zum Bereich
Kontierung der Kassenbewegungen. Als Kontieren bezeichnet man die Bestimmung des
Kontos,
auf dem die jeweilige Einnahme oder Ausgabe in der Finanzbuchführung gebucht werden
muss. Die Bearbeitung der Buchungen erfolgt im Unternehmen durch die Mitarbeiter der
Buchhaltung oder außerhalb Unternehmens durch den/die Steuerberater(in).
Schnellinfo:
Jeder Betrag einer Einnahme oder Ausgabe muss in der Finanzbuchführung auf einem
bestimmten, dafür vorgesehenen Konto gebucht werden. Der Ablauf dieser Tätigkeit
wird in
der Verfahrensdokumentation beschrieben. Dieses Kapitel enthält entsprechende
Formulierungshilfen.
Kasse: Kapitel 25. JM130908 Kassenbuch online mit Belegen zur
Steuerkanzlei
Produktinformationen:
Das IT-Programm des elektronischen Kassenbuchs muss unveränderbar sein. Die Daten
von
Kassenbelegen in Papierform werden eingegeben, elektronische Daten – auch als
QR-Dateien
– können oft übernommen werden. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für
die
Verfahrensdokumentation, die an die im Unternehmen bestehenden tatsächlichen Abläufe
angepasst werden müssen. Die Datei des elektronischen Kassenbuchs und die
Original-Kassenbelege werden an die Steuerkanzlei zur weiteren Bearbeitung
übergeben.
Schnellinfo:
Das elektronische Kassenbuch wird im Unternehmen geführt. Die Kassenbelege werden in
Papierform oder in elektronischer Form im Unternehmen verwaltet und zu den
vereinbarten
Terminen an die Steuerkanzlei weitergegeben. Dort werden die Kontierung und
Verbuchung
der Kassenbewegungen erledigt. Dieses Kapitel umfasst Formulierungshilfen für diese
Sachverhalte.
Kasse: Kapitel 26. JM140908 Kassenbuch online ohne Belege zur
Steuerkanzlei
Produktinformationen:
Das IT-Programm des elektronischen Kassenbuchs muss unveränderbar sein. Die Daten
von
Kassenbelegen in Papierform werden eingegeben, elektronische Daten – auch als
QR-Dateien
– können oft übernommen werden. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für
die
Verfahrensdokumentation, die an die im Unternehmen bestehenden tatsächlichen Abläufe
angepasst werden müssen. In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Kontierung
durch
das Unternehmen erfolgt. Wenn in der Folge die Steuerkanzlei die Finanzbuchführung
erledigt, werden die fertigen Daten des elektronischen Kassenbuchs an die
Steuerkanzlei
zur Übernahme in die Finanzbuchführung übergeben.
Schnellinfo:
Das elektronische Kassenbuch wird im Unternehmen geführt, das auch die einzelnen
Buchungen kontiert. Die fertigen Daten werden in die Finanzbuchführung übernommen.
Wenn
eine Nachkontrolle der Kassenbuchungen durch die Steuerkanzlei stattfindet, muss
dies in
der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Kasse: Kapitel 27. JM150908 Kassenbericht
Produktinformationen:
Das Formular „Kassenbericht“ dient zur Ermittlung der Bareinnahmen bei der „Offenen
Ladenkasse“, der „Vertrauenskasse“ und der „Automatenkasse“. Am Ende eines jeden
Geschäftstags muss eine Kassenbericht erstellt werden. Bei Vertrauenskasse und
Automatenkasse ist der Kassenbericht bei jeder Leerung zu erstellen. Dieses Kapitel
erläutert, wie in der Verfahrensdokumentation die Führung eines Kassenberichts
beschrieben werden sollte.
Schnellinfo:
Wenn die Ermittlung der Tageseinnahmen mit Hilfe eines Kassenberichts erfolgt,
sollten
die Abläufe in der Verfahrensdokumentation genau beschrieben werden. Die Beteiligten
müssen sich an die Vorgaben halten. In diesem Kapitel findet man entsprechende
Formulierungsvorschläge.
Aus der Verfahrensdokumentation sollte sich ergeben, dass durch den täglichen
„Kassensturz“ am Ende eines Geschäftstages der tatsächliche Kassenbestand mit Hilfe
eines Zählprotokolls ermittelt und mit dem rechnerischen Kassenbestand laut
Kassenbuch
abgestimmt wurde. Bei der Kassenführung mit einem Kassenbericht muss der ermittelte
Kassenbestand in den Kassenbericht eingetragen werden. Differenzen müssen täglich
geklärt werden. Das tägliche Zählprotokoll dient als Nachweis für die korrekte
tägliche
Kassenführung; es sollte zusammen mit den Belegen aufbewahrt werden.
Schnellinfo:
Wenn bei Betriebsprüfungen die Richtigkeit der Kassenführung angezweifelt wird,
hilft
die Vorlage der täglichen Zählprotokolle zum Nachweis, dass die Kasse am Ende eines
jeden Geschäftstages abgestimmt wurde.
Kasse: Kapitel 29. JM170908 Zählprotokoll als Excel-Dokument
Produktinformationen:
Das Zählprotokoll erleichtert den täglichen Kassenabschluss. Das fertige
Zählprotokoll
wird ausgedruckt, mit Datum und Unterschrift versehen und bei den Kassenbelegen
abgeheftet. Bei einer Aufbewahrung als elektronische Datei muss auf
Revisionssicherheit
geachtet werden. In diesem Kapitel werden Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation angeboten.
Schnellinfo:
Ein Zählprotokoll lässt sich mit einer elektronischen Vorlage schnell erstellen. Sie
wird hier im Format Excel angeboten. Die Handhabung einschließlich der
revisionssicheren
Aufbewahrung wird in diesem Kapitel beschrieben.
Kasse: Kapitel 30. JM180908 EC-Karten, Kreditkarten, andere unbare
Einnahmen
Produktinformationen:
Dieses Kapitel beschreibt die inzwischen zulässige Erfassung und weitere Behandlung
von
baren und unbaren Einnahmen (z.B. EC-Kartenumsätze) in einem Kassensystem oder
Kassenbuch und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Erst bei der Bezahlung entscheidet der Kunde, ob er mit Bargeld oder EC-Karte oder
in
anderer Form unbar bezahlt. Die Finanzverwaltung hat erläutert, welche Regelungen
steuerlich anerkannt werden. Die gemeinsame Erfassung im Kassenbuch und die weitere
Behandlung der baren und unbaren Einnahmen und die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel beschrieben.
Kasse: Kapitel 31. JM190908 Gutscheinverkauf
Produktinformationen:
In diesem Kapitel werden die steuerliche Behandlung beim Verkauf und der Einlösung
von
Gutscheinen in der Gastronomie und im Einzelhandel sowie die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei der Behandlung der Umsatzsteuer wird
unterschieden zwischen sogenannten Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen. Die
Beschreibung umfasst auch die Ausgabe von kostenlosen Einkaufsgutscheinen des
Unternehmens zu eigenen Werbezwecken.
Schnellinfo:
Verkäufe von Gutscheinen sind in der Gastronomie und im Einzelhandel wesentliche
Umsatzbestandteile. Durch die richtige Behandlung und Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation wird Ärger bei der Betriebsprüfung vermieden. Bei Einlösung
von
Einkaufsgutscheinen des eigenen Unternehmens entsteht eine Erlösminderung. In diesem
Kapitel wird die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation dargestellt.
Kasse: Kapitel 32. JM200908 Flaschen-Pfand
Produktinformationen:
Wie behandelt man Flaschenpfand und andere Pfandgelder in der Kassenabrechnung? Die
verschiedenen steuerlich zulässigen Möglichkeiten werden für die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation beschrieben.
Schnellinfo:
Einnahmen und Ausgaben für Flaschenpfand sind Umsatzbestandteile. Es kommt auf die
steuerlich richtige Behandlung und Darstellung in der Verfahrensdokumentation an,
damit
auch ein Betriebsprüfer nichts auszusetzen hat.
Kasse: Kapitel 33. JM210908 Handkasse
Produktinformationen:
Man muss keine Kasse führen, wenn man niemals betriebliche Bareinnahmen hat, sondern
nur
von Fall zu Fall kleinere Ausgaben. In diesem Kapitel wird eine Lösung vorgeschlagen
und
für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Schnellinfo:
Es gibt keine Betriebseinnahmen in bar. Alles wird über die Bank erledigt – und
trotzdem
wird eine Kasse geführt für die kleinen Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee,
Milch und dergleichen (Kaffeekasse). Wie man diese unnötige Arbeit vermeiden und das
in
der Verfahrensdokumentation beschreiben kann, erläutert dieses Kapitel.
Kasse: Kapitel 34. JM220908 Unternehmerkasse
Produktinformationen:
Es gibt keine Betriebseinnahmen in bar. Alles wird über die Bank erledigt. Kleinere
Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee, Milch und dergleichen legt der
Unternehmer
aus und bekommt sie vom Bankkonto erstattet. Wie man das in der
Verfahrensdokumentation
beschreiben kann, erläutert dieses Kapitel.
Schnellinfo:
Kein Kunde zahlt in bar. Daher gibt es keine Betriebseinnahmen, die in einem
Kassenbuch
aufgezeichnet werden müssen. Kleinere Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee,
Milch
und dergleichen legt der Unternehmer aus und bekommt sie vom Bankkonto des
Unternehmens
erstattet. Alternativ wird die Möglichkeit der Buchung der kleinen Ausgaben als
Privateinlage beschrieben.
Kasse: Kapitel 35. JM230908 Vertrauenskasse
Produktinformationen:
Die Blumen oder das Gemüse werden am Acker zur Selbstbedienung angeboten. Die
Einnahmen
hieraus sind für den Anbieter steuerpflichtig. Die steuerliche Handhabung und die
Darstellung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel beschrieben.
Schnellinfo:
Selbstbedienung am Acker. Blumen oder Gemüse werden geschnitten. Das auf einer Tafel
vermerkte Entgelt wird in eine Kiste (die Vertrauenskasse) eingelegt. Der
Unternehmer
entnimmt in unregelmäßigen Abständen das hinterlegte Geld aus der Kiste. Die
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel erläutert.
Kasse: Kapitel 36. JM240908 Automatenkasse
Produktinformationen:
Zigaretten oder andere Artikel aus dem Automaten entnehmen und bezahlen. Die
richtige
steuerliche Behandlung dieser „Kasse“ und die entsprechende Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel erläutert.
Schnellinfo:
Automatenaufsteller entnehmen in unregelmäßigen Abständen das Bargeld aus ihren
Automaten, das sie versteuern müssen. In diesem Kapitel wird erläutert, wie die
Abläufe
in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Kasse: Kapitel 37. JM250908 Bürokasse
Produktinformationen:
Die „kleine Kasse“ wird geführt, wenn wenig Barumsatz vorliegt. Dieses Kapitel
findet
man Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation, die zugleich eine
Anleitung
für eine ordnungsgemäße Kassenführung sind.
Schnellinfo:
Die kleine Kasse wird meist nebenbei geführt, da Kassenbewegungen selten vorkommen.
Dennoch sollte man das Kassenbuch laufend führen und am Ende eines jeden
Geschäftstags,
an dem Kassenbewegungen vorgekommen sind, einen Kassenabschluss erstellen.
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation und zugleich Anleitungen für
eine betriebsprüfungssichere Gestaltung ergeben sich aus diesem Kapitel.
Kasse: Kapitel 38. JM 260908 Registrierkasse
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Nutzung und Bedienung von
Registrierkassen
in Systembeschreibungen, Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und
Bedienerhandbüchern der Kassenlieferanten dargestellt wird und dass diese als
sogenannte
mitgeltende Unterlagen in die Verfahrensdokumentation einzubeziehen sind. Außerdem
sind
Angaben über die elektronische zertifizierte Sicherheitseinrichtung und die
Anmeldung
des Kassensystems beim Finanzamt zu machen.
Schnellinfo:
Die Beschreibung eines Kassensystems in der Verfahrensdokumentation erfolgt unter
Verwendung der Systembeschreibungen des Herstellers. Der Anwender ergänzt diese
durch
Angaben über seine individuelle Nutzung. Dieses Kapitel beinhaltet hierzu
Formulierungsvorschläge sowie zum zertifizierten elektronischen Sicherheitssystem
und
zur Anmeldung des genutzten Kassensystems beim Finanzamt.
Kasse: Kapitel 39. JM270908 Gastronomiekasse
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Nutzung und Bedienung von
Gastronomiekassen
in Systembeschreibungen, Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und
Bedienerhandbüchern der Kassenlieferanten dargestellt wird und dass diese als
sogenannte
mitgeltende Unterlagen in die Verfahrensdokumentation einzubeziehen sind. Außerdem
sind
Angaben über die elektronische zertifizierte Sicherheitseinrichtung und die
Anmeldung
des Kassensystems beim Finanzamt zu machen.
Schnellinfo:
Das genutzte Kassensystem muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Die
jeweilige Darstellung basiert auf den Programmbeschreibungen und Bedienerhandbüchern
der
Hersteller und den individuellen Ablaufbeschreibungen des jeweiligen Anwenders.
Betriebsprüfungen nutzen diese Angaben in der Verfahrensdokumentation und richten
ihre
Prüfung danach aus. Aus den Beschreibungen in der Verfahrensdokumentation ergeben
sich
für den Unternehmer immer große betriebswirtschafte Vorteile: Eine gute Organisation
ermöglicht eine sichere Personalführung, eine raschere Betreuung der Gäste, eine
höhere
Rotation und im Endeffekt deutliche Ertragssteigerungen.
Kasse: Kapitel 40. JM280908 Offene Ladenkasse
Produktinformationen:
Beschrieben wird die Darstellung einer „offenen Ladenkasse“ in der
Verfahrensdokumentation. Eine offene Ladenkasse ist nur dann zulässig, wenn keine
elektronische Kasse genutzt wird und der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von
nicht
bekannten Personen gegen Barzahlung erfolgt. Die Einnahmen werden mit einem
sogenannten
Kassenbericht ermittelt.
Schnellinfo:
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen
Barzahlung
besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Ausnahmeregelung ist auch auf
Dienstleistungen übertragbar. Bei Betriebsprüfungen ergeben sich bei dieser
Kassenführung sehr oft deshalb Steuernachzahlungen, weil die bestehenden
Formvorschriften nicht beachtet werden. Auch geringe Unachtsamkeiten können zu
Zweifeln
führen. In diesem Kapitel befinden sich Formulierungsvorschläge für die Beschreibung
in
der Verfahrensdokumentation.
Kasse: Kapitel 41. JM290908 Sammelkasse
Produktinformationen:
Eine Sammelkasse wird dann eingerichtet, wenn ein Unternehmen Bargeld an mehreren
Stellen verwaltet, zum Beispiel in einem Ladengeschäft und in einem Büro. Oder es
bestehen mehrere Filialen mit Kassen, aus denen die Geldbeträge an eine Sammelkasse
im
Büro übertragen werden. Formulierungsvorschläge für die Beschreibung einer
Sammelkasse
ergeben sich aus diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Die Sammelkasse befindet sich im Büro. Dorthin werden Gelder von der oder den
Ladenkassen oder anderen betrieblichen Kassen, zum Beispiel von Filialen,
übernommen.
Aus den Geldbeständen der Sammelkasse werden beispielsweise Rechnungen bezahlt,
Privatentnahmen und Bankeinzahlungen vorgenommen. In diesem Kapitel werden
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation angeboten.
Bank
Belegablage: Kapitel 42. KM100908 Bankbelege verwalten
Produktinformationen:
Nachfolgend wird die Verwaltung der Bankbelege während der gesetzlichen
Aufbewahrungsdauer beschrieben. Die Bankauszüge müssen während der gesetzlichen
Aufbewahrungsdauer vollständig vorhanden sein und bei einer Prüfung durch das
Finanzamt
vorgelegt werden können. Das gilt für Bankauszüge in Papierform und elektronische
Dateien, wenn die Bankdaten elektronisch übermittelt wurden.
Schnellinfo:
Banken verfügen bei Buchungen auf den Konten ihrer Kunden über deren Vermögen.
Gemessen
an der Vielzahl der Bewegungen kommen dabei sehr selten Fehler vor. Deren
Berichtigung
ist meist nur innerhalb kurzer Fristen möglich, so dass eine zeitnahe Überprüfung
aller
Bankbuchungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit notwendig ist.
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Papierbankauszüge für die Buchführung
vorzubereiten und zu buchen sind. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge
zur
Darstellung in der Verfahrensdokumentation
Schnellinfo:
Bankauszüge in Papier müssen sorgfältig aufbewahrt und für die Weiterleitung an die
Buchführung oder Steuerberater(in) vorbereitet werden. Die einzelnen Schritte müssen
in
der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dieses Kapitel beinhaltet
Formulierungsvorschläge hierzu.
In diesem Kapitel wird dargestellt, was bei der Verwendung eines
Electronic-Banking-Programms zu beachten und in der Verfahrensdokumentation zu
beschreiben ist.
Schnellinfo:
Electronic-Banking-Programme werden von den Banken angeboten. Sie haben
Schnittstellen
zu den meisten Finanzbuchführungsprogrammen. Die Einrichtung von Zugangsrechten für
Steuerberater(in) erleichtert die Bearbeitung. Insbesondere durch die damit mögliche
tagfertige Erstellung wird die Buchführung zu einem hervorragenden Werkzeug zur
Unternehmensführung und Rationalisierung. Allein hierdurch können die Kosten für die
Erstellung der Verfahrensdokumentation mehrfach ausgeglichen werden.
Dieses Kapitel befasst sich mit der Darstellung von Geldübertragungen zwischen
betrieblichen Geldkonten. In diesem Kapitel und den dazu gehörenden Erläuterungen
wird
beschrieben, wie Fehler vermieden werden können. Außerdem werden
Musterformulierungen
und Eigenbelege für Bankabhebungen und Bankeinzahlungen angeboten. Das gilt auch für
die
Überweisungen von einem betrieblichen Bankkonto auf ein anderes betriebliches
Bankkonto.
Schnellinfo:
Geldübertragungen zwischen betrieblichen Geldkonten kommen insbesondere vor bei
Bankabhebungen und Bankeinzahlungen, bei Überweisungen zwischen zwei betrieblichen
Banken und bei Geldübertragungen zwischen betrieblichen Kassen. Es muss darauf auf
die
Übereinstimmung der Beträge geachtet werden. Wie Fehler aufgeklärt und noch besser
vermieden werden und wie die Vorgänge in der Verfahrensdokumentation beschrieben
werden
können, wird erläutert.
In diesem Kapitel werden die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen der Umsatzsteuer
bei
der Erstellung von Ausgangsrechnungen und deren Darstellung in der
Verfahrensdokumentation beschrieben. Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn
(siehe
§ 19 UStG) müssen diese Vorschriften nicht beachten.
Schnellinfo:
Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen in handschriftlicher oder in Papierform
sowie
mit Hilfe eines Fakturierprogramms sind die umsatzsteuerlichen Vorschriften zu
beachten.
Diese werden in diesem Kapitel beschrieben. Außerdem werden Vorschläge für die
Erstellung der Verfahrensdokumentation gemacht.
Die Erstellung von Ausgangsrechnungen in Papierform kann handschriftlich oder unter
Verwendung eines Text- oder Tabellenkalkulationsprogramms erfolgen. Die Abläufe der
Rechnungserstellung müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. In
diesem
Kapitel findet man Formulierungsvorschläge – auch für Kleinunternehmer ohne
Umsatzsteuerausweis.
Schnellinfo:
Bei der Erstellung von Rechnungen ist das Wichtigste, dass nichts übersehen wird.
Wenn
die Rechnung das Haus verlassen hat, kann man Vergessenes meist nicht mehr in
Rechnung
stellen. Das Finanzamt achtet bei Betriebsprüfungen auch hierauf. Außerdem prüft es
nach, ob insbesondere die umsatzsteuerlichen Formerfordernisse beachtet wurden. Für
Rechnungen, die mit einem Text- oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden,
sind
ganz bestimmte Regelungen zu beachten. Die Einzelheiten und wie diese in der
Verfahrensdokumentation zu beschreiben sind, ergeben sich aus diesem Kapitel.
Die Rechnungserstellung mit einem Fakturierprogramm macht es erforderlich, dass in
der
Verfahrensdokumentation genaue Angaben über das Programm gemacht werden, die sich
aus
der Programmbeschreibung, der Bedienungsanleitung und der Programmierbeschreibung
ergeben. Außerdem sind die Einzelheiten der Programmbedienung und der Schnittstelle
zur
Übergabe der Daten an das Finanzbuchführungsprogramm zu beschreiben.
Formulierungsvorschläge findet man in diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Durch die Verwendung einer Fakturierprogramms ändern sich die Abläufe der
Rechnungserstellung gegenüber der Papierbearbeitung deutlich. Bei der Einführung
müssen
die Abläufe in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Im Fall der
Umstellung
von Papier auf Elektronik muss eine neue Version der Verfahrensdokumentation
erstellt
werden, wobei beide aufbewahrt werden müssen. Formulierungsvorschläge findet man in
diesem Kapitel.
Belegablage: Kapitel 49. MM130908 Ausgangsrechnungen Papier kontieren und
buchen
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird die Verbuchung von Ausgangsrechnungen und deren Darstellung
in
der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei der Beschreibung der
Bearbeitungsprozesse
ist zu unterscheiden, ob diese durch das Unternehmen oder durch Steuerberater(in)
erledigt werden.
Schnellinfo:
Von jeder Papierrechnung muss eine Kopie oder Durchschrift erstellt werden. Diese
sind
jeweils Belege für die Buchführung. Ohne diese Belege kann der Rechnungsbetrag nicht
gebucht werden. Wenn die Buchführung durch Steuerberater(in) erledigt wird, werden
diese
Rechnungsbelege mindestens einmal monatlich dorthin gegeben. Wenn die Buchführung im
Haus des Unternehmens bearbeitet wird, kann die Verbuchung in kürzeren Abständen
erfolgen. Die Abläufe sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Dieses
Kapitel
beinhaltet Formulierungsvorschläge.
Belegablage: Kapitel 50. MM140908 Elektronische Ausgangsrechnungen
kontieren
und buchen
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird die teilelektronische Übernahme und ergänzende Bearbeitung
der
Rechnungswerte, zum Beispiel aus einem Fakturierprogramm in das Buchführungsprogramm
und
deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation, beschrieben. Auch beschrieben wird
die
Funktion der Schnittstelle zur Übernahme der Daten und dass diese Beschreibungen der
IT-Programme mitgeltende Unterlagen für die Verfahrensdokumentation sind.
Schnellinfo:
Von elektronisch – zum Beispiel mit einem Fakturierprogramm – erstellten Rechnungen
werden grundsätzlich keine Kopien in Form von Papierausdrucken erzeugt. Das Medium
für
die weitere Bearbeitung und auch für alle Kontrollen durch den Betriebsprüfer ist
die
elektronische Datei, deren Daten und Werte über eine sogenannte Schnittstelle in
Finanzbuchführung übernommen werden. In diesem Kapitel werden die Abläufe und
Vorschläge
für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Belegablage: Kapitel 51. MM150908 Ausgangsrechnungen Zeit- und
Leistungserfassung
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird die in vielen Dienstleistungsbetrieben notwendige
Zeiterfassung
als Basis für die Rechnungserstellung beschrieben sowie deren Darstellung in der
Verfahrensdokumentation. Die Erfassung kann in Papierform, zum Beispiel als
sogenannte
Regieberichte oder elektronisch durch manuelle Eingaben in ein Programm,
automatische
Übernahme zum Beispiel aus einem Hotline-Betreuungsprogramm oder mittels einer APP
auf
dem Smartphone erfolgen. Die richtige Übernahme und Abrechnung der Werte sind häufig
Gegenstand der Betriebsprüfung.
Schnellinfo:
In vielen mittelständischen Betrieben und Kanzleien sind die erfassten Zeiten der
Mitarbeiter die Basis für die Abrechnungen gegenüber den Kunden. Von der manuellen
Papiererfassung bis hin zur Nutzung einer APP auf dem Smartphone reichen die
Erfassungsmodalitäten. Neben diesen werden die Bedeutung der Daten für die
Betriebsprüfung und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation in diesem Kapitel
besprochen.
Dieses Kapitel befasst sich insbesondere mit Miet-, Pacht und Leasingverträgen als
Erträge (Umsatzerlöse) und deren Behandlung in der Finanzbuchführung und der
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation. Insbesondere die bei der Umsatzsteuer
geltenden Regelungen werden beschrieben. In diesen Fällen muss der Vertrag als Beleg
vorgelegt werden können.
Schnellinfo:
Bei Dauerrechtsverhältnissen werden die Einzelheiten einschließlich eventueller
Umsatzsteuerregelungen einmal in einem Vertrag festgelegt. Danach erfolgen die
vereinbarten Zahlungen meist in Form von Daueraufträgen oder Lastschriften, ohne
dass
bei jeder Zahlung eine Rechnung gestellt wird. Die Einzelheiten und deren
Darstellung
werden in diesem Kapitel beschrieben.
In diesem Kapitel wird beschrieben, was beim unbaren Verkauf von Gutscheinen
insbesondere bei der Umsatzsteuer, aber auch der Organisation und der
Nachkalkulation zu
beachten und wie dies in der Verfahrensdokumentation darzustellen ist. Da zwischen
dem
Verkauf und der Einlösung von Gutscheinen längere Zeiträume liegen können, sind
Auswirkungen auf die Vergleichszahlen zum Beispiel des Rohgewinns möglich. Das
sollte
bei der Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung bedacht werden.
Schnellinfo:
Der Verkauf von Gutscheinen auf Rechnung kann willkommene Umsatzsteigerungen zur
Folge
haben. Die Finanzverwaltung will daran beteiligt sein und hat insbesondere zur
richtigen
Behandlung bei der Umsatzsteuer die Begriffe Einzweckgutscheine und
Mehrzweckgutscheine
geschaffen. Wie man hiermit beim Verkauf und bei der Einlösung der Gutscheine umgeht
und
wie man das in der Verfahrensdokumentation darstellt, wird in diesem Kapitel
beschrieben
In diesem Kapitel wird die besondere Art der Abrechnung im Gutschriftverfahren und
deren
Darstellung in der Verfahrensdokumentation beim Leistungserbringer besprochen.
Dieses
Abrechnungsverfahren wird insbesondere bei den Abrechnungen der Provisionen von
Handelsvertretern verwendet.
Schnellinfo:
Die Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern werden beispielsweise im
Gutschriftverfahren erstellt. Das bedeutet, dass der Handelsvertreter von dem von
ihm
vertretenen Unternehmen zu den vereinbarten Zeitpunkten – meist zum Monatsende –
eine
Gutschrift für die von ihm verdienten Provisionen bekommt. Die Gutschrift hat für
den
Handelsvertreter die Funktion einer Ausgangsrechnung und für das vertretene
Unternehmen
einer Eingangsrechnung. Das Wort „Gutschrift“ gilt als exakte Bezeichnung für diesen
Vorgänge und sollte nicht anderweitig verwendet werden, zum Beispiel wenn eine
Rechnung
berichtigt oder storniert wird. In diesen Fällen eignen sich beispielsweise die
Bezeichnungen „Storno-Rechnung“ oder „Rechnungsberichtigung“.
Dieses Kapitel befasst sich mit der Überprüfung der richtigen gesetzlich
vorgeschriebenen Behandlung der in Eingangsrechnungen ausgewiesenen Vorsteuern und
deren
Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Der Vorsteuerabzug ist gefährdet, wenn
die
gesetzlichen Formvorschriften nicht beachtet wurden. Hierauf wird bei
Betriebsprüfungen
besonders geachtet.
Schnellinfo:
Ein Unternehmer kann Umsatzsteuern, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung
gestellt werden, als Vorsteuer geltend machen und von seiner Umsatzsteuerschuld
abziehen. Bei Betriebsprüfungen wird der Vorsteuerabzug gestrichen, wenn die
gesetzlich
bestehenden Voraussetzungen nicht beachtet wurden. In diesem Kapitel werden die
Einzelheiten erläutert und ein Formulierungsvorschlag für die
Verfahrensdokumentation
angeboten.
In diesem Kapitel wird der Schutz vor Verlust von mit der Post zugestellten
Eingangsrechnungen und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Die
besondere Bedeutung ergibt sich daraus, bei Betriebsprüfungen den Verdacht zu
entkräften, Eingangsrechnungen würden unterdrückt, um die daraus resultierenden
Umsätze
wegzulassen.
Schnellinfo:
Eingangsrechnung ist eine Bezeichnung für Rechnungen, die ein Unternehmer von
anderen
Unternehmern für sein Unternehmen erhält. Bei Betriebsprüfungen wird untersucht, ob
alle
Rechnungen ordnungsgemäß gebucht wurden (hierzu liegen meist Kontrollmitteilungen
vor),
ob der betriebliche Anlass gegeben ist und ob die Voraussetzungen für den
Vorsteuerabzug
vorliegen. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten und ein Formulierungsvorschlag
für
die Verfahrensdokumentation erläutert.
In diesem Kapitel wird besprochen, dass mit E-Mail zugestellte Eingangsrechnungen
als
elektronische Dokumente gelten, die auch in dieser Form aufbewahrt werden müssen. In
der
Verfahrensdokumentation ist zu beschreiben, wie die Eingangsrechnungen archiviert
und
die Rechnungswerte in die Finanzbuchführung übernommen werden.
Schnellinfo:
Die Zustellung von Rechnungen per E-Mail kann zur Rationalisierung beitragen.
Medienbrüche und Erfassungsfehler werden vermieden. Der Empfänger kann dieser Art
der
Rechnungszustellung widersprechen. Die Finanzverwaltung betrachtet eine per E-Mail
zugestellte Rechnung als elektronisches Dokument, das auch in dieser Form aufbewahrt
und
vorgelegt werden muss. Wenn nur ein vom Empfänger erstellter Ausdruck vorgelegt
wird,
kann das zum Verlust der steuerlichen Anerkennung führen. Dieses Kapitel enthält
Erläuterungen dazu und einen Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation.
Belegablage: Kapitel 58. NM130908 Eingangsrechnungen über Internet Portal
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird besprochen, wie Eingangsrechnungen, die aufgrund von
Downloads
empfangen wurden, steuerlich zu behandeln sind. Es ist ein Formulierungsvorschlag
zur
Ablaufbeschreibung in der Verfahrensdokumentation beigefügt
Schnellinfo:
Rechnungen werden in einem Portal zur Verfügung gestellt. Hierüber wird der
Empfänger
per E-Mail informiert. Die weitere medienbruchfreie Bearbeitung und die für die
Dauer
der gesetzlichen Aufbewahrungszeit sichere Archivierung der Datei erfolgt nach den
Regelungen des Empfängers. Die Abläufe müssen sich aus der Verfahrensdokumentation
ergeben.
Dieses Kapitel erläutert die Behandlung der im Format ZUGFeRD erhaltenen
Eingangsrechnungen mit einem Formulierungsvorschlag zur Darstellung in der
Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD bestehen aus den beiden Komponenten
PDF-Datei
zur bildhaften Darstellung der Rechnung und der eingebetteten maschinenlesbaren
Datei im
XML-Format. Solange nur das Bild am Bildschirm betrachtet oder ausgedruckt und die
XML-Datei nur zur Weiterverarbeitung genutzt werden, wird der Inhalt der Datei nicht
verändert und ist somit beweiskräftig. Veränderungen führen zur Zerstörung der
Sicherheitskomponenten. Man wird bei Bearbeitungsversuchen gewarnt. Dieses Kapitel
umfasst neben Beschreibungen auch einen Formulierungsvorschlag für die
Verfahrensdokumentation.
Die Vorlage von XRechnungen ist bei öffentlichen Aufträgen zwingend. Nach § 1 ERechV
(siehe unten) sind bei Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen
ausgestellt werden, bestimmte Voraussetzungen zu beachten, die nachfolgend
beschrieben
werden. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungsausteller
grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung
(letzte Fassung vom 19.12.2019) zu verwenden. Es kann auch ein anderer
Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen
Norm
für die elektronische Rechnungsausstellung entspricht (§ 4 Aba. 1 ERechV).
Schnellinfo:
Es werden erhebliche Kosteneinsparungen bei der Rechnungserstellung durch den
Wegfall
von Material und Portokosten und eine deutliche Reduzierung der Personalkosten
erwartet.
Beim Rechnungsempfänger sollen sich aufgrund der Rationalisierung der
Rechnungsbearbeitung, insbesondere durch den Wegfall der Papierbearbeitung,
ebenfalls
deutliche Kostensenkungen ergeben. Eine elektronische Rechnung besteht im
Wesentlichen
aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen
lesbar
und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten.
Belegablage: Kapitel 61. NM160908 Rechnungseingangsbuch in Papierform
Produktinformationen:
Dieses Kapitel beschreibt die Erfassung und Sicherung von Eingangsrechnungen durch
Führen eines Rechnungseingangsbuchs in Papierform oder durch andere Maßnahmen sowie
die
Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Es muss sichergestellt werden, dass Eingangsrechnungen nicht verloren gehen.
Betriebsprüfer verfügen meistens über Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei anderen
Unternehmen. Bei nicht vorhandenen und nicht erfassten Eingangsrechnungen wird
regelmäßig absichtliches Handeln angenommen. Dieses Kapitel erläutert die Verwendung
eines handschriftlichen Rechnungseingangsbuchs und weitere Möglichkeiten zur
Sicherung
von Eingangsrechnungen. Sie beinhaltet Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation.
Dieses Kapitel beschreibt die Erfassung von Eingangsrechnungen mit einem
elektronischen
Rechnungseingangsbuch und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Elektronische
Rechnungseingangsbücher bieten regelmäßig die Möglichkeit der Weiterverarbeitung zur
automatisierten Zahlung und Übernahme in IT-Programme wie Warenwirtschaft und
Finanzbuchführung.
Schnellinfo:
Durch die Nutzung eines Programms „elektronisches Rechnungseingangsbuch“ können sich
erhebliche Vereinfachungen ergeben. Die Daten der Eingangsrechnungen können durch
Programmunterstützungen sehr rasch erfasst werden und stehen auch nach Jahren für
nützliche Vergleiche (zum Beispiel Preisvergleiche) zur Verfügung. Die
Rechnungsprüfung
und Bezahlung werden meist durch integrierte oder zusätzlich Module unterstützt,
durch
eine automatische Übergabe an Folgeprogramme wie Warenwirtschaft und
Finanzbuchführung
werden Medienbrüche und Doppeleingaben vermieden. Und bei der Betriebsprüfung kann
die
lückenlose Sicherung der Eingangsrechnungen nachgewiesen werden. Dieses Kapitel
beinhaltet Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.
In diesem Kapitel wird die Verbuchung von Eingangsrechnungen in Papierform und die
Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei einer Betriebsprüfung
müssen
die retrograde und progressive Nachprüfbarkeit durch Angabe der Kontierung auf dem
Beleg
oder in anderer Weise sichergestellt werden. In vielen Fällen erfolgt die Verbuchung
durch Steuerberater(in), auch diese Abläufe sind in Verfahrensdokumentation zu
beschreiben. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg und läuft über die
Buchführung
bis zum Jahresabschluss und zur Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft
umgekehrt.
Schnellinfo:
Trotz der digitalen Umstellung wird es noch längere Zeit Belege in Papierform geben.
Jeder Beleg muss gebucht werden. Die Bearbeitungen im eigenen Unternehmen oder die
vollständige Auslagerung zu Steuerberater(in) oder ein Buchführungsbüro sowie
zahlreiche
Mischformen kommen vor und müssen in der Verfahrensdokumentation richtig und
vollständig
beschrieben werden. Dieses Kapitel enthält hierzu Formulierungsvorschläge.
In diesem Kapitel werden die Verbuchung von elektronischen Eingangsrechnungen und
die
Darstellung in der Verfahrensdokumentation dargestellt. Moderne Technik ermöglicht
es,
von der Buchung auf den elektronischen Beleg zu verlinken. Damit wird die
Buchführung
zum Nachschlagewerk: Dem Klick auf die Buchungszeile folgt die Anzeige des Belegs
auf
dem Bildschirm - auch wenn der Vorgang schon Jahre zurückliegt. Das gilt auch, wenn
die
Verbuchung durch Steuerberater(in) erfolgte. Das erleichtert die Alltagsarbeit für
alle
Menschen im Unternehmen. Betriebsprüfer nutzen dieses Werkzeug für die retrograde
und
progressive Überprüfung. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg und läuft über
die
Buchführung bis zum Jahresabschluss und zur Steuererklärung. Die retrograde Prüfung
verläuft umgekehrt.
Schnellinfo:
Der Anfall von elektronischen Rechnungen nimmt zu, diese kommen per E-Mail oder
werden
von einem Rechnungsportal heruntergeladen. Elektronische Rechnungen entstehen aber
auch
durch das bildliche Erfassen (Einscannen oder Fotografieren) von Papierrechnungen.
Durch
elektronische Rechnungen und deren Verbuchung lassen sich erhebliche
Rationalisierungen
erreichen. Die von der Finanzverwaltung an die Sicherung, Aufbewahrung und Vorlage
von
elektronischen Rechnungen gestellten Anforderungen werden in diesem Kapitel
beschrieben
und durch Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation ergänzt.
Dieses Kapitel beschreibt, dass Reisekostenabrechnungen wie Eingangsrechnungen
gebucht
werden. In diesem Kapitel werden die Abläufe für Reisekostenabrechnungen in
Papierform
und mit einem als elektronischen Programm erläutert sowie Formulierungsvorschläge
für
die Verfahrensdokumentation abgegeben.
Schnellinfo:
Die Kosten für Dienst- oder Geschäftsreisen können bei richtiger Handhabung als
Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Bei Betriebsprüfungen ergeben
sich
dann Diskussionen und auch Steuernachzahlungen, wenn die strengen Formvorschriften
nicht
beachtet werden. Das kann man durch genaue Regelungen in der Verfahrensdokumentation
und
deren Einhaltung vermeiden. Dieses Kapitel enthält Erläuterungen und
Formulierungsvorschläge.
Dieses Kapitel befasst sich insbesondere mit Miet-, Pacht und Leasingverträgen aus
der
Sicht des Mieters beziehungsweise Berechtigten und der Behandlung als Kosten in der
Finanzbuchführung sowie der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.
Insbesondere
die bei der Umsatzsteuer geltende Regelungen müssen beachtet werden.
Schnellinfo:
Mietverträge über Geschäftsräume, Büros oder Praxen, Leasingverträge für
Kraftfahrzeuge,
Einrichtungsgegenstände, Wartungsverträge sowie Nutzungsverträge verschiedenster Art
gehören zum beruflichen Alltag in jedem Unternehmen. Bei diesen sogenannten
Dauerrechtsverhältnissen werden die Einzelheiten einschließlich eventueller
Umsatzsteuerregelungen einmal in einem Vertrag festgelegt. Die vereinbarten
Zahlungen
erfolgen meist in Form von Daueraufträgen oder Lastschriften, ohne dass bei jeder
Zahlung eine Rechnung ausgestellt wird. Die Einzelheiten und deren Darstellung in
der
Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel beschrieben.
In diesem Kapitel wird die besondere Art der Abrechnung im Gutschriftverfahren und
deren
Darstellung in der Verfahrensdokumentation beim Leistungsempfänger besprochen.
Dieses
Abrechnungsverfahren wird insbesondere bei den Abrechnungen für Handelsvertreter
verwendet.
Schnellinfo:
Beispielsweise Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern werden meist im
Gutschriftverfahren erstellt. Das bedeutet, dass der Handelsvertreter von dem von
ihm
vertretenen Unternehmen zu den vereinbarten Zeitpunkten – meist zum Monatsende –
eine
Gutschrift für die von ihm verdienten Provisionen erhält. Diese Abrechnung hat die
Funktionen „Eingangsrechnung“ beim Leistungsempfänger und „Ausgangsrechnung“ beim
Handelsvertreter. Das Wort „Gutschrift“ gilt als exakte Bezeichnung für diese
Vorgänge.
Es sollte daher nicht verwendet werden, wenn eine Rechnung berichtigt oder storniert
wird. In diesen Fällen eignen sich beispielsweise die Bezeichnungen
„Storno-Rechnung“
oder „Rechnungsberichtigung“.
Dieses Kapitel beschreibt die Möglichkeiten der Aufgabeteilung zwischen Unternehmen
und
Steuerberater(in) und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Empfohlen
wird
der Abschluss eines Steuerberatungsvertrags und vor allem schriftliche
Auftragsvereinbarungen, in denen die Aufgabenteilung genau beschrieben ist. Das
dient
der Rechtssicherheit des Unternehmers und der Vermeidung von Fehlern aufgrund
ungenauer
Regelungen.
Schnellinfo:
Das Steuerrecht wird täglich komplizierter und unübersichtlicher. Andererseits
fallen
manche Vorgänge aufgrund der Automatisierung aus der manuellen Bearbeitung heraus.
Eine
optimale steuerliche Beratung ergibt sich aus der Zusammenarbeit zwischen dem
Unternehmer und seiner/ seinem Steuerberater(in). Dieses Kapitel enthält
Formulierungsvorschläge zur Regelung der Aufgabenteilung und der Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation.
Belegablage: Kapitel 69. QM110908 Belegbearbeitung durch das Unternehmen
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Belegbeschaffung und Belegbearbeitung
durch
das Unternehmen allein oder in Zusammenarbeit mit Steuerberater(in) erfolgen können.
Die
Abläufe, Zuständigkeiten und insbesondere die Weiterleitung der Daten an das
Finanzamt
sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Die monatliche oder vierteljährliche Bearbeitung der Buchführung läuft seit langem
nach
bestimmten Regeln ab oder diese müssen noch festgelegt werden. Sie müssen in der
Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Diese wird einem Betriebsprüfer bei
Erscheinen vorgelegt. Im Zuge der Erstellung oder Überarbeitung der
Verfahrensdokumentation stellen Unternehmer und Steuerberater(in) immer
Vereinfachungs-
und Verbesserungsmöglichkeiten fest, aus denen sich erhebliche Einsparungen an Zeit
und
Geld ergeben können. Bei Änderungen werden neue Versionen der
Verfahrensdokumentation
erstellt, die bisherigen Versionen müssen mindestens bis zum Ende der
Aufbewahrungsfrist
vorgelegt werden können.
Belegablage: Kapitel 70. QM120908 Belegbearbeitung durch Steuerberater
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Vorarbeiten beim Unternehmen erfolgen zur
Vorbereitung und der Bereitstellung der Buchführungs-Belege in dem sogenannten
Pendelordner. Außerdem werden die Belegbearbeitungen, die durch Steuerberater(in)
erledigt werden, dargestellt. Diese Regelungen sind entsprechend in der
Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Schnellinfo:
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der Beleg- und Datenaustausch zwischen
Unternehmen und Steuerberater(in) erfolgt, zum Beispiel durch Belegaustausch in
einem
Pendelordner, durch Überlassung von Dateien oder durch Datenzugriff durch
Steuerberater(in). Soweit Daten bei Steuerberater(in) gespeichert werden, wird das
Zugriffsrecht des Unternehmens beschrieben. Die Regelungen sind entsprechend in der
Verfahrensdokumentation zu erläutern.
Belegablage: Kapitel 71. QM130908 Datenaustausch mit Steuerberater(in)
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der Austausch von Daten und Dokumenten
zwischen
Unternehmen und Steuerberater(in) erfolgt, zum Beispiel durch Belegaustausch in
einem
Pendelordner, durch Überlassung von Dateien oder durch Datenzugriff durch
Steuerberater(in). Soweit Daten bei Steuerberater(in) oder in einem Rechenzentrum
(Speicherung in der Cloud) gespeichert werden, werden die Zugriffsrechte des
Unternehmens und umgekehrt beschrieben. Die Regelungen sind entsprechend ist der
Verfahrensdokumentation zu erläutern.
Schnellinfo:
Der altbekannte Pendelordner dient nach wie vor zur Sammlung und Vorbereitung der
Belege
und Dokumente für Steuerberater(in). Hinzu kommt immer häufiger, dass anstelle von
Dokumenten Daten in elektronischer Form anfallen und an Steuerberater(in)
weitergegeben
werden müssen. In diesem Kapitel werden die möglichen Einzelheiten beschrieben und
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation gemacht.
Dieses Kapitel wird vorgeschlagen, wie Rückfragen des Unternehmers an den
Steuerberater
und Rückfragen des Steuerberaters an den Unternehmer zu Buchführungsfragen sicher
behandelt werden können. Die Regelungen müssen in der Verfahrensdokumentation
beschrieben werden.
Schnellinfo:
Zwischen Unternehmer(in) und Steuerberater(in) und deren Mitarbeitern besteht meist
ein
sehr hohes Vertrauensverhältnis, daher werden Rückfragen oft auf dem „kleinen
Dienstweg“
erledigt: Sie werden mündlich oder telefonisch gestellt und beantwortet. Fehler, die
sich aufgrund von Falschinterpretationen ergeben, können beachtliche Auswirkungen
haben.
Daher wird in diesem Kapitel die Schriftform zur Dokumentation von Auskünften und
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation empfohlen.
In diesem Kapitel wird die Regelung von unentgeltlichen Wertabgaben an den
Unternehmer
beschrieben (auch als „Eigenverbrauch“ bezeichnet). Sie muss in der
Verfahrensdokumentation entsprechend erläutert werden. Diese Thematik ist bei vielen
Betriebsprüfungen Gegenstand umfangreicher Diskussionen und auch von
Steuernachholungen.
Wie man das durch eine steueroptimierte Gestaltung günstig und rechtssicherer
regelt,
wird in diesem Kapitel und den Formulierungsvorschlägen für die
Verfahrensdokumentation
beschrieben.
Schnellinfo:
Unternehmer nutzen betriebliche Einrichtung wie Telefon, entnehmen Strom aus der
betrieblichen Photovoltaikanlage, bewirten Geschäftsfreunde bei einer
Geburtstagsfeier
oder machen Geschenke. Wenn diese an den Privatbereich grenzenden Aktivitäten
vollständig und richtig geregelt sind, lassen sich Steuern sparen und Ärger bei
einer
Betriebsprüfung vermeiden. In diesem Kapitel werden Einzelheiten erläutert und
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation gemacht.
In diesem Kapitel werden die Möglichkeiten der steuerlichen Regelungen bei einer
Privatnutzung eines Firmenwagens beschrieben, die in der Verfahrensdokumentation
entsprechend erläutert werden müssen. Der Unternehmer kann zwischen der sogenannten
1%-Pauschale und der Führung eines Fahrtenbuchs wählen. Keine oder eine falsche
Regelung
führt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung zu Beanstandungen.
Schnellinfo:
Eine teilweise Privatnutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs muss versteuert
werden.
Der sogenannte Privatanteil kann pauschaliert werden. Diese sogenannte 1% Regelung
wird
in diesem Kapitel mit Formulierungsvorschlägen für die Verfahrensdokumentation
beschrieben.
Belegablage: Kapitel 75. SM120908 Privatnutzung Firmenwagen mit Fahrtenbuch
Produktinformationen:
In diesem Kapitel werden das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs und die
Möglichkeit der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs beschrieben. Beim Führen
eines
Fahrtenbuchs bestehen sehr strenge Formerfordernisse. Oft führen kleinste Fehler zum
Verwerfen des Fahrtenbuchs. Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation
ergeben sich aus diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Bei der Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs für außerbetriebliche Zwecke –
hierunter fallen zum Beispiel auch die Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte
–
kann der außerbetriebliche Nutzungsanteil auch durch Führung eines Fahrtenbuchs
ermittelt werden. Hiervon wird man dann Gebrauch machen, wenn die sogenannte
1%Regelung
zu unrealistischen Ergebnissen führt. Allerdings werden an die Führung eines
Fahrtenbuchs sehr strenge Formerfordernisse gestellt. Dies wird in diesem Kapitel
beschrieben.
In diesem Kapitel werden die Regelungen für eine steuerliche Anerkennung eines
häuslichen Arbeitszimmers und der Geldendmachung der damit verbundenen Kosten
beschrieben. Die Formulierungsvorschläge diesem Kapitel können in die
Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Schnellinfo:
Wenn man ein häusliches Arbeitszimmer zur Ausübung des Berufs benötigt, möchte man
die
anteiligen Raumkosten und die Kosten für die Einrichtung des Arbeitszimmers
steuerlich
geltend machen. Hierzu hat die Finanzverwaltung strenge Regeln aufgestellt, nach
denen
man je nach Sachlage einen Höchstbetrag 1.250 Euro oder die tatsächlichen Kosten
geltend
machen kann. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten und Formulierungsvorschläge
für
die Verfahrensdokumentation dargestellt.
In diesem Kapitel werden die Regelungen für die Vermietung von im Eigentum des
Unternehmers oder von nahen Angehörigen stehenden Geschäftsräumen und die Höhe einer
steuerlich anzuerkennenden Miete erläutert einschließlich Formulierungsvorschlägen
für
die Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Mietverträge haben starke Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Hier ist
besonders
die Lage des Objekts und die Höhe der Miete zu nennen. Bei Überlegungen, das
Unternehmen
in eigenen Räumen zu betreiben, stellen sich Fragen der steuerlichen Optimierung,
zum
Beispiel durch Einbeziehung naher Angehöriger. Bei einer Betriebsprüfung werden
Verträge
mit nahen Angehörigen genau überprüft. Nützlich ist hierbei eine umfassende
Darstellung
in der Verfahrensdokumentation. Formulierungsvorschläge hierzu findet man in diesem
Kapitel.
In diesem Kapitel werden die Bestimmungen zu unentgeltlichen Wertabgaben
(Eigenverbrauch) an Arbeitnehmer sowie Beispiele der richtigen Handhabung von
Auslagenerstattungen beschrieben. Sie müssen in der Verfahrensdokumentation
entsprechend
erläutert werden. Durch die Regelung dieser Themen lassen sich umfangreiche
Diskussionen
bei Betriebsprüfungen und Steuernachzahlungen vermeiden.
Schnellinfo:
Auslagen eines Mitarbeiters für das Unternehmen werden erstattet. Die zur Vermeidung
von
steuerlichen Nachteilen notwendigen Regelungen werden in diesem Kapitel beschrieben.
Mitarbeitern können aber auch bestimmte Zusatzleistungen steuerfrei gewährt werden.
Zu
unterscheiden ist, ob die Steuerfreiheit davon abhängig ist, dass die
Zusatzleistungen
„zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt wird oder ob eine
Gehaltsumwandlung steuerlich zulässig ist. Diese Unterscheidung wird von der
Finanzverwaltung genau geprüft. In diesem Kapitel findet man Anregungen zur
Steueroptimierung und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.
In diesem Kapitel werden die steuerlichen Regelungen bei einer Privatnutzung eines
Firmenwagens durch einen Mitarbeiter beschrieben, die in der Verfahrensdokumentation
entsprechend erläutert werden müssen. Der Arbeitnehmer kann wählen, ob der
lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil mit der sogenannten 1%-Regelung und anhand
eines
Fahrtenbuchs ermittelt werden soll. Keine oder eine falsche Regelung führt
spätestens
bei der nächsten Betriebsprüfung zu Beanstandungen.
Schnellinfo:
Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs, eines Elektrofahrzeugs oder eines
(Elektro-)Fahrrads an Arbeitnehmer ist ein oft sehr beliebter Zusatz zum normalen
Gehalt. Der hierbei entstehende sogenannte geldwerte Vorteil ist steuerpflichtig,
allerdings können sich Steuervorteile ergeben, beispielsweise auch durch eine
Gehaltsumwandlung.
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu werden die Grundsätze des sehr
wichtigen
Steuer-IKS (auch steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystem oder
Tax-Compliance-System) beschrieben. Das Steuer-IKS ist Bestandteil der
Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Die Finanzverwaltung sieht es als Indiz für das Bemühen um ein korrektes Verhalten
an,
wenn ein internes Kotrollsystem – eine andere von der Finanzverwaltung verwendete
Bezeichnung für ein Steuer-IKS – eingerichtet ist. Und wenn einem ein Fehler
unterläuft,
erleichtert das Vorhandensein die Abwicklung der Berichtigung. Auch
Betriebsprüfungen
laufen schneller und angenehmer ab, wenn die Verfahrensdokumentation ein Steuer-IKS
beinhaltet.
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird die Kultur – also wie das
jeweilige
Unternehmen sein Steuer-IKS gestaltet hat – beschrieben.
Schnellinfo:
Die Ausgestaltung des Steuer-IKS und auch der Verfahrensdokumentation steht dem
Unternehmer unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften frei. Vorschläge für die
Gestaltung dieses auch als Kultur bezeichneten Rechts werden in diesem Kapitel
beschrieben.
In diese, Kapitel und den Erläuterungen dazu werden die Ziele des sehr wichtigen
Steuer-IKS (auch steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystem oder
Tax-Compliance-System) beschrieben. Die Beschreibungen sind in die
Verfahrensdokumentation zu übernehmen.
Schnellinfo:
Die Ziele eines wirkungsvollen Steuer-IKS sind vorrangig eine optimierte Steuerung
des
Unternehmens und zusätzlich eine korrekte Gestaltung zur Vermeidung von steuerlichen
Problemen im Alltags-Geschäft und bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung.
Durch
eine Verschlankung und Verbesserung der Prozesse kann man Tag für Tag Zeit und Geld
sparen. Hierdurch können die Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
mehr als ausgeglichen werden. Formulierungsvorschläge hierfür und für die
Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird die Organisation des Steuer-IKS
(auch
innerbetriebliches Kontrollsystem oder Tax-Compliance-System) beschrieben. Die
Beschreibungen sind in die Verfahrensdokumentation zu übernehmen.
Schnellinfo:
Die schriftliche Schilderung der Organisation des Steuer-IKS hat den großen Vorteil,
dass die bestehenden Prozesse wirklichkeitsnah offenbar werden. Ablauferschwernisse
oder
Widersprüche können festgestellt und bereinigt werden. Das kann zu erheblichen
Einsparungen an Zeit und Geld führen Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge
für
die Verfahrensdokumentation.
In diesem Kapitel werden die Maßnahmen zur Risikoverminderung beschrieben. Die
Erläuterungen dazu enthalten Vorschläge für eine Risiko-Analyse im Rahmen des
Steuer-IKS. Diese Vorschläge sind zur Übernahme in die Verfahrensdokumentation
geeignet.
Schnellinfo:
Gegen das latente Risiko, etwas zu übersehen, kann man durch aktives Feststellen und
Bewerten von Risiken vorbeugen. In den Erläuterungen zu diesem Kapitel wird eine
Risikoanalyse angeboten. Die Formulierungsvorschläge aus diesem Kapitel können in
die
Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Belegablage: Kapitel 85. UM150908 Steuer-IKS Programm
Produktinformationen:
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird das Programm des Steuer-IKS aus
der
Sicht der bestehenden und der geplanten Organisation und der Richtlinien und
fachlichen
Anweisungen beschrieben. Die Formulierungsvorschläge dieses Kapitel können in die
Verfahrensdokumentation übernommen werden
Schnellinfo:
In einer Bestandsaufnahme der Ist-Situation der bestehenden Organisation sind und
eventuelle Risiken zu analysieren sowie der Veränderungsbedarf festzustellen. Das
ermöglicht, die notwendigen Maßnahmen zu ermitteln. Daraus ergeben sich die
fachlichen
Anweisungen und Richtlinien für die im Unternehmen arbeitenden Menschen.
Die Kommunikation unter den im Unternehmen tätigen Personen und der
Unternehmensleitung
ist eine wichtige Voraussetzung für ein nutzbringendes Steuer-IKS. Nutzbringend im
Sinn
einer Steigerung der Ertragskraft des Unternehmens, der positiven Beeinflussung des
Betriebsklimas und eines stets steuersicheren Verhaltens bei den Arbeitsabläufen.
Schnellinfo:
Ein gutes Betriebsklima steigert die Zufriedenheit der in einem Unternehmen tätigen
Menschen. Eine sorgfältige Bearbeitung des Steuer-IKS kann ein sehr guter Einstieg
in
diesen interessanten Bereich der Unternehmensführung sein. Formulierungsvorschläge
in
diesem Kapitel geben erste Anregungen, die auch in die Verfahrensdokumentation
übernommen werden können.
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Das DATA Security Team
wird sich in Kürze bei Ihnen melden
Sammeln Sie Unternehmensdaten in der Verfahrensdokumentation an einer Stelle, damit
sie
bei einer Betriebsprüfung sofort verfügbar sind. Noch wichtiger ist: Sie schaffen
damit
ein nützliches Arbeitsmittel zur Führung und Rationalisierung des Unternehmens. Aus
der
Konzentration auf einen Aufbewahrungsort ergeben sich eine hohe Sicherheit sowie
deutliche Zeitersparnisse. Sie suchen nicht nach diesen Daten, weil Sie wissen, dass
Sie
sie hier finden. Alles, was Sie unter Verwendung unserer Kapitel erledigen, zielt
zwar
darauf ab, eine möglichst beanstandungsfreie Verfahrensdokumentation für die nächste
Betriebsprüfung zu haben. Der Prüfer wird danach fragen. Und wenn kein Prüfer kommt
–
was sich jeder wünscht – war die Arbeit nicht umsonst. Die Bearbeitung der
Verfahrensdokumentation führt dazu, dass Sie alle Prozesse Ihres Unternehmens
durchleuchtet haben und aufgrund der damit verbundenen Optimierungen laufend
ertragreicher arbeiten. Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation zahlt sich also
aus,
auch wenn kein Betriebsprüfer kommt.
Schnellinfo:
Finden statt suchen! Sammeln Sie in der Verfahrensdokumentation alle wichtigen Daten
des
Unternehmens an einer Stelle. Durch das schnelle Finden sparen Sie Zeit und Kosten.
Und
bei einer Betriebsprüfung stehen die benötigten Daten sofort zur Verfügung.
Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fallen weniger Adressdaten an. Dieses
Kapitel eignet sich daher für Unternehmen ohne Filialen oder Zweigniederlassungen.
Spätere Ergänzungen und Erweiterungen sind unter Verwendung des Kapitels
„Unternehmensdaten“ jederzeit möglich.
Schnellinfo:
Teilweise sehr hohe Steuernachzahlungen ergeben sich bei Betriebsprüfungen kleinerer
und
mittlerer Unternehmen (KMU), weil sie keine Nachweise zu ihrer Buchführung vorlegen
können. Diese Oberflächlichkeit kann sehr teuer werden. Das kann durch eine
Verfahrensdokumentation vermieden werden, in der die Geschäftsabläufe vollständig
und
richtig beschrieben sind. Hierbei ist die Zusammenstellung der Unternehmensdaten ein
sehr wichtiger erster Schritt.
Dieses Kapitel beschreibt, wie „Mitgeltende Unterlagen“ (Erläuterungen über die
Zusammenarbeit z.B. mit Steuerberater(in), EDV-Betreuern, IT-Beratern) in die
Verfahrensdokumentation einbezogen werden. Die Digitalisierung erstreckt sich
zunehmend
darauf, fertige Abläufe von externen Dienstleistern zu integrieren. Im Hinblick auf
das
beachtliche Steuerrisiko bei Fehlern in der automatischen Datenübertragung zwischen
den
IT-Programmen muss die Organisation und Kontrolle der Schnittstellen besonderes
beachtet
werden. Daher sind die Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und
Bedienerhandbücher der IT-Anbieter als „Mitgeltende Unterlagen“ notwendige
Bestandteile
der Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbücher von
externen
EDV-Dienstleistern sind mitgeltende Unterlagen. Der Anbieter eines IT-Programms muss
die
Abläufe seiner IT-Anwendungen beschreiben und darlegen, wie deren Ergebnisse genutzt
werden können. Diese mitgeltenden Unterlagen sind wichtige Bestandteile der
Verfahrensdokumentation. Betriebsprüfer haben hieran deshalb ein großes Interesse,
weil
hier viele Fehler möglich sind, die hohe steuerliche Auswirkungen haben können.
Unternehmer vermeiden durch richtige Organisation und Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation Fehler und damit Steuernachzahlungen. Eine Nichtbeachtung
kann
also erhebliche Folgen haben. Schließlich ist ein umfassender Überblick über alle
von
ihm verwendeten IT-Lösungen für jeden Unternehmer für die Datensicherheit und auch
für
die Kostenoptimierung von großer Bedeutung.
Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen externe Dienstleistungen, zum
Beispiel
von Steuerberatern oder durch die Anwendung von IT-Programmen. Das Zusammenwirken
der
unternehmenseigenen und der externen Arbeitsschritte wird in der
Verfahrensdokumentation
erläutert, wobei die Beschreibung der externen Dienstleister als „mitgeltende
Unterlagen“ bezeichnet werden.
Schnellinfo:
Die Funktionen von externen Programmen wie zum Beispiel Fakturierung, Buchführung,
Online-Banking und die Schnittstellen zwischen den Programmen müssen in der
Verfahrensdokumentation des Unternehmens beschrieben werden. Diese Beschreibungen
müssen
von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden, sie werden als
„mitgeltende Unterlagen“ der Verfahrensdokumentation beigefügt. In diesem Kapitel
werden
die Einzelheiten beschrieben. Betriebsprüfer haben hieran deshalb ein großes
Interesse,
weil hier viele Fehler möglich sind, die hohe steuerliche Auswirkungen haben können.
Unternehmer vermeiden durch richtige Organisation und Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation Fehler und damit Steuernachzahlungen.
Ehegatten, Lebenspartner oder andere Familienmitglieder erledigen kaufmännischen
Arbeiten für das Unternehmen. Das wird steuerlich anerkannt, wenn eindeutige
Vereinbarungen vorliegen und von diesen auch nicht abgewichen wird. Es muss darauf
geachtet werden, dass die Texte zwischen dem Anstellungsvertrag und der
Verfahrensdokumentation keine Widersprüche enthalten, auch wenn sie zu
unterschiedlichen
Zeitprunkten erstellt wurden. Dieses Kapitel gibt Anregungen, wie die Aufgaben und
deren
Zuständigkeiten beschrieben werden können.
Schnellinfo:
Die Mitarbeit von Familienangehörigen ist oft unersetzlich. Angemessene
Vergütungsregelungen können zu deutlichen Steuereinsparungen führen. Bei vielen
Betriebsprüfungen stellt die Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung aus
steuerlicher Sicht einen Schwerpunkt dar. Durch eine prüfungssichere Beschreibung
der
Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation und eine korrekte
Durchführung der Anstellungsverträge mit nahen Angehörigen vermeidet man Stress bei
der
Betriebsprüfung und vor allem Steuernachzahlungen.
Belegablage: Kapitel 4. CM130908 Zuständigkeiten Unternehmensleitung und
Mitarbeiter
Produktinformationen:
Dieses Kapitel hilft, ungenaue Tätigkeitsabgrenzungen zu vermeiden: Die
Unternehmensleitung erledigt Managementaufgaben. Die laufenden Geschäftsprozesse
werden
von den Mitarbeitern abgewickelt. Durch eine sichere Aufgabenteilung wird die
rechtzeitige, vollständige und richtige Erledigung der Prozesse
Schnellinfo:
Die Beschreibung der Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation gibt Sicherheit
bei
der Vermeidung von Fehlern. Dadurch wird das Rechnungswesen
betriebsprüfungssicherer.
Und es werden aufwendige Fehlerbehebungen vermieden. Jeder Mitarbeiter muss seine
Aufgaben kennen und erledigen. Dieses Kapitel hilft bei der Organisation. Ein sehr
nützlicher Nebeneffekt stellt sich ein: Durch die korrekte Aufgabenzuordnung werden
die
Prozesse beschleunigt. Das kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
Belegablage: Kapitel 5. CM140908 Zuständigkeit nach Rollen
Produktinformationen:
Bei diesem Kapitel handelt es sich um einen Gestaltungsvorschlag für die
Beschreibung
der Zuständigkeiten der Mitarbeiter nach Rollen in der Verfahrensdokumentation.
Unternehmen, die eine solche Regelung eingeführt haben oder einführen möchten,
finden
außerdem in den Erläuterungen zu diesem Kapitel grundlegende Hinweise. Unabhängig
von
der Vorsorge für eine Betriebsprüfung führt die Beschreibung dieser Abläufe sehr oft
zur
Feststellung von Verbesserungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten mit der Folge
erheblicher Kosteneinsparungen.
Schnellinfo:
Die richtige Gestaltung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten führen zur
Vermeidung von Fehlern. Das gilt insbesondere bei plötzlicher Verhinderung zum
Beispiel
durch Krankheit. Dem Unternehmen werden dadurch Stress und Kosten erspart. Finanzamt
verlangt, dass festgestellte Fehler berichtigt werden. Diese Korrekturen werden
meistens
dann als straffreie Fehler-Berichtigungen anerkannt, wenn eine
Verfahrensdokumentation
oder ein Steuer-IKS (Internes Kontrollsystem) eingerichtet wurde. Diese Kapitel
unterstützt bei der richtigen Gestaltung der Zuständigkeitsregelungen.
Belegablage: Kapitel 6. CM150908 Zuständigkeiten nach Mitarbeitern und
Tätigkeiten
Produktinformationen:
Diese Kapitel umfasst Beispiele für eine Vielzahl von Tätigkeiten, deren
Zuständigkeiten
in der Verfahrensdokumentation geregelt werden. Besonders bei Handwerksbetrieben
überschneiden sich die Tätigkeitsbereiche der kaufmännischen und der handwerklichen
Mitarbeiter, insbesondere bei den Leistungsnachweisen (auch Regieberichte genannt)
und
der zeitnahen Abrechnungen. Dieses Kapitel entspricht vielen in der Praxis häufig
vorkommenden Abläufen. Unabhängig von der Vorsorge für eine Betriebsprüfung führt
die
Beschreibung dieser Abläufe sehr oft zur Feststellung von Verbesserungs- und
Vereinfachungsmöglichkeiten mit der Folge erheblicher Kosteneinsparungen.
Schnellinfo:
Insbesondere in Handwerksbetrieben, aber auch in anderen Unternehmen, sind die
aufeinander abgestimmten Abläufe aus dem Büro und der Werkstatt oder der Produktion
eine
wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen und ertragreichen Ablauf. Der
Betriebsprüfer möchte prüfen, ob alles vollständig abgerechnet und versteuert wurde.
Wenn Teilbereiche nicht oder nicht voll abgerechnet wurden, bedarf dies der
besonderen
Dokumentation, die im Falle von Rückfragen bei einer Betriebsprüfung sehr hilfreich,
wenn nicht sogar unverzichtbar sind. Denn wenn ein Betriebsprüfer nach Jahren fragt,
erinnert man sich oft nicht mehr an alle Einzelheiten. Die Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation wird mit Hilfe dieses Kapitel erleichtert.
Belegablage: Kapitel 7. CM160908 Datenschutz
Produktinformationen:
Die Beschreibung des Datenschutzes des Unternehmens kann mit Hilfe dieses Kapitel
erfolgen. Wenn für das Unternehmen eine Beschreibung der Datenschutzregeln bereits
vorhanden ist, sollte hierauf als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Eine
doppelte Beschreibung im Bereich Datenschutz und in der Verfahrensdokumentation
sollte -
und das gilt für alle Redundanzen - wegen möglicher Widersprüche und wegen des
doppelten
Pflegeaufwands vermieden werden. Zur Vermeidung von existenzgefährdenden Nachteilen
muss
Datenschutz verantwortungsbewusst „gelebt“ werden.
Schnellinfo:
Datenschutz muss beschrieben werden, damit nichts übersehen wird. Kleinste Fehler
können
zu erheblichen Nachteilen führen, insbesondere wenn bei Betriebsprüfungen verloren
gegangene Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Datenschutz und Datensicherheit
gehören zusammen. Die tatsächliche Qualität des Datenschutzes zeigt sich bei
Katastrophen wie zum Beispiel Brand, Hochwasser und ähnlichen, hoffentlich nie
eintretenden Ereignissen.
Belegablage: Kapitel 8. CM170908 Datensicherheit
Produktinformationen:
Die Beschreibung der Datensicherheit des Unternehmens kann mit Hilfe dieses Kapitel
erfolgen. Wenn für das Unternehmen bereits Regelungen zur Datensicherheit vorhanden
ist,
sollte hierauf als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Eine doppelte
Beschreibung
im Bereich Datensicherheit und in der Verfahrensdokumentation sollte - und das gilt
für
alle Redundanzen - wegen möglicher Widersprüche und wegen des doppelten
Pflegeaufwands
vermieden werden. Zur Vermeidung von existenzgefährdenden Nachteilen muss
Datensicherheit verantwortungsbewusst „gelebt“ werden.
Schnellinfo:
Datensicherheit bedeutet, dass die Daten verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
Erleichterungen gibt es weder in der Theorie noch in der Praxis: Ein Schaden, der
wegen
unzureichender Datensicherheit eintritt, macht kurzfristige Vorteile bedeutungslos.
Datensicherheit und Datenschutz gehören zusammen.
Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren? Dieses Kapitel gibt Auskunft und
schafft Rechtsicherheit. Die Aufbewahrungspflichten bestehen für Papierdokumente und
elektronische Dateien in gleicher Weise. Im Fall einer Betriebsprüfung wird der
Ablauf
erleichtert, wenn der Prüfer die Dokumente findet, die ihm vorgelegt werden müssen.
Bei
der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation erkennt man viele
Verbesserungsmöglichkeiten
für die künftige Organisation der Belegaufbewahrung. Das dient in erster Linie der
Erleichterung der täglichen Arbeit.
Schnellinfo:
Was muss aufbewahrt werden und wie lange? Wann darf man Dokumente vernichten oder
Dateien löschen? Der Betriebsprüfer kann die Vorlage von Dokumenten, deren
Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist, verlangen. Eine langfristige Organisation
des
Archivs dient aber vor allem dem Unternehmen, ältere Dokumente rasch zu finden, wenn
sie
nach Jahren gebraucht werden. Die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation dient
als
wertvolle Hilfe.
Dieses Kapitel betrifft die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels-
und
Geschäftsbriefen in Papierform. Diese sind zugegangen insbesondere als Briefpost,
Fernschreiben oder Telegramme (letzteres immer seltener). Nachrichten per
Computer-Fax
gelten nicht als Papierdokumente. In der Verfahrensdokumentation werden die
Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan
ergeben
sich die organisatorischen Unterteilungen.
Schnellinfo:
Finden statt Suchen. Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelege in
Papierform
werden nach den Regeln eines Aktenplans abgeheftet und müssen während der
Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar sein. Das ist bei jeder Betriebsprüfung
unverzichtbar. Unabhängig davon ist es für das Tagesgeschäft des Unternehmers von
hohem
Nutzen, auch ältere Dokumente rasch zu finden, wenn man sie braucht. Eine bestehende
und
bewährte Ablageorganisation kann in die Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels- und Geschäftsbriefen in
elektronischer Form wird in diesem Kapitel beschrieben. Diese Dokumente sind
insbesondere mittels E-Mail oder Download elektronisch zugegangen oder sie wurden
durch
ersetzendes Scannen erstellt. In der Verfahrensdokumentation werden die
Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan
ergeben
sich die organisatorischen Unterteilungen.
Schnellinfo:
In diesem Kapitel wird die Archivierung von elektronischen Dateien und deren
Sichtbarmachung innerhalb der Aufbewahrungsfristen beschrieben. Betriebsprüfer
können
den Zugriff auf die Dateien in Form eines Lesezugriffs oder in Form von bestimmten
Auswertungen verlangen. Unabhängig von den Anforderungen der Finanzverwaltung stellt
das
schnelle Finden auch älterer Dateien einen deutlichen Nutzen für das Alltagsgeschäft
dar.
Belegablage: Kapitel 12. CM210908 Kontenrahmen
Produktinformationen:
Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wer darf Konten anlegen, verändern, löschen?
Diese
unverzichtbaren Grundangaben für die Finanzbuchführung eines jeden Unternehmens
werden
in diesem Kapitel dargestellt. Die Beschreibung des verwendeten Kontenrahmens ist
nach
den GoB (Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung) notwendig. Welches
Finanzbuchführungsprogramm wird verwendet und wie ist es organisiert, insbesondere
in
den Bereichen Vorsteuer und Umsatzsteuer? Antworten auf die Fragen findet der
Unternehmer in der Verfahrensdokumentation zur Steuerung seines Unternehmens. Und
der
Betriebsprüfer nutzt diese Angaben, um sich von der Ordnungsmäßigkeit der
Buchführung zu
überzeugen.
Schnellinfo:
Im Kontenrahmen wird bestimmt, auf welchen Sachkonten die Erträge und Aufwendungen
eines
Unternehmens gebucht werden. Verbuchung auf den richtigen Konten ist Grundlage für
die
richtige Gewinnermittlung. Schnelle und richtige Auskünfte über die Höhe der
Forderungen
und Verbindlichkeiten erhält man durch Abfragen von den Personenkonten (Debitoren
und
Kreditoren). Die Organisation des Kontenrahmens und der Finanzbuchführung und deren
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel besprochen.
Belegablage: Kapitel 13. CM220908 Notfallplan Unternehmen
Produktinformationen:
Vorsorge mit dem Ziel, die Tätigkeit des Unternehmens auch nach einem großen
Schadensereignis rasch wieder aufzunehmen, sind für jedes Unternehmen unverzichtbar.
Sie
lässt auch kleinere Störungen leichter überstehen. Solide Vorsorge gegen die Folgen
des
größten anzunehmenden Unfalls (GAU) hilft bei der Schadensbegrenzung und
gegebenenfalls
sogar bei der Schadensvermeidung. Die in diesem Kapitel beschriebenen Beispiele von
sinnvollen Vorsorgemaßnahmen müssen an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst
werden.
Außerdem sind vollständige Inventarverzeichnisse eine gute Voraussetzung für rasche
und
optimale Schadensregulierung in Versicherungsfällen.
Schnellinfo:
Ein Notfallplan dient der Beschreibung möglicher Beeinträchtigungen und deren
Folgen.
Das können Datenpannen, Virenbefall, Bearbeitungsfehler aber auch Fremdeinwirkungen
wie
Feuer, Wasserschäden, Sturmschäden, Diebstahl, Einbruch und dergleichen sein. Aber
auch
für Fälle plötzlicher Verhinderung von Menschen, zum Beispiel durch Krankheit oder
Unfall, muss Vorsorge getroffen werden. In einem Notfallplan werden die möglichen
Risiken beschrieben und Überlegungen zu deren Vermeidung oder der Verminderung der
Folgen dargestellt. Ein Notfallplan schützt das Unternehmen. Er soll auch
Bestandteil
einer Verfahrensdokumentation und eines Steuer-IKS sein.
Wenn dem Unternehmer etwas zustößt, kann das Unternehmen und dadurch die Versorgung
der
Familie gefährdet sein. Daher wird mit diesem Kapitel ein Notfallplan für den
Unternehmer vorgestellt und empfohlen. Anhand zahlreicher Beispiele aus einer
langjährigen Berufspraxis erkennt man, dass oft ganz einfache und nicht sehr
kostenintensive Maßnahmen einen relativ hohen Schutz bringen. Es ist durchaus
spannend,
die Überlegungen von der Geburt eines Kindes bis zum Testament zu verfolgen. Dass
das
Unternehmen durch diese Überlegungen betriebsprüfungssicherer wird, ist nicht das
Hauptziel dieses Kapitels, aber ein durchaus angenehmer Nebeneffekt.
Schnellinfo:
Dieses Kapitel wird nicht für die Verfahrensdokumentation des Finanzamts benötigt.
Sie
entspricht der Zielsetzung, dem Unternehmer in erster Linie nützliche Werkzeuge für
seine Unternehmensführung und die Sicherheit seines Unternehmens anzubieten, die
zugleich als Verfahrensdokumentation für das Finanzamt dienen. Wer nur für das
Finanzamt
eine Verfahrensdokumentation erstellen möchte, braucht dieses Kapitel nicht. Das
Wohlergeben von Menschen kann in Gefahr geraten, wenn ein Unternehmer einen Notfall
erleidet oder plötzlich verhindert ist. Vorrangig ist daher der Schutz der von dem
Unternehmer versorgten Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
Anwenderdokumentation, technischen Systemdokumentation, Betriebsdokumentation und
individuellen Systemeinstellungen müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben
werden (GoBD Rz. 153). IT-erfahrene Betriebsprüfer interessieren sich im Rahmen
ihrer Prüfung sehr für diese Dokumente. Unternehmer können aus den Beschreibungen in
der Verfahrensdokumentation und der damit verbundenen Abwägung der vorhandenen
Möglichkeiten und der richtigen Zusammenstellung hohen Nutzen ziehen. Sie sind
maßgebliche Bausteine des elektronischen Gesamtkonzepts des Unternehmens. Sämtliche
Informationen müssen von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden
(zum Beispiel DATEV Systemblätter)
Schnellinfo:
Die IT-Infrastruktur muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dieses
Kapitel beantwortet Fragen zu der verwendeten Hardware einschließlich der
Betriebssysteme, zu den Zugangs- und Zutrittsrechten sowie der Datensicherheit und
des Datenschutzes.
Belegablage: Kapitel 16. EM110908 IT-Infrastruktur Software- und
Systemüberblick
Produktinformationen:
Dieses Kapitel umfasst Vorschläge zur Beschreibung der verwendeten
Software-Programme im Unternehmen und zu den Schnittstellen, über die Daten zwischen
den Systemen ausgetauscht werden. Ein Betriebsprüfer untersucht, ob bei der
Übertragung Daten verloren gehen können oder gegangen sind. Für den Unternehmer
bietet dieses Kapitel hohe Vorteile aufgrund der zutreffenden Beschreibung der
Prozesse und deren Optimierung.
Schnellinfo:
Die Sicherheit der Daten muss gewährleistet sein, auch wenn diese über
Schnittstellen automatisiert zwischen den Programmen ausgetauscht werden. In der
Verfahrensdokumentation muss beschrieben werden, wie die einzelnen
Software-Programme ablaufen. Dazu ist eine Darstellung aller eingesetzten Haupt-,
Vor- und Nebensystem notwendig. Dieses Kapitel dient der zutreffenden Beschreibung
dieser Prozesse und ihrer Optimierung. Sie sind maßgebliche Bausteine des
elektronischen Gesamtkonzepts des Unternehmens. Die Darstellung erfolgt anhand der
von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellten Informationen.
Belegablage: Kapitel 17. EM120908 IT-Infrastruktur Haupt-, Vor und
Nebensysteme
Produktinformationen:
Zusammenstellung der verwendeten Haupt-, Vor- und Nebensysteme und Übersicht über
die Erzeugung und Bearbeitung der Daten sowie deren Weiterleitung über
Schnittstellen. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie in den genutzten
IT-Programmen Daten erzeugt und bearbeitet werden und die Ergebnisse an andere
IT-Programme über sogenannte Schnittstellen weitergegeben und dort bearbeitet
werden, bis sie endlich im Jahresabschluss und der Steuererklärung des Unternehmens
zum Finanzamt gehen. Diese Prozesse müssen in der Verfahrensdokumentation
beschrieben werden. Die einzelnen Informationen müssen von den externen
Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden.
Schnellinfo:
Beispiele für Haupt-, Vor- und Nebensysteme: Finanzbuchführungssystem,
Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem,
Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen,
Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem,
Dokumenten-Management-System. In der Verfahrensdokumentation muss beschrieben
werden, welche Haupt-, Vor- und Nebensysteme eingesetzt werden und wie die Abläufe
dieser Programme eingerichtet sind. Erläuterungen hierzu findet man in diesem
Kapitel.
Belegablage: Kapitel 18. EM130908 IT Infrastruktur Haupt-, Vor und
Nebensystem von externen Systemanbietern
Produktinformationen:
EDV-Betreuer, Programmanbieter, Systemanbieter, Rechenzentren, auch Steuerberater
und weitere externe Dienstleister steuern ihre Informationen zur
Verfahrensdokumentation durch ihre Bedienungsanleitungen, Programmbeschreibungen und
Programmierbeschreibungen bei. Hierbei handelt es sich um sogenannte mitgeltende
Unterlagen. In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Angaben von jedem externen
Anbieter benötigt und wie diese Unterlagen in die Verfahrensdokumentation des
Anwenders eingebunden werden.
Schnellinfo:
Jeder externe Systemanbieter muss dem Anwender eine Beschreibung seines Systems und
seiner Dienstleistung, gegliedert in Allgemeine Bereiche, Anwenderdokumentation,
Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation zur Verfügung stellen.
Diese Unterlagen werden Gegenstand der Verfahrensdokumentation (mitgeltende
Unterlagen). Bei einer Betriebsprüfung können sich aus diesen Unterlagen deutliche
Beschleunigungen ergeben.
Belegablage: Kapitel 19. EM140908 IT Infrastruktur
Dokumentenmanagementsystem
Produktinformationen:
In diesem Kapitel werden Vorschläge zur Beschreibung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS) angeboten. Hierbei ist es von Bedeutung, dass die
Dokumente während der Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit unverändert
angezeigt, ausgedruckt oder in anderer Form verfügbar gemacht werden können.
Schnellinfo:
Dokumentenverwaltungen und Archive in Papierform werden zunehmend durch
elektronische Archiv- Systeme abgelöst. Zum einen werden statt Papier elektronische
Daten übermittelt, zum anderen wandelt der Empfänger erhaltenes Papier in
elektronische Daten um. Dies kann durch Scannen oder bildliche Erfassung mit den
verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones oder Multifunktionsgeräte)
erfolgen. Dateien und Dokumente müssen in ihrer Ursprungsform unverändert aufbewahrt
und vorgelegt werden. Papierbelege dürfen unter bestimmten Umständen vernichtet
werden, beispielsweise nach dem "ersetzenden Scannen".
Posteingang
Belegablage: Kapitel 20. GM100908 Posteingangsbuch in Papierform
Produktinformationen:
Ein handschriftlich geführtes Posteingangsbuch in Papierform dient der Kontrolle
über
den Zugang und das Eingangs-Datum von Handels- und Geschäftsbriefen, insbesondere
Eingangsrechnungen und schützt vor deren Verlust. Eine Unterart des
Posteingangsbuchs
ist das Fristenkontrollbuch, das von Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien
geführt
werden muss. Die Dokumente müssen jederzeit vorgelegt werden können. Dieses Kapitel
bietet Hinweise zur Beschreibung der Organisation und Gestaltung des Posteingangs in
der
Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Hat man ein Dokument überhaupt erhalten und wenn ja, wann? Ein Posteingangsbuch ist
noch
kein Beweis, aber in einem Streitfall sehr nützlich. Betriebsprüfer verfügen über
sogenannte Kontrollmitteilungen, die auf den Daten anderer Unternehmen beruhen. Mit
einem korrekt geführten Posteingangsbuch lässt sich die Frage, ob und wann man eine
Rechnung von einem anderen Unternehmen erhalten hat, klären. Dieses Kapitel enthält
Formulierungsvorschläge für das Führen eines Posteingangsbuchs in Papierform.
Ein elektronisch geführtes Posteingangsbuch dient der Kontrolle über den Zugang und
das
Eingangs-Datum von Dokumenten. Es hat in der Regel gegenüber dem Posteingangsbuch in
Papierform den großen Vorteil, dass zahlreiche Auswertungs- und
Weiterverarbeitungsmöglichkeiten gegeben sind. Eine Unterart des Posteingangsbuchs
ist
das Fristenkontrollbuch, das von Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien geführt
werden muss. Die Dokumente und die Aufzeichnung über die Erfassung müssen jederzeit
lesbar gemacht werden können.
Schnellinfo:
Ein elektronisch geführtes Posteingangsbuch dient der Erfassung von eingegangenen
Handels- und Geschäftsbriefen, insbesondere Eingangsrechnungen. Die Daten der
Eingangspost in Papierform werden eingegeben, bei elektronischem Posteingang können
die
Daten in der Regel übernommen werden. Das Posteingangsbuch schützt vor Verlust der
Dokumente und dient dem Nachweis über deren Zugang. Erfasst werden Posteingänge in
Papier und in elektronischer Form. Das elektronische Posteingangsbuch bietet neben
den
schon erwähnten vielen Auswertungsmöglichkeiten deutliche Erleichterungen bei der
Erfassung an. In diesem Kapitel werden viele Arbeitsschritte beschrieben, die bei
der
Erfassung vorkommen.
In diesem Kapitel werden die allgemeinen Grundsätze zur Kassenführung für
Unternehmen
beschrieben, bei denen Bargeld-Einnahmen vorkommen. Bei der Beschäftigung von
Fremdpersonal an den Kassen dient das zur Vermeidung von Unregelmäßigkeiten, bei der
Kassenführung durch den Unternehmer oder nahe Angehörige als Nachweis, dass alle
Einnahmen erfasst wurden. Die Beschreibung muss immer ein Abbild des tatsächlichen
Ablaufs sein. Die Kasse muss täglich geführt werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2
Abgabenordnung). Neben dieser allgemeinen Beschreibung werden zur Erstellung der
Verfahrensdokumentation Kapiteln für die häufig anzutreffenden Organisationsformen
angeboten, aus denen die zutreffende ausgewählt und gegebenenfalls bedarfsgerecht
ergänzt werden kann.
Schnellinfo:
Die meisten Steuernachzahlungen entstehen wegen unordentlicher Kassenführung. Das
ist
auch der Grund, warum das Finanzamt Einnahmen oft höher schätzt, als sie tatsächlich
waren. Es sind immer die Zweifel über die Höhe der tatsächlichen Einnahmen, die zu
den
oft weit überhöhten Sicherheitszuschlägen führen. Die einzige wirksame
Abwehrmaßnahme
ist eine ordnungsgemäße Kassenführung. Hilfestellung geben die Beschreibungen in
diesem
Kapitel.
In diesem Kapitel werden Formulierungshilfen für die Verfahrensdokumentation für ein
handschriftlich geführtes Kassenbuch beschrieben, insbesondere zur Darstellung der
gesetzlich vorgeschriebenen täglichen Führung der Kasse und der Behandlung der
täglichen
Abstimmung der Kasse einschließlich Bereinigung von Kassendifferenzen.
Betriebsprüfungen
interessieren sich für diese Details.
Schnellinfo:
Bei Verwendung eines handschriftlich geführten Durchschreibe-Kassenbuchs bietet
dieses
Kapitel Formulierungshilfen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die
zugleich als Bedienungsanleitung für die Kassenführung verwendet werden können. Mit
einer beweissicheren Kassenführung können Steuernachzahlungen, die oft weit
überzogen
sind, vermieden werden.
Kasse: Kapitel 24. JM120908 Kasse kontieren
Produktinformationen:
Dieses Kapitel umfasst Beschreibungen für die Verfahrensdokumentation zum Bereich
Kontierung der Kassenbewegungen. Als Kontieren bezeichnet man die Bestimmung des
Kontos,
auf dem die jeweilige Einnahme oder Ausgabe in der Finanzbuchführung gebucht werden
muss. Die Bearbeitung der Buchungen erfolgt im Unternehmen durch die Mitarbeiter der
Buchhaltung oder außerhalb Unternehmens durch den/die Steuerberater(in).
Schnellinfo:
Jeder Betrag einer Einnahme oder Ausgabe muss in der Finanzbuchführung auf einem
bestimmten, dafür vorgesehenen Konto gebucht werden. Der Ablauf dieser Tätigkeit
wird in
der Verfahrensdokumentation beschrieben. Dieses Kapitel enthält entsprechende
Formulierungshilfen.
Kasse: Kapitel 25. JM130908 Kassenbuch online mit Belegen zur
Steuerkanzlei
Produktinformationen:
Das IT-Programm des elektronischen Kassenbuchs muss unveränderbar sein. Die Daten
von
Kassenbelegen in Papierform werden eingegeben, elektronische Daten – auch als
QR-Dateien
– können oft übernommen werden. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für
die
Verfahrensdokumentation, die an die im Unternehmen bestehenden tatsächlichen Abläufe
angepasst werden müssen. Die Datei des elektronischen Kassenbuchs und die
Original-Kassenbelege werden an die Steuerkanzlei zur weiteren Bearbeitung
übergeben.
Schnellinfo:
Das elektronische Kassenbuch wird im Unternehmen geführt. Die Kassenbelege werden in
Papierform oder in elektronischer Form im Unternehmen verwaltet und zu den
vereinbarten
Terminen an die Steuerkanzlei weitergegeben. Dort werden die Kontierung und
Verbuchung
der Kassenbewegungen erledigt. Dieses Kapitel umfasst Formulierungshilfen für diese
Sachverhalte.
Kasse: Kapitel 26. JM140908 Kassenbuch online ohne Belege zur
Steuerkanzlei
Produktinformationen:
Das IT-Programm des elektronischen Kassenbuchs muss unveränderbar sein. Die Daten
von
Kassenbelegen in Papierform werden eingegeben, elektronische Daten – auch als
QR-Dateien
– können oft übernommen werden. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für
die
Verfahrensdokumentation, die an die im Unternehmen bestehenden tatsächlichen Abläufe
angepasst werden müssen. In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Kontierung
durch
das Unternehmen erfolgt. Wenn in der Folge die Steuerkanzlei die Finanzbuchführung
erledigt, werden die fertigen Daten des elektronischen Kassenbuchs an die
Steuerkanzlei
zur Übernahme in die Finanzbuchführung übergeben.
Schnellinfo:
Das elektronische Kassenbuch wird im Unternehmen geführt, das auch die einzelnen
Buchungen kontiert. Die fertigen Daten werden in die Finanzbuchführung übernommen.
Wenn
eine Nachkontrolle der Kassenbuchungen durch die Steuerkanzlei stattfindet, muss
dies in
der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Kasse: Kapitel 27. JM150908 Kassenbericht
Produktinformationen:
Das Formular „Kassenbericht“ dient zur Ermittlung der Bareinnahmen bei der „Offenen
Ladenkasse“, der „Vertrauenskasse“ und der „Automatenkasse“. Am Ende eines jeden
Geschäftstags muss eine Kassenbericht erstellt werden. Bei Vertrauenskasse und
Automatenkasse ist der Kassenbericht bei jeder Leerung zu erstellen. Dieses Kapitel
erläutert, wie in der Verfahrensdokumentation die Führung eines Kassenberichts
beschrieben werden sollte.
Schnellinfo:
Wenn die Ermittlung der Tageseinnahmen mit Hilfe eines Kassenberichts erfolgt,
sollten
die Abläufe in der Verfahrensdokumentation genau beschrieben werden. Die Beteiligten
müssen sich an die Vorgaben halten. In diesem Kapitel findet man entsprechende
Formulierungsvorschläge.
Aus der Verfahrensdokumentation sollte sich ergeben, dass durch den täglichen
„Kassensturz“ am Ende eines Geschäftstages der tatsächliche Kassenbestand mit Hilfe
eines Zählprotokolls ermittelt und mit dem rechnerischen Kassenbestand laut
Kassenbuch
abgestimmt wurde. Bei der Kassenführung mit einem Kassenbericht muss der ermittelte
Kassenbestand in den Kassenbericht eingetragen werden. Differenzen müssen täglich
geklärt werden. Das tägliche Zählprotokoll dient als Nachweis für die korrekte
tägliche
Kassenführung; es sollte zusammen mit den Belegen aufbewahrt werden.
Schnellinfo:
Wenn bei Betriebsprüfungen die Richtigkeit der Kassenführung angezweifelt wird,
hilft
die Vorlage der täglichen Zählprotokolle zum Nachweis, dass die Kasse am Ende eines
jeden Geschäftstages abgestimmt wurde.
Kasse: Kapitel 29. JM170908 Zählprotokoll als Excel-Dokument
Produktinformationen:
Das Zählprotokoll erleichtert den täglichen Kassenabschluss. Das fertige
Zählprotokoll
wird ausgedruckt, mit Datum und Unterschrift versehen und bei den Kassenbelegen
abgeheftet. Bei einer Aufbewahrung als elektronische Datei muss auf
Revisionssicherheit
geachtet werden. In diesem Kapitel werden Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation angeboten.
Schnellinfo:
Ein Zählprotokoll lässt sich mit einer elektronischen Vorlage schnell erstellen. Sie
wird hier im Format Excel angeboten. Die Handhabung einschließlich der
revisionssicheren
Aufbewahrung wird in diesem Kapitel beschrieben.
Kasse: Kapitel 30. JM180908 EC-Karten, Kreditkarten, andere unbare
Einnahmen
Produktinformationen:
Dieses Kapitel beschreibt die inzwischen zulässige Erfassung und weitere Behandlung
von
baren und unbaren Einnahmen (z.B. EC-Kartenumsätze) in einem Kassensystem oder
Kassenbuch und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Erst bei der Bezahlung entscheidet der Kunde, ob er mit Bargeld oder EC-Karte oder
in
anderer Form unbar bezahlt. Die Finanzverwaltung hat erläutert, welche Regelungen
steuerlich anerkannt werden. Die gemeinsame Erfassung im Kassenbuch und die weitere
Behandlung der baren und unbaren Einnahmen und die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel beschrieben.
Kasse: Kapitel 31. JM190908 Gutscheinverkauf
Produktinformationen:
In diesem Kapitel werden die steuerliche Behandlung beim Verkauf und der Einlösung
von Gutscheinen in der Gastronomie und im Einzelhandel sowie die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei der Behandlung der Umsatzsteuer wird
unterschieden zwischen sogenannten Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen. Die
Beschreibung umfasst auch die Ausgabe von kostenlosen Einkaufsgutscheinen des
Unternehmens zu eigenen Werbezwecken.
Schnellinfo:
Verkäufe von Gutscheinen sind in der Gastronomie und im Einzelhandel wesentliche
Umsatzbestandteile. Durch die richtige Behandlung und Beschreibung in der
Verfahrensdokumentation wird Ärger bei der Betriebsprüfung vermieden. Bei Einlösung
von Einkaufsgutscheinen des eigenen Unternehmens entsteht eine Erlösminderung. In
diesem Kapitel wird die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation dargestellt.
Kasse: Kapitel 32. JM200908 Flaschen-Pfand
Produktinformationen:
Wie behandelt man Flaschenpfand und andere Pfandgelder in der Kassenabrechnung? Die
verschiedenen steuerlich zulässigen Möglichkeiten werden für die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation beschrieben.
Schnellinfo:
Einnahmen und Ausgaben für Flaschenpfand sind Umsatzbestandteile. Es kommt auf die
steuerlich richtige Behandlung und Darstellung in der Verfahrensdokumentation an,
damit auch ein Betriebsprüfer nichts auszusetzen hat.
Kasse: Kapitel 33. JM210908 Handkasse
Produktinformationen:
Man muss keine Kasse führen, wenn man niemals betriebliche Bareinnahmen hat, sondern
nur von Fall zu Fall kleinere Ausgaben. In diesem Kapitel wird eine Lösung
vorgeschlagen und für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Schnellinfo:
Es gibt keine Betriebseinnahmen in bar. Alles wird über die Bank erledigt – und
trotzdem wird eine Kasse geführt für die kleinen Ausgaben wie Porto, Trinkgelder,
Bürokaffee, Milch und dergleichen (Kaffeekasse). Wie man diese unnötige Arbeit
vermeiden und das in der Verfahrensdokumentation beschreiben kann, erläutert dieses
Kapitel.
Kasse: Kapitel 34. JM220908 Unternehmerkasse
Produktinformationen:
Es gibt keine Betriebseinnahmen in bar. Alles wird über die Bank erledigt. Kleinere
Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee, Milch und dergleichen legt der
Unternehmer aus und bekommt sie vom Bankkonto erstattet. Wie man das in der
Verfahrensdokumentation beschreiben kann, erläutert dieses Kapitel.
Schnellinfo:
Kein Kunde zahlt in bar. Daher gibt es keine Betriebseinnahmen, die in einem
Kassenbuch aufgezeichnet werden müssen. Kleinere Ausgaben wie Porto, Trinkgelder,
Bürokaffee, Milch und dergleichen legt der Unternehmer aus und bekommt sie vom
Bankkonto des Unternehmens erstattet. Alternativ wird die Möglichkeit der Buchung
der kleinen Ausgaben als Privateinlage beschrieben.
Kasse: Kapitel 35. JM230908 Vertrauenskasse
Produktinformationen:
Die Blumen oder das Gemüse werden am Acker zur Selbstbedienung angeboten. Die
Einnahmen hieraus sind für den Anbieter steuerpflichtig. Die steuerliche Handhabung
und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel
beschrieben.
Schnellinfo:
Selbstbedienung am Acker. Blumen oder Gemüse werden geschnitten. Das auf einer Tafel
vermerkte Entgelt wird in eine Kiste (die Vertrauenskasse) eingelegt. Der
Unternehmer entnimmt in unregelmäßigen Abständen das hinterlegte Geld aus der Kiste.
Die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel erläutert.
Kasse: Kapitel 36. JM240908 Automatenkasse
Produktinformationen:
Zigaretten oder andere Artikel aus dem Automaten entnehmen und bezahlen. Die
richtige steuerliche Behandlung dieser „Kasse“ und die entsprechende Beschreibung in
der Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel erläutert.
Schnellinfo:
Automatenaufsteller entnehmen in unregelmäßigen Abständen das Bargeld aus ihren
Automaten, das sie versteuern müssen. In diesem Kapitel wird erläutert, wie die
Abläufe in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Kasse: Kapitel 37. JM250908 Bürokasse
Produktinformationen:
Die „kleine Kasse“ wird geführt, wenn wenig Barumsatz vorliegt. Dieses Kapitel
findet man Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation, die zugleich
eine Anleitung für eine ordnungsgemäße Kassenführung sind.
Schnellinfo:
Die kleine Kasse wird meist nebenbei geführt, da Kassenbewegungen selten vorkommen.
Dennoch sollte man das Kassenbuch laufend führen und am Ende eines jeden
Geschäftstags, an dem Kassenbewegungen vorgekommen sind, einen Kassenabschluss
erstellen. Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation und zugleich
Anleitungen für eine betriebsprüfungssichere Gestaltung ergeben sich aus diesem
Kapitel.
Kasse: Kapitel 38. JM 260908 Registrierkasse
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Nutzung und Bedienung von
Registrierkassen in Systembeschreibungen, Programmbeschreibungen,
Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbüchern der Kassenlieferanten dargestellt
wird und dass diese als sogenannte mitgeltende Unterlagen in die
Verfahrensdokumentation einzubeziehen sind. Außerdem sind Angaben über die
elektronische zertifizierte Sicherheitseinrichtung und die Anmeldung des
Kassensystems beim Finanzamt zu machen.
Schnellinfo:
Die Beschreibung eines Kassensystems in der Verfahrensdokumentation erfolgt unter
Verwendung der Systembeschreibungen des Herstellers. Der Anwender ergänzt diese
durch Angaben über seine individuelle Nutzung. Dieses Kapitel beinhaltet hierzu
Formulierungsvorschläge sowie zum zertifizierten elektronischen Sicherheitssystem
und zur Anmeldung des genutzten Kassensystems beim Finanzamt.
Kasse: Kapitel 39. JM270908 Gastronomiekasse
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Nutzung und Bedienung von
Gastronomiekassen in Systembeschreibungen, Programmbeschreibungen,
Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbüchern der Kassenlieferanten dargestellt
wird und dass diese als sogenannte mitgeltende Unterlagen in die
Verfahrensdokumentation einzubeziehen sind. Außerdem sind Angaben über die
elektronische zertifizierte Sicherheitseinrichtung und die Anmeldung des
Kassensystems beim Finanzamt zu machen.
Schnellinfo:
Das genutzte Kassensystem muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Die jeweilige Darstellung basiert auf den Programmbeschreibungen und
Bedienerhandbüchern der Hersteller und den individuellen Ablaufbeschreibungen des
jeweiligen Anwenders. Betriebsprüfungen nutzen diese Angaben in der
Verfahrensdokumentation und richten ihre Prüfung danach aus. Aus den Beschreibungen
in der Verfahrensdokumentation ergeben sich für den Unternehmer immer große
betriebswirtschafte Vorteile: Eine gute Organisation ermöglicht eine sichere
Personalführung, eine raschere Betreuung der Gäste, eine höhere Rotation und im
Endeffekt deutliche Ertragssteigerungen.
Kasse: Kapitel 40. JM280908 Offene Ladenkasse
Produktinformationen:
Beschrieben wird die Darstellung einer „offenen Ladenkasse“ in der
Verfahrensdokumentation. Eine offene Ladenkasse ist nur dann zulässig, wenn keine
elektronische Kasse genutzt wird und der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von
nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erfolgt. Die Einnahmen werden mit einem
sogenannten Kassenbericht ermittelt.
Schnellinfo:
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen
Barzahlung besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Ausnahmeregelung ist auch
auf Dienstleistungen übertragbar. Bei Betriebsprüfungen ergeben sich bei dieser
Kassenführung sehr oft deshalb Steuernachzahlungen, weil die bestehenden
Formvorschriften nicht beachtet werden. Auch geringe Unachtsamkeiten können zu
Zweifeln führen. In diesem Kapitel befinden sich Formulierungsvorschläge für die
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.
Kasse: Kapitel 41. JM290908 Sammelkasse
Produktinformationen:
Eine Sammelkasse wird dann eingerichtet, wenn ein Unternehmen Bargeld an mehreren
Stellen verwaltet, zum Beispiel in einem Ladengeschäft und in einem Büro. Oder es
bestehen mehrere Filialen mit Kassen, aus denen die Geldbeträge an eine Sammelkasse
im Büro übertragen werden. Formulierungsvorschläge für die Beschreibung einer
Sammelkasse ergeben sich aus diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Die Sammelkasse befindet sich im Büro. Dorthin werden Gelder von der oder den
Ladenkassen oder anderen betrieblichen Kassen, zum Beispiel von Filialen,
übernommen. Aus den Geldbeständen der Sammelkasse werden beispielsweise Rechnungen
bezahlt, Privatentnahmen und Bankeinzahlungen vorgenommen. In diesem Kapitel werden
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation angeboten.
Bank
Belegablage: Kapitel 42. KM100908 Bankbelege verwalten
Produktinformationen:
Nachfolgend wird die Verwaltung der Bankbelege während der gesetzlichen
Aufbewahrungsdauer beschrieben. Die Bankauszüge müssen während der gesetzlichen
Aufbewahrungsdauer vollständig vorhanden sein und bei einer Prüfung durch das
Finanzamt vorgelegt werden können. Das gilt für Bankauszüge in Papierform und
elektronische Dateien, wenn die Bankdaten elektronisch übermittelt wurden.
Schnellinfo:
Banken verfügen bei Buchungen auf den Konten ihrer Kunden über deren Vermögen.
Gemessen an der Vielzahl der Bewegungen kommen dabei sehr selten Fehler vor. Deren
Berichtigung ist meist nur innerhalb kurzer Fristen möglich, so dass eine zeitnahe
Überprüfung aller Bankbuchungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit notwendig ist.
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Papierbankauszüge für die Buchführung
vorzubereiten und zu buchen sind. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge
zur Darstellung in der Verfahrensdokumentation
Schnellinfo:
Bankauszüge in Papier müssen sorgfältig aufbewahrt und für die Weiterleitung an die
Buchführung oder Steuerberater(in) vorbereitet werden. Die einzelnen Schritte müssen
in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dieses Kapitel beinhaltet
Formulierungsvorschläge hierzu.
In diesem Kapitel wird dargestellt, was bei der Verwendung eines
Electronic-Banking-Programms zu beachten und in der Verfahrensdokumentation zu
beschreiben ist.
Schnellinfo:
Electronic-Banking-Programme werden von den Banken angeboten. Sie haben
Schnittstellen zu den meisten Finanzbuchführungsprogrammen. Die Einrichtung von
Zugangsrechten für Steuerberater(in) erleichtert die Bearbeitung. Insbesondere durch
die damit mögliche tagfertige Erstellung wird die Buchführung zu einem
hervorragenden Werkzeug zur Unternehmensführung und Rationalisierung. Allein
hierdurch können die Kosten für die Erstellung der Verfahrensdokumentation mehrfach
ausgeglichen werden.
Dieses Kapitel befasst sich mit der Darstellung von Geldübertragungen zwischen
betrieblichen Geldkonten. In diesem Kapitel und den dazu gehörenden Erläuterungen
wird beschrieben, wie Fehler vermieden werden können. Außerdem werden
Musterformulierungen und Eigenbelege für Bankabhebungen und Bankeinzahlungen
angeboten. Das gilt auch für die Überweisungen von einem betrieblichen Bankkonto auf
ein anderes betriebliches Bankkonto.
Schnellinfo:
Geldübertragungen zwischen betrieblichen Geldkonten kommen insbesondere vor bei
Bankabhebungen und Bankeinzahlungen, bei Überweisungen zwischen zwei betrieblichen
Banken und bei Geldübertragungen zwischen betrieblichen Kassen. Es muss darauf auf
die Übereinstimmung der Beträge geachtet werden. Wie Fehler aufgeklärt und noch
besser vermieden werden und wie die Vorgänge in der Verfahrensdokumentation
beschrieben werden können, wird erläutert.
In diesem Kapitel werden die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen der Umsatzsteuer
bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen und deren Darstellung in der
Verfahrensdokumentation beschrieben. Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn
(siehe § 19 UStG) müssen diese Vorschriften nicht beachten.
Schnellinfo:
Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen in handschriftlicher oder in Papierform
sowie mit Hilfe eines Fakturierprogramms sind die umsatzsteuerlichen Vorschriften zu
beachten. Diese werden in diesem Kapitel beschrieben. Außerdem werden Vorschläge für
die Erstellung der Verfahrensdokumentation gemacht.
Die Erstellung von Ausgangsrechnungen in Papierform kann handschriftlich oder unter
Verwendung eines Text- oder Tabellenkalkulationsprogramms erfolgen. Die Abläufe der
Rechnungserstellung müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. In
diesem Kapitel findet man Formulierungsvorschläge – auch für Kleinunternehmer ohne
Umsatzsteuerausweis.
Schnellinfo:
Bei der Erstellung von Rechnungen ist das Wichtigste, dass nichts übersehen wird.
Wenn die Rechnung das Haus verlassen hat, kann man Vergessenes meist nicht mehr in
Rechnung stellen. Das Finanzamt achtet bei Betriebsprüfungen auch hierauf. Außerdem
prüft es nach, ob insbesondere die umsatzsteuerlichen Formerfordernisse beachtet
wurden. Für Rechnungen, die mit einem Text- oder Tabellenkalkulationsprogramm
erstellt werden, sind ganz bestimmte Regelungen zu beachten. Die Einzelheiten und
wie diese in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben sind, ergeben sich aus
diesem Kapitel.
Die Rechnungserstellung mit einem Fakturierprogramm macht es erforderlich, dass in
der Verfahrensdokumentation genaue Angaben über das Programm gemacht werden, die
sich aus der Programmbeschreibung, der Bedienungsanleitung und der
Programmierbeschreibung ergeben. Außerdem sind die Einzelheiten der
Programmbedienung und der Schnittstelle zur Übergabe der Daten an das
Finanzbuchführungsprogramm zu beschreiben. Formulierungsvorschläge findet man in
diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Durch die Verwendung einer Fakturierprogramms ändern sich die Abläufe der
Rechnungserstellung gegenüber der Papierbearbeitung deutlich. Bei der Einführung
müssen die Abläufe in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Im Fall der
Umstellung von Papier auf Elektronik muss eine neue Version der
Verfahrensdokumentation erstellt werden, wobei beide aufbewahrt werden müssen.
Formulierungsvorschläge findet man in diesem Kapitel.
Belegablage: Kapitel 49. MM130908 Ausgangsrechnungen Papier kontieren und
buchen
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird die Verbuchung von Ausgangsrechnungen und deren Darstellung
in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei der Beschreibung der
Bearbeitungsprozesse ist zu unterscheiden, ob diese durch das Unternehmen oder durch
Steuerberater(in) erledigt werden.
Schnellinfo:
Von jeder Papierrechnung muss eine Kopie oder Durchschrift erstellt werden. Diese
sind jeweils Belege für die Buchführung. Ohne diese Belege kann der Rechnungsbetrag
nicht gebucht werden. Wenn die Buchführung durch Steuerberater(in) erledigt wird,
werden diese Rechnungsbelege mindestens einmal monatlich dorthin gegeben. Wenn die
Buchführung im Haus des Unternehmens bearbeitet wird, kann die Verbuchung in
kürzeren Abständen erfolgen. Die Abläufe sind in der Verfahrensdokumentation zu
beschreiben. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge.
Belegablage: Kapitel 50. MM140908 Elektronische Ausgangsrechnungen
kontieren und buchen
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird die teilelektronische Übernahme und ergänzende Bearbeitung
der Rechnungswerte, zum Beispiel aus einem Fakturierprogramm in das
Buchführungsprogramm und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation,
beschrieben. Auch beschrieben wird die Funktion der Schnittstelle zur Übernahme der
Daten und dass diese Beschreibungen der IT-Programme mitgeltende Unterlagen für die
Verfahrensdokumentation sind.
Schnellinfo:
Von elektronisch – zum Beispiel mit einem Fakturierprogramm – erstellten Rechnungen
werden grundsätzlich keine Kopien in Form von Papierausdrucken erzeugt. Das Medium
für die weitere Bearbeitung und auch für alle Kontrollen durch den Betriebsprüfer
ist die elektronische Datei, deren Daten und Werte über eine sogenannte
Schnittstelle in Finanzbuchführung übernommen werden. In diesem Kapitel werden die
Abläufe und Vorschläge für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation
beschrieben.
Belegablage: Kapitel 51. MM150908 Ausgangsrechnungen Zeit- und
Leistungserfassung
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird die in vielen Dienstleistungsbetrieben notwendige
Zeiterfassung als Basis für die Rechnungserstellung beschrieben sowie deren
Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Die Erfassung kann in Papierform, zum
Beispiel als sogenannte Regieberichte oder elektronisch durch manuelle Eingaben in
ein Programm, automatische Übernahme zum Beispiel aus einem
Hotline-Betreuungsprogramm oder mittels einer APP auf dem Smartphone erfolgen. Die
richtige Übernahme und Abrechnung der Werte sind häufig Gegenstand der
Betriebsprüfung.
Schnellinfo:
In vielen mittelständischen Betrieben und Kanzleien sind die erfassten Zeiten der
Mitarbeiter die Basis für die Abrechnungen gegenüber den Kunden. Von der manuellen
Papiererfassung bis hin zur Nutzung einer APP auf dem Smartphone reichen die
Erfassungsmodalitäten. Neben diesen werden die Bedeutung der Daten für die
Betriebsprüfung und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation in diesem Kapitel
besprochen.
Dieses Kapitel befasst sich insbesondere mit Miet-, Pacht und Leasingverträgen als
Erträge (Umsatzerlöse) und deren Behandlung in der Finanzbuchführung und der
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation. Insbesondere die bei der Umsatzsteuer
geltenden Regelungen werden beschrieben. In diesen Fällen muss der Vertrag als Beleg
vorgelegt werden können.
Schnellinfo:
Bei Dauerrechtsverhältnissen werden die Einzelheiten einschließlich eventueller
Umsatzsteuerregelungen einmal in einem Vertrag festgelegt. Danach erfolgen die
vereinbarten Zahlungen meist in Form von Daueraufträgen oder Lastschriften, ohne
dass bei jeder Zahlung eine Rechnung gestellt wird. Die Einzelheiten und deren
Darstellung werden in diesem Kapitel beschrieben.
In diesem Kapitel wird beschrieben, was beim unbaren Verkauf von Gutscheinen
insbesondere bei der Umsatzsteuer, aber auch der Organisation und der
Nachkalkulation zu beachten und wie dies in der Verfahrensdokumentation darzustellen
ist. Da zwischen dem Verkauf und der Einlösung von Gutscheinen längere Zeiträume
liegen können, sind Auswirkungen auf die Vergleichszahlen zum Beispiel des
Rohgewinns möglich. Das sollte bei der Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung
bedacht werden.
Schnellinfo:
Der Verkauf von Gutscheinen auf Rechnung kann willkommene Umsatzsteigerungen zur
Folge haben. Die Finanzverwaltung will daran beteiligt sein und hat insbesondere zur
richtigen Behandlung bei der Umsatzsteuer die Begriffe Einzweckgutscheine und
Mehrzweckgutscheine geschaffen. Wie man hiermit beim Verkauf und bei der Einlösung
der Gutscheine umgeht und wie man das in der Verfahrensdokumentation darstellt, wird
in diesem Kapitel beschrieben
In diesem Kapitel wird die besondere Art der Abrechnung im Gutschriftverfahren und
deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation beim Leistungserbringer besprochen.
Dieses Abrechnungsverfahren wird insbesondere bei den Abrechnungen der Provisionen
von Handelsvertretern verwendet.
Schnellinfo:
Die Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern werden beispielsweise im
Gutschriftverfahren erstellt. Das bedeutet, dass der Handelsvertreter von dem von
ihm vertretenen Unternehmen zu den vereinbarten Zeitpunkten – meist zum Monatsende –
eine Gutschrift für die von ihm verdienten Provisionen bekommt. Die Gutschrift hat
für den Handelsvertreter die Funktion einer Ausgangsrechnung und für das vertretene
Unternehmen einer Eingangsrechnung. Das Wort „Gutschrift“ gilt als exakte
Bezeichnung für diesen Vorgänge und sollte nicht anderweitig verwendet werden, zum
Beispiel wenn eine Rechnung berichtigt oder storniert wird. In diesen Fällen eignen
sich beispielsweise die Bezeichnungen „Storno-Rechnung“ oder
„Rechnungsberichtigung“.
Dieses Kapitel befasst sich mit der Überprüfung der richtigen gesetzlich
vorgeschriebenen Behandlung der in Eingangsrechnungen ausgewiesenen Vorsteuern und
deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Der Vorsteuerabzug ist gefährdet,
wenn die gesetzlichen Formvorschriften nicht beachtet wurden. Hierauf wird bei
Betriebsprüfungen besonders geachtet.
Schnellinfo:
Ein Unternehmer kann Umsatzsteuern, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung
gestellt werden, als Vorsteuer geltend machen und von seiner Umsatzsteuerschuld
abziehen. Bei Betriebsprüfungen wird der Vorsteuerabzug gestrichen, wenn die
gesetzlich bestehenden Voraussetzungen nicht beachtet wurden. In diesem Kapitel
werden die Einzelheiten erläutert und ein Formulierungsvorschlag für die
Verfahrensdokumentation angeboten.
In diesem Kapitel wird der Schutz vor Verlust von mit der Post zugestellten
Eingangsrechnungen und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Die besondere Bedeutung ergibt sich daraus, bei Betriebsprüfungen den Verdacht zu
entkräften, Eingangsrechnungen würden unterdrückt, um die daraus resultierenden
Umsätze wegzulassen.
Schnellinfo:
Eingangsrechnung ist eine Bezeichnung für Rechnungen, die ein Unternehmer von
anderen Unternehmern für sein Unternehmen erhält. Bei Betriebsprüfungen wird
untersucht, ob alle Rechnungen ordnungsgemäß gebucht wurden (hierzu liegen meist
Kontrollmitteilungen vor), ob der betriebliche Anlass gegeben ist und ob die
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. In diesem Kapitel werden die
Einzelheiten und ein Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation
erläutert.
In diesem Kapitel wird besprochen, dass mit E-Mail zugestellte Eingangsrechnungen
als elektronische Dokumente gelten, die auch in dieser Form aufbewahrt werden
müssen. In der Verfahrensdokumentation ist zu beschreiben, wie die
Eingangsrechnungen archiviert und die Rechnungswerte in die Finanzbuchführung
übernommen werden.
Schnellinfo:
Die Zustellung von Rechnungen per E-Mail kann zur Rationalisierung beitragen.
Medienbrüche und Erfassungsfehler werden vermieden. Der Empfänger kann dieser Art
der Rechnungszustellung widersprechen. Die Finanzverwaltung betrachtet eine per
E-Mail zugestellte Rechnung als elektronisches Dokument, das auch in dieser Form
aufbewahrt und vorgelegt werden muss. Wenn nur ein vom Empfänger erstellter Ausdruck
vorgelegt wird, kann das zum Verlust der steuerlichen Anerkennung führen. Dieses
Kapitel enthält Erläuterungen dazu und einen Formulierungsvorschlag für die
Verfahrensdokumentation.
Belegablage: Kapitel 58. NM130908 Eingangsrechnungen über Internet Portal
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird besprochen, wie Eingangsrechnungen, die aufgrund von
Downloads empfangen wurden, steuerlich zu behandeln sind. Es ist ein
Formulierungsvorschlag zur Ablaufbeschreibung in der Verfahrensdokumentation
beigefügt
Schnellinfo:
Rechnungen werden in einem Portal zur Verfügung gestellt. Hierüber wird der
Empfänger per E-Mail informiert. Die weitere medienbruchfreie Bearbeitung und die
für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungszeit sichere Archivierung der Datei
erfolgt nach den Regelungen des Empfängers. Die Abläufe müssen sich aus der
Verfahrensdokumentation ergeben.
Dieses Kapitel erläutert die Behandlung der im Format ZUGFeRD erhaltenen
Eingangsrechnungen mit einem Formulierungsvorschlag zur Darstellung in der
Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD bestehen aus den beiden Komponenten
PDF-Datei zur bildhaften Darstellung der Rechnung und der eingebetteten
maschinenlesbaren Datei im XML-Format. Solange nur das Bild am Bildschirm betrachtet
oder ausgedruckt und die XML-Datei nur zur Weiterverarbeitung genutzt werden, wird
der Inhalt der Datei nicht verändert und ist somit beweiskräftig. Veränderungen
führen zur Zerstörung der Sicherheitskomponenten. Man wird bei Bearbeitungsversuchen
gewarnt. Dieses Kapitel umfasst neben Beschreibungen auch einen
Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation.
Die Vorlage von XRechnungen ist bei öffentlichen Aufträgen zwingend. Nach § 1 ERechV
(siehe unten) sind bei Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen
ausgestellt werden, bestimmte Voraussetzungen zu beachten, die nachfolgend
beschrieben werden. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben
Rechnungsausteller grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils
aktuellen Fassung (letzte Fassung vom 19.12.2019) zu verwenden. Es kann auch ein
anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der
europäischen Norm für die elektronische Rechnungsausstellung entspricht (§ 4 Aba. 1
ERechV).
Schnellinfo:
Es werden erhebliche Kosteneinsparungen bei der Rechnungserstellung durch den
Wegfall von Material und Portokosten und eine deutliche Reduzierung der
Personalkosten erwartet. Beim Rechnungsempfänger sollen sich aufgrund der
Rationalisierung der Rechnungsbearbeitung, insbesondere durch den Wegfall der
Papierbearbeitung, ebenfalls deutliche Kostensenkungen ergeben. Eine elektronische
Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung
der Rechnung für den Menschen lesbar und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten.
Belegablage: Kapitel 61. NM160908 Rechnungseingangsbuch in Papierform
Produktinformationen:
Dieses Kapitel beschreibt die Erfassung und Sicherung von Eingangsrechnungen durch
Führen eines Rechnungseingangsbuchs in Papierform oder durch andere Maßnahmen sowie
die Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Es muss sichergestellt werden, dass Eingangsrechnungen nicht verloren gehen.
Betriebsprüfer verfügen meistens über Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei anderen
Unternehmen. Bei nicht vorhandenen und nicht erfassten Eingangsrechnungen wird
regelmäßig absichtliches Handeln angenommen. Dieses Kapitel erläutert die Verwendung
eines handschriftlichen Rechnungseingangsbuchs und weitere Möglichkeiten zur
Sicherung von Eingangsrechnungen. Sie beinhaltet Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation.
Dieses Kapitel beschreibt die Erfassung von Eingangsrechnungen mit einem
elektronischen Rechnungseingangsbuch und die Darstellung in der
Verfahrensdokumentation. Elektronische Rechnungseingangsbücher bieten regelmäßig die
Möglichkeit der Weiterverarbeitung zur automatisierten Zahlung und Übernahme in
IT-Programme wie Warenwirtschaft und Finanzbuchführung.
Schnellinfo:
Durch die Nutzung eines Programms „elektronisches Rechnungseingangsbuch“ können sich
erhebliche Vereinfachungen ergeben. Die Daten der Eingangsrechnungen können durch
Programmunterstützungen sehr rasch erfasst werden und stehen auch nach Jahren für
nützliche Vergleiche (zum Beispiel Preisvergleiche) zur Verfügung. Die
Rechnungsprüfung und Bezahlung werden meist durch integrierte oder zusätzlich Module
unterstützt, durch eine automatische Übergabe an Folgeprogramme wie Warenwirtschaft
und Finanzbuchführung werden Medienbrüche und Doppeleingaben vermieden. Und bei der
Betriebsprüfung kann die lückenlose Sicherung der Eingangsrechnungen nachgewiesen
werden. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation.
In diesem Kapitel wird die Verbuchung von Eingangsrechnungen in Papierform und die
Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei einer Betriebsprüfung
müssen die retrograde und progressive Nachprüfbarkeit durch Angabe der Kontierung
auf dem Beleg oder in anderer Weise sichergestellt werden. In vielen Fällen erfolgt
die Verbuchung durch Steuerberater(in), auch diese Abläufe sind in
Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg
und läuft über die Buchführung bis zum Jahresabschluss und zur Steuererklärung. Die
retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.
Schnellinfo:
Trotz der digitalen Umstellung wird es noch längere Zeit Belege in Papierform geben.
Jeder Beleg muss gebucht werden. Die Bearbeitungen im eigenen Unternehmen oder die
vollständige Auslagerung zu Steuerberater(in) oder ein Buchführungsbüro sowie
zahlreiche Mischformen kommen vor und müssen in der Verfahrensdokumentation richtig
und vollständig beschrieben werden. Dieses Kapitel enthält hierzu
Formulierungsvorschläge.
In diesem Kapitel werden die Verbuchung von elektronischen Eingangsrechnungen und
die Darstellung in der Verfahrensdokumentation dargestellt. Moderne Technik
ermöglicht es, von der Buchung auf den elektronischen Beleg zu verlinken. Damit wird
die Buchführung zum Nachschlagewerk: Dem Klick auf die Buchungszeile folgt die
Anzeige des Belegs auf dem Bildschirm - auch wenn der Vorgang schon Jahre
zurückliegt. Das gilt auch, wenn die Verbuchung durch Steuerberater(in) erfolgte.
Das erleichtert die Alltagsarbeit für alle Menschen im Unternehmen. Betriebsprüfer
nutzen dieses Werkzeug für die retrograde und progressive Überprüfung. Die
progressive Prüfung beginnt beim Beleg und läuft über die Buchführung bis zum
Jahresabschluss und zur Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.
Schnellinfo:
Der Anfall von elektronischen Rechnungen nimmt zu, diese kommen per E-Mail oder
werden von einem Rechnungsportal heruntergeladen. Elektronische Rechnungen entstehen
aber auch durch das bildliche Erfassen (Einscannen oder Fotografieren) von
Papierrechnungen. Durch elektronische Rechnungen und deren Verbuchung lassen sich
erhebliche Rationalisierungen erreichen. Die von der Finanzverwaltung an die
Sicherung, Aufbewahrung und Vorlage von elektronischen Rechnungen gestellten
Anforderungen werden in diesem Kapitel beschrieben und durch Formulierungsvorschläge
für die Verfahrensdokumentation ergänzt.
Dieses Kapitel beschreibt, dass Reisekostenabrechnungen wie Eingangsrechnungen
gebucht werden. In diesem Kapitel werden die Abläufe für Reisekostenabrechnungen in
Papierform und mit einem als elektronischen Programm erläutert sowie
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation abgegeben.
Schnellinfo:
Die Kosten für Dienst- oder Geschäftsreisen können bei richtiger Handhabung als
Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Bei Betriebsprüfungen ergeben
sich dann Diskussionen und auch Steuernachzahlungen, wenn die strengen
Formvorschriften nicht beachtet werden. Das kann man durch genaue Regelungen in der
Verfahrensdokumentation und deren Einhaltung vermeiden. Dieses Kapitel enthält
Erläuterungen und Formulierungsvorschläge.
Dieses Kapitel befasst sich insbesondere mit Miet-, Pacht und Leasingverträgen aus
der Sicht des Mieters beziehungsweise Berechtigten und der Behandlung als Kosten in
der Finanzbuchführung sowie der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.
Insbesondere die bei der Umsatzsteuer geltende Regelungen müssen beachtet werden.
Schnellinfo:
Mietverträge über Geschäftsräume, Büros oder Praxen, Leasingverträge für
Kraftfahrzeuge, Einrichtungsgegenstände, Wartungsverträge sowie Nutzungsverträge
verschiedenster Art gehören zum beruflichen Alltag in jedem Unternehmen. Bei diesen
sogenannten Dauerrechtsverhältnissen werden die Einzelheiten einschließlich
eventueller Umsatzsteuerregelungen einmal in einem Vertrag festgelegt. Die
vereinbarten Zahlungen erfolgen meist in Form von Daueraufträgen oder Lastschriften,
ohne dass bei jeder Zahlung eine Rechnung ausgestellt wird. Die Einzelheiten und
deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel
beschrieben.
In diesem Kapitel wird die besondere Art der Abrechnung im Gutschriftverfahren und
deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation beim Leistungsempfänger besprochen.
Dieses Abrechnungsverfahren wird insbesondere bei den Abrechnungen für
Handelsvertreter verwendet.
Schnellinfo:
Beispielsweise Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern werden meist im
Gutschriftverfahren erstellt. Das bedeutet, dass der Handelsvertreter von dem von
ihm vertretenen Unternehmen zu den vereinbarten Zeitpunkten – meist zum Monatsende –
eine Gutschrift für die von ihm verdienten Provisionen erhält. Diese Abrechnung hat
die Funktionen „Eingangsrechnung“ beim Leistungsempfänger und „Ausgangsrechnung“
beim Handelsvertreter. Das Wort „Gutschrift“ gilt als exakte Bezeichnung für diese
Vorgänge. Es sollte daher nicht verwendet werden, wenn eine Rechnung berichtigt oder
storniert wird. In diesen Fällen eignen sich beispielsweise die Bezeichnungen
„Storno-Rechnung“ oder „Rechnungsberichtigung“.
Dieses Kapitel beschreibt die Möglichkeiten der Aufgabeteilung zwischen Unternehmen
und Steuerberater(in) und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Empfohlen wird der Abschluss eines Steuerberatungsvertrags und vor allem
schriftliche Auftragsvereinbarungen, in denen die Aufgabenteilung genau beschrieben
ist. Das dient der Rechtssicherheit des Unternehmers und der Vermeidung von Fehlern
aufgrund ungenauer Regelungen.
Schnellinfo:
Das Steuerrecht wird täglich komplizierter und unübersichtlicher. Andererseits
fallen manche Vorgänge aufgrund der Automatisierung aus der manuellen Bearbeitung
heraus. Eine optimale steuerliche Beratung ergibt sich aus der Zusammenarbeit
zwischen dem Unternehmer und seiner/ seinem Steuerberater(in). Dieses Kapitel
enthält Formulierungsvorschläge zur Regelung der Aufgabenteilung und der
Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.
Belegablage: Kapitel 69. QM110908 Belegbearbeitung durch das Unternehmen
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Belegbeschaffung und Belegbearbeitung
durch das Unternehmen allein oder in Zusammenarbeit mit Steuerberater(in) erfolgen
können. Die Abläufe, Zuständigkeiten und insbesondere die Weiterleitung der Daten an
das Finanzamt sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem
Kapitel.
Schnellinfo:
Die monatliche oder vierteljährliche Bearbeitung der Buchführung läuft seit langem
nach bestimmten Regeln ab oder diese müssen noch festgelegt werden. Sie müssen in
der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Diese wird einem Betriebsprüfer bei
Erscheinen vorgelegt. Im Zuge der Erstellung oder Überarbeitung der
Verfahrensdokumentation stellen Unternehmer und Steuerberater(in) immer
Vereinfachungs- und Verbesserungsmöglichkeiten fest, aus denen sich erhebliche
Einsparungen an Zeit und Geld ergeben können. Bei Änderungen werden neue Versionen
der Verfahrensdokumentation erstellt, die bisherigen Versionen müssen mindestens bis
zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorgelegt werden können.
Belegablage: Kapitel 70. QM120908 Belegbearbeitung durch Steuerberater
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Vorarbeiten beim Unternehmen erfolgen zur
Vorbereitung und der Bereitstellung der Buchführungs-Belege in dem sogenannten
Pendelordner. Außerdem werden die Belegbearbeitungen, die durch Steuerberater(in)
erledigt werden, dargestellt. Diese Regelungen sind entsprechend in der
Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Schnellinfo:
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der Beleg- und Datenaustausch zwischen
Unternehmen und Steuerberater(in) erfolgt, zum Beispiel durch Belegaustausch in
einem Pendelordner, durch Überlassung von Dateien oder durch Datenzugriff durch
Steuerberater(in). Soweit Daten bei Steuerberater(in) gespeichert werden, wird das
Zugriffsrecht des Unternehmens beschrieben. Die Regelungen sind entsprechend in der
Verfahrensdokumentation zu erläutern.
Belegablage: Kapitel 71. QM130908 Datenaustausch mit Steuerberater(in)
Produktinformationen:
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der Austausch von Daten und Dokumenten
zwischen Unternehmen und Steuerberater(in) erfolgt, zum Beispiel durch
Belegaustausch in einem Pendelordner, durch Überlassung von Dateien oder durch
Datenzugriff durch Steuerberater(in). Soweit Daten bei Steuerberater(in) oder in
einem Rechenzentrum (Speicherung in der Cloud) gespeichert werden, werden die
Zugriffsrechte des Unternehmens und umgekehrt beschrieben. Die Regelungen sind
entsprechend ist der Verfahrensdokumentation zu erläutern.
Schnellinfo:
Der altbekannte Pendelordner dient nach wie vor zur Sammlung und Vorbereitung der
Belege und Dokumente für Steuerberater(in). Hinzu kommt immer häufiger, dass
anstelle von Dokumenten Daten in elektronischer Form anfallen und an
Steuerberater(in) weitergegeben werden müssen. In diesem Kapitel werden die
möglichen Einzelheiten beschrieben und Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation gemacht.
Dieses Kapitel wird vorgeschlagen, wie Rückfragen des Unternehmers an den
Steuerberater und Rückfragen des Steuerberaters an den Unternehmer zu
Buchführungsfragen sicher behandelt werden können. Die Regelungen müssen in der
Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Schnellinfo:
Zwischen Unternehmer(in) und Steuerberater(in) und deren Mitarbeitern besteht meist
ein sehr hohes Vertrauensverhältnis, daher werden Rückfragen oft auf dem „kleinen
Dienstweg“ erledigt: Sie werden mündlich oder telefonisch gestellt und beantwortet.
Fehler, die sich aufgrund von Falschinterpretationen ergeben, können beachtliche
Auswirkungen haben. Daher wird in diesem Kapitel die Schriftform zur Dokumentation
von Auskünften und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation empfohlen.
In diesem Kapitel wird die Regelung von unentgeltlichen Wertabgaben an den
Unternehmer beschrieben (auch als „Eigenverbrauch“ bezeichnet). Sie muss in der
Verfahrensdokumentation entsprechend erläutert werden. Diese Thematik ist bei vielen
Betriebsprüfungen Gegenstand umfangreicher Diskussionen und auch von
Steuernachholungen. Wie man das durch eine steueroptimierte Gestaltung günstig und
rechtssicherer regelt, wird in diesem Kapitel und den Formulierungsvorschlägen für
die Verfahrensdokumentation beschrieben.
Schnellinfo:
Unternehmer nutzen betriebliche Einrichtung wie Telefon, entnehmen Strom aus der
betrieblichen Photovoltaikanlage, bewirten Geschäftsfreunde bei einer
Geburtstagsfeier oder machen Geschenke. Wenn diese an den Privatbereich grenzenden
Aktivitäten vollständig und richtig geregelt sind, lassen sich Steuern sparen und
Ärger bei einer Betriebsprüfung vermeiden. In diesem Kapitel werden Einzelheiten
erläutert und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation gemacht.
In diesem Kapitel werden die Möglichkeiten der steuerlichen Regelungen bei einer
Privatnutzung eines Firmenwagens beschrieben, die in der Verfahrensdokumentation
entsprechend erläutert werden müssen. Der Unternehmer kann zwischen der sogenannten
1%-Pauschale und der Führung eines Fahrtenbuchs wählen. Keine oder eine falsche
Regelung führt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung zu Beanstandungen.
Schnellinfo:
Eine teilweise Privatnutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs muss versteuert
werden. Der sogenannte Privatanteil kann pauschaliert werden. Diese sogenannte 1%
Regelung wird in diesem Kapitel mit Formulierungsvorschlägen für die
Verfahrensdokumentation beschrieben.
Belegablage: Kapitel 75. SM120908 Privatnutzung Firmenwagen mit Fahrtenbuch
Produktinformationen:
In diesem Kapitel werden das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs und die
Möglichkeit der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs beschrieben. Beim Führen
eines Fahrtenbuchs bestehen sehr strenge Formerfordernisse. Oft führen kleinste
Fehler zum Verwerfen des Fahrtenbuchs. Formulierungsvorschläge für die
Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.
Schnellinfo:
Bei der Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs für außerbetriebliche Zwecke –
hierunter fallen zum Beispiel auch die Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte
– kann der außerbetriebliche Nutzungsanteil auch durch Führung eines Fahrtenbuchs
ermittelt werden. Hiervon wird man dann Gebrauch machen, wenn die sogenannte
1%Regelung zu unrealistischen Ergebnissen führt. Allerdings werden an die Führung
eines Fahrtenbuchs sehr strenge Formerfordernisse gestellt. Dies wird in diesem
Kapitel beschrieben.
In diesem Kapitel werden die Regelungen für eine steuerliche Anerkennung eines
häuslichen Arbeitszimmers und der Geldendmachung der damit verbundenen Kosten
beschrieben. Die Formulierungsvorschläge diesem Kapitel können in die
Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Schnellinfo:
Wenn man ein häusliches Arbeitszimmer zur Ausübung des Berufs benötigt, möchte man
die anteiligen Raumkosten und die Kosten für die Einrichtung des Arbeitszimmers
steuerlich geltend machen. Hierzu hat die Finanzverwaltung strenge Regeln
aufgestellt, nach denen man je nach Sachlage einen Höchstbetrag 1.250 Euro oder die
tatsächlichen Kosten geltend machen kann. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten
und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation dargestellt.
In diesem Kapitel werden die Regelungen für die Vermietung von im Eigentum des
Unternehmers oder von nahen Angehörigen stehenden Geschäftsräumen und die Höhe einer
steuerlich anzuerkennenden Miete erläutert einschließlich Formulierungsvorschlägen
für die Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Mietverträge haben starke Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Hier ist
besonders die Lage des Objekts und die Höhe der Miete zu nennen. Bei Überlegungen,
das Unternehmen in eigenen Räumen zu betreiben, stellen sich Fragen der steuerlichen
Optimierung, zum Beispiel durch Einbeziehung naher Angehöriger. Bei einer
Betriebsprüfung werden Verträge mit nahen Angehörigen genau überprüft. Nützlich ist
hierbei eine umfassende Darstellung in der Verfahrensdokumentation.
Formulierungsvorschläge hierzu findet man in diesem Kapitel.
In diesem Kapitel werden die Bestimmungen zu unentgeltlichen Wertabgaben
(Eigenverbrauch) an Arbeitnehmer sowie Beispiele der richtigen Handhabung von
Auslagenerstattungen beschrieben. Sie müssen in der Verfahrensdokumentation
entsprechend erläutert werden. Durch die Regelung dieser Themen lassen sich
umfangreiche Diskussionen bei Betriebsprüfungen und Steuernachzahlungen vermeiden.
Schnellinfo:
Auslagen eines Mitarbeiters für das Unternehmen werden erstattet. Die zur Vermeidung
von steuerlichen Nachteilen notwendigen Regelungen werden in diesem Kapitel
beschrieben. Mitarbeitern können aber auch bestimmte Zusatzleistungen steuerfrei
gewährt werden. Zu unterscheiden ist, ob die Steuerfreiheit davon abhängig ist, dass
die Zusatzleistungen „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt wird
oder ob eine Gehaltsumwandlung steuerlich zulässig ist. Diese Unterscheidung wird
von der Finanzverwaltung genau geprüft. In diesem Kapitel findet man Anregungen zur
Steueroptimierung und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.
In diesem Kapitel werden die steuerlichen Regelungen bei einer Privatnutzung eines
Firmenwagens durch einen Mitarbeiter beschrieben, die in der Verfahrensdokumentation
entsprechend erläutert werden müssen. Der Arbeitnehmer kann wählen, ob der
lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil mit der sogenannten 1%-Regelung und anhand
eines Fahrtenbuchs ermittelt werden soll. Keine oder eine falsche Regelung führt
spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung zu Beanstandungen.
Schnellinfo:
Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs, eines Elektrofahrzeugs oder eines
(Elektro-)Fahrrads an Arbeitnehmer ist ein oft sehr beliebter Zusatz zum normalen
Gehalt. Der hierbei entstehende sogenannte geldwerte Vorteil ist steuerpflichtig,
allerdings können sich Steuervorteile ergeben, beispielsweise auch durch eine
Gehaltsumwandlung.
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu werden die Grundsätze des sehr
wichtigen Steuer-IKS (auch steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystem oder
Tax-Compliance-System) beschrieben. Das Steuer-IKS ist Bestandteil der
Verfahrensdokumentation.
Schnellinfo:
Die Finanzverwaltung sieht es als Indiz für das Bemühen um ein korrektes Verhalten
an, wenn ein internes Kotrollsystem – eine andere von der Finanzverwaltung
verwendete Bezeichnung für ein Steuer-IKS – eingerichtet ist. Und wenn einem ein
Fehler unterläuft, erleichtert das Vorhandensein die Abwicklung der Berichtigung.
Auch Betriebsprüfungen laufen schneller und angenehmer ab, wenn die
Verfahrensdokumentation ein Steuer-IKS beinhaltet.
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird die Kultur – also wie das
jeweilige Unternehmen sein Steuer-IKS gestaltet hat – beschrieben.
Schnellinfo:
Die Ausgestaltung des Steuer-IKS und auch der Verfahrensdokumentation steht dem
Unternehmer unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften frei. Vorschläge für die
Gestaltung dieses auch als Kultur bezeichneten Rechts werden in diesem Kapitel
beschrieben.
In diese, Kapitel und den Erläuterungen dazu werden die Ziele des sehr wichtigen
Steuer-IKS (auch steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystem oder
Tax-Compliance-System) beschrieben. Die Beschreibungen sind in die
Verfahrensdokumentation zu übernehmen.
Schnellinfo:
Die Ziele eines wirkungsvollen Steuer-IKS sind vorrangig eine optimierte Steuerung
des Unternehmens und zusätzlich eine korrekte Gestaltung zur Vermeidung von
steuerlichen Problemen im Alltags-Geschäft und bei einer Kassen-Nachschau oder
Betriebsprüfung. Durch eine Verschlankung und Verbesserung der Prozesse kann man Tag
für Tag Zeit und Geld sparen. Hierdurch können die Kosten für die Erstellung einer
Verfahrensdokumentation mehr als ausgeglichen werden. Formulierungsvorschläge
hierfür und für die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird die Organisation des Steuer-IKS
(auch innerbetriebliches Kontrollsystem oder Tax-Compliance-System) beschrieben. Die
Beschreibungen sind in die Verfahrensdokumentation zu übernehmen.
Schnellinfo:
Die schriftliche Schilderung der Organisation des Steuer-IKS hat den großen Vorteil,
dass die bestehenden Prozesse wirklichkeitsnah offenbar werden. Ablauferschwernisse
oder Widersprüche können festgestellt und bereinigt werden. Das kann zu erheblichen
Einsparungen an Zeit und Geld führen Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge
für die Verfahrensdokumentation.
In diesem Kapitel werden die Maßnahmen zur Risikoverminderung beschrieben. Die
Erläuterungen dazu enthalten Vorschläge für eine Risiko-Analyse im Rahmen des
Steuer-IKS. Diese Vorschläge sind zur Übernahme in die Verfahrensdokumentation
geeignet.
Schnellinfo:
Gegen das latente Risiko, etwas zu übersehen, kann man durch aktives Feststellen und
Bewerten von Risiken vorbeugen. In den Erläuterungen zu diesem Kapitel wird eine
Risikoanalyse angeboten. Die Formulierungsvorschläge aus diesem Kapitel können in
die Verfahrensdokumentation übernommen werden.
Belegablage: Kapitel 85. UM150908 Steuer-IKS Programm
Produktinformationen:
In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird das Programm des Steuer-IKS aus
der Sicht der bestehenden und der geplanten Organisation und der Richtlinien und
fachlichen Anweisungen beschrieben. Die Formulierungsvorschläge dieses Kapitel
können in die Verfahrensdokumentation übernommen werden
Schnellinfo:
In einer Bestandsaufnahme der Ist-Situation der bestehenden Organisation sind und
eventuelle Risiken zu analysieren sowie der Veränderungsbedarf festzustellen. Das
ermöglicht, die notwendigen Maßnahmen zu ermitteln. Daraus ergeben sich die
fachlichen Anweisungen und Richtlinien für die im Unternehmen arbeitenden Menschen.
Die Kommunikation unter den im Unternehmen tätigen Personen und der
Unternehmensleitung ist eine wichtige Voraussetzung für ein nutzbringendes
Steuer-IKS. Nutzbringend im Sinn einer Steigerung der Ertragskraft des Unternehmens,
der positiven Beeinflussung des Betriebsklimas und eines stets steuersicheren
Verhaltens bei den Arbeitsabläufen.
Schnellinfo:
Ein gutes Betriebsklima steigert die Zufriedenheit der in einem Unternehmen tätigen
Menschen. Eine sorgfältige Bearbeitung des Steuer-IKS kann ein sehr guter Einstieg
in diesen interessanten Bereich der Unternehmensführung sein.
Formulierungsvorschläge in diesem Kapitel geben erste Anregungen, die auch in die
Verfahrensdokumentation übernommen werden können.