Sammeln Sie Unternehmensdaten in der Verfahrensdokumentation an einer Stelle, damit sie bei einer Betriebsprüfung sofort verfügbar sind. Noch wichtiger ist: Sie schaffen damit ein nützliches Arbeitsmittel zur Führung und Rationalisierung des Unternehmens. Aus der Konzentration auf einen Aufbewahrungsort ergeben sich eine hohe Sicherheit sowie deutliche Zeitersparnisse. Sie suchen nicht nach diesen Daten, weil Sie wissen, dass Sie sie hier finden. Alles, was Sie unter Verwendung unserer Kapitel erledigen, zielt zwar darauf ab, eine möglichst beanstandungsfreie Verfahrensdokumentation für die nächste Betriebsprüfung zu haben. Der Prüfer wird danach fragen. Und wenn kein Prüfer kommt – was sich jeder wünscht – war die Arbeit nicht umsonst. Die Bearbeitung der Verfahrensdokumentation führt dazu, dass Sie alle Prozesse Ihres Unternehmens durchleuchtet haben und aufgrund der damit verbundenen Optimierungen laufend ertragreicher arbeiten. Das Erstellen einer Verfahrensdokumentation zahlt sich also aus, auch wenn kein Betriebsprüfer kommt.

Finden statt suchen! Sammeln Sie in der Verfahrensdokumentation alle wichtigen Daten des Unternehmens an einer Stelle. Durch das schnelle Finden sparen Sie Zeit und Kosten. Und bei einer Betriebsprüfung stehen die benötigten Daten sofort zur Verfügung.

Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) fallen weniger Adressdaten an. Dieses Kapitel eignet sich daher für Unternehmen ohne Filialen oder Zweigniederlassungen. Spätere Ergänzungen und Erweiterungen sind unter Verwendung des Kapitels „Unternehmensdaten“ jederzeit möglich.

Teilweise sehr hohe Steuernachzahlungen ergeben sich bei Betriebsprüfungen kleinerer und mittlerer Unternehmen (KMU), weil sie keine Nachweise zu ihrer Buchführung vorlegen können. Diese Oberflächlichkeit kann sehr teuer werden. Das kann durch eine Verfahrensdokumentation vermieden werden, in der die Geschäftsabläufe vollständig und richtig beschrieben sind. Hierbei ist die Zusammenstellung der Unternehmensdaten ein sehr wichtiger erster Schritt.

Dieses Kapitel beschreibt, wie „Mitgeltende Unterlagen“ (Erläuterungen über die Zusammenarbeit z.B. mit Steuerberater(in), EDV-Betreuern, IT-Beratern) in die Verfahrensdokumentation einbezogen werden. Die Digitalisierung erstreckt sich zunehmend darauf, fertige Abläufe von externen Dienstleistern zu integrieren. Im Hinblick auf das beachtliche Steuerrisiko bei Fehlern in der automatischen Datenübertragung zwischen den IT-Programmen muss die Organisation und Kontrolle der Schnittstellen besonderes beachtet werden. Daher sind die Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbücher der IT-Anbieter als „Mitgeltende Unterlagen“ notwendige Bestandteile der Verfahrensdokumentation.

Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbücher von externen EDV-Dienstleistern sind mitgeltende Unterlagen. Der Anbieter eines IT-Programms muss die Abläufe seiner IT-Anwendungen beschreiben und darlegen, wie deren Ergebnisse genutzt werden können. Diese mitgeltenden Unterlagen sind wichtige Bestandteile der Verfahrensdokumentation. Betriebsprüfer haben hieran deshalb ein großes Interesse, weil hier viele Fehler möglich sind, die hohe steuerliche Auswirkungen haben können. Unternehmer vermeiden durch richtige Organisation und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation Fehler und damit Steuernachzahlungen. Eine Nichtbeachtung kann also erhebliche Folgen haben. Schließlich ist ein umfassender Überblick über alle von ihm verwendeten IT-Lösungen für jeden Unternehmer für die Datensicherheit und auch für die Kostenoptimierung von großer Bedeutung.

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nutzen externe Dienstleistungen, zum Beispiel von Steuerberatern oder durch die Anwendung von IT-Programmen. Das Zusammenwirken der unternehmenseigenen und der externen Arbeitsschritte wird in der Verfahrensdokumentation erläutert, wobei die Beschreibung der externen Dienstleister als „mitgeltende Unterlagen“ bezeichnet werden.

Die Funktionen von externen Programmen wie zum Beispiel Fakturierung, Buchführung, Online-Banking und die Schnittstellen zwischen den Programmen müssen in der Verfahrensdokumentation des Unternehmens beschrieben werden. Diese Beschreibungen müssen von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden, sie werden als „mitgeltende Unterlagen“ der Verfahrensdokumentation beigefügt. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten beschrieben. Betriebsprüfer haben hieran deshalb ein großes Interesse, weil hier viele Fehler möglich sind, die hohe steuerliche Auswirkungen haben können. Unternehmer vermeiden durch richtige Organisation und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation Fehler und damit Steuernachzahlungen.

Ehegatten, Lebenspartner oder andere Familienmitglieder erledigen kaufmännischen Arbeiten für das Unternehmen. Das wird steuerlich anerkannt, wenn eindeutige Vereinbarungen vorliegen und von diesen auch nicht abgewichen wird. Es muss darauf geachtet werden, dass die Texte zwischen dem Anstellungsvertrag und der Verfahrensdokumentation keine Widersprüche enthalten, auch wenn sie zu unterschiedlichen Zeitprunkten erstellt wurden. Dieses Kapitel gibt Anregungen, wie die Aufgaben und deren Zuständigkeiten beschrieben werden können.

Die Mitarbeit von Familienangehörigen ist oft unersetzlich. Angemessene Vergütungsregelungen können zu deutlichen Steuereinsparungen führen. Bei vielen Betriebsprüfungen stellt die Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung aus steuerlicher Sicht einen Schwerpunkt dar. Durch eine prüfungssichere Beschreibung der Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation und eine korrekte Durchführung der Anstellungsverträge mit nahen Angehörigen vermeidet man Stress bei der Betriebsprüfung und vor allem Steuernachzahlungen.

Dieses Kapitel hilft, ungenaue Tätigkeitsabgrenzungen zu vermeiden: Die Unternehmensleitung erledigt Managementaufgaben. Die laufenden Geschäftsprozesse werden von den Mitarbeitern abgewickelt. Durch eine sichere Aufgabenteilung wird die rechtzeitige, vollständige und richtige Erledigung der Prozesse

Die Beschreibung der Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation gibt Sicherheit bei der Vermeidung von Fehlern. Dadurch wird das Rechnungswesen betriebsprüfungssicherer. Und es werden aufwendige Fehlerbehebungen vermieden. Jeder Mitarbeiter muss seine Aufgaben kennen und erledigen. Dieses Kapitel hilft bei der Organisation. Ein sehr nützlicher Nebeneffekt stellt sich ein: Durch die korrekte Aufgabenzuordnung werden die Prozesse beschleunigt. Das kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Bei diesem Kapitel handelt es sich um einen Gestaltungsvorschlag für die Beschreibung der Zuständigkeiten der Mitarbeiter nach Rollen in der Verfahrensdokumentation. Unternehmen, die eine solche Regelung eingeführt haben oder einführen möchten, finden außerdem in den Erläuterungen zu diesem Kapitel grundlegende Hinweise. Unabhängig von der Vorsorge für eine Betriebsprüfung führt die Beschreibung dieser Abläufe sehr oft zur Feststellung von Verbesserungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten mit der Folge erheblicher Kosteneinsparungen.

Die richtige Gestaltung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten führen zur Vermeidung von Fehlern. Das gilt insbesondere bei plötzlicher Verhinderung zum Beispiel durch Krankheit. Dem Unternehmen werden dadurch Stress und Kosten erspart. Finanzamt verlangt, dass festgestellte Fehler berichtigt werden. Diese Korrekturen werden meistens dann als straffreie Fehler-Berichtigungen anerkannt, wenn eine Verfahrensdokumentation oder ein Steuer-IKS (Internes Kontrollsystem) eingerichtet wurde. Diese Kapitel unterstützt bei der richtigen Gestaltung der Zuständigkeitsregelungen.

Diese Kapitel umfasst Beispiele für eine Vielzahl von Tätigkeiten, deren Zuständigkeiten in der Verfahrensdokumentation geregelt werden. Besonders bei Handwerksbetrieben überschneiden sich die Tätigkeitsbereiche der kaufmännischen und der handwerklichen Mitarbeiter, insbesondere bei den Leistungsnachweisen (auch Regieberichte genannt) und der zeitnahen Abrechnungen. Dieses Kapitel entspricht vielen in der Praxis häufig vorkommenden Abläufen. Unabhängig von der Vorsorge für eine Betriebsprüfung führt die Beschreibung dieser Abläufe sehr oft zur Feststellung von Verbesserungs- und Vereinfachungsmöglichkeiten mit der Folge erheblicher Kosteneinsparungen.

Insbesondere in Handwerksbetrieben, aber auch in anderen Unternehmen, sind die aufeinander abgestimmten Abläufe aus dem Büro und der Werkstatt oder der Produktion eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen und ertragreichen Ablauf. Der Betriebsprüfer möchte prüfen, ob alles vollständig abgerechnet und versteuert wurde. Wenn Teilbereiche nicht oder nicht voll abgerechnet wurden, bedarf dies der besonderen Dokumentation, die im Falle von Rückfragen bei einer Betriebsprüfung sehr hilfreich, wenn nicht sogar unverzichtbar sind. Denn wenn ein Betriebsprüfer nach Jahren fragt, erinnert man sich oft nicht mehr an alle Einzelheiten. Die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation wird mit Hilfe dieses Kapitel erleichtert.

Die Beschreibung des Datenschutzes des Unternehmens kann mit Hilfe dieses Kapitel erfolgen. Wenn für das Unternehmen eine Beschreibung der Datenschutzregeln bereits vorhanden ist, sollte hierauf als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Eine doppelte Beschreibung im Bereich Datenschutz und in der Verfahrensdokumentation sollte - und das gilt für alle Redundanzen - wegen möglicher Widersprüche und wegen des doppelten Pflegeaufwands vermieden werden. Zur Vermeidung von existenzgefährdenden Nachteilen muss Datenschutz verantwortungsbewusst „gelebt“ werden.

Datenschutz muss beschrieben werden, damit nichts übersehen wird. Kleinste Fehler können zu erheblichen Nachteilen führen, insbesondere wenn bei Betriebsprüfungen verloren gegangene Unterlagen nicht vorgelegt werden können. Datenschutz und Datensicherheit gehören zusammen. Die tatsächliche Qualität des Datenschutzes zeigt sich bei Katastrophen wie zum Beispiel Brand, Hochwasser und ähnlichen, hoffentlich nie eintretenden Ereignissen.

Die Beschreibung der Datensicherheit des Unternehmens kann mit Hilfe dieses Kapitel erfolgen. Wenn für das Unternehmen bereits Regelungen zur Datensicherheit vorhanden ist, sollte hierauf als „mitgeltende Unterlage“ verwiesen werden. Eine doppelte Beschreibung im Bereich Datensicherheit und in der Verfahrensdokumentation sollte - und das gilt für alle Redundanzen - wegen möglicher Widersprüche und wegen des doppelten Pflegeaufwands vermieden werden. Zur Vermeidung von existenzgefährdenden Nachteilen muss Datensicherheit verantwortungsbewusst „gelebt“ werden.

Datensicherheit bedeutet, dass die Daten verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Erleichterungen gibt es weder in der Theorie noch in der Praxis: Ein Schaden, der wegen unzureichender Datensicherheit eintritt, macht kurzfristige Vorteile bedeutungslos. Datensicherheit und Datenschutz gehören zusammen.

Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren? Dieses Kapitel gibt Auskunft und schafft Rechtsicherheit. Die Aufbewahrungspflichten bestehen für Papierdokumente und elektronische Dateien in gleicher Weise. Im Fall einer Betriebsprüfung wird der Ablauf erleichtert, wenn der Prüfer die Dokumente findet, die ihm vorgelegt werden müssen. Bei der Bearbeitung der Verfahrensdokumentation erkennt man viele Verbesserungsmöglichkeiten für die künftige Organisation der Belegaufbewahrung. Das dient in erster Linie der Erleichterung der täglichen Arbeit.

Was muss aufbewahrt werden und wie lange? Wann darf man Dokumente vernichten oder Dateien löschen? Der Betriebsprüfer kann die Vorlage von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist, verlangen. Eine langfristige Organisation des Archivs dient aber vor allem dem Unternehmen, ältere Dokumente rasch zu finden, wenn sie nach Jahren gebraucht werden. Die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation dient als wertvolle Hilfe.

Dieses Kapitel betrifft die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels- und Geschäftsbriefen in Papierform. Diese sind zugegangen insbesondere als Briefpost, Fernschreiben oder Telegramme (letzteres immer seltener). Nachrichten per Computer-Fax gelten nicht als Papierdokumente. In der Verfahrensdokumentation werden die Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan ergeben sich die organisatorischen Unterteilungen.

Finden statt Suchen. Handels- und Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelege in Papierform werden nach den Regeln eines Aktenplans abgeheftet und müssen während der Aufbewahrungsfristen jederzeit verfügbar sein. Das ist bei jeder Betriebsprüfung unverzichtbar. Unabhängig davon ist es für das Tagesgeschäft des Unternehmers von hohem Nutzen, auch ältere Dokumente rasch zu finden, wenn man sie braucht. Eine bestehende und bewährte Ablageorganisation kann in die Verfahrensdokumentation übernommen werden.

Die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen, Handels- und Geschäftsbriefen in elektronischer Form wird in diesem Kapitel beschrieben. Diese Dokumente sind insbesondere mittels E-Mail oder Download elektronisch zugegangen oder sie wurden durch ersetzendes Scannen erstellt. In der Verfahrensdokumentation werden die Ablageorganisation und die Ablageorte beschrieben. Aus dem jeweiligen Aktenplan ergeben sich die organisatorischen Unterteilungen.

In diesem Kapitel wird die Archivierung von elektronischen Dateien und deren Sichtbarmachung innerhalb der Aufbewahrungsfristen beschrieben. Betriebsprüfer können den Zugriff auf die Dateien in Form eines Lesezugriffs oder in Form von bestimmten Auswertungen verlangen. Unabhängig von den Anforderungen der Finanzverwaltung stellt das schnelle Finden auch älterer Dateien einen deutlichen Nutzen für das Alltagsgeschäft dar.

Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wer darf Konten anlegen, verändern, löschen? Diese unverzichtbaren Grundangaben für die Finanzbuchführung eines jeden Unternehmens werden in diesem Kapitel dargestellt. Die Beschreibung des verwendeten Kontenrahmens ist nach den GoB (Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung) notwendig. Welches Finanzbuchführungsprogramm wird verwendet und wie ist es organisiert, insbesondere in den Bereichen Vorsteuer und Umsatzsteuer? Antworten auf die Fragen findet der Unternehmer in der Verfahrensdokumentation zur Steuerung seines Unternehmens. Und der Betriebsprüfer nutzt diese Angaben, um sich von der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überzeugen.

Im Kontenrahmen wird bestimmt, auf welchen Sachkonten die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens gebucht werden. Verbuchung auf den richtigen Konten ist Grundlage für die richtige Gewinnermittlung. Schnelle und richtige Auskünfte über die Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten erhält man durch Abfragen von den Personenkonten (Debitoren und Kreditoren). Die Organisation des Kontenrahmens und der Finanzbuchführung und deren Beschreibung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel besprochen.

Vorsorge mit dem Ziel, die Tätigkeit des Unternehmens auch nach einem großen Schadensereignis rasch wieder aufzunehmen, sind für jedes Unternehmen unverzichtbar. Sie lässt auch kleinere Störungen leichter überstehen. Solide Vorsorge gegen die Folgen des größten anzunehmenden Unfalls (GAU) hilft bei der Schadensbegrenzung und gegebenenfalls sogar bei der Schadensvermeidung. Die in diesem Kapitel beschriebenen Beispiele von sinnvollen Vorsorgemaßnahmen müssen an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden. Außerdem sind vollständige Inventarverzeichnisse eine gute Voraussetzung für rasche und optimale Schadensregulierung in Versicherungsfällen.

Ein Notfallplan dient der Beschreibung möglicher Beeinträchtigungen und deren Folgen. Das können Datenpannen, Virenbefall, Bearbeitungsfehler aber auch Fremdeinwirkungen wie Feuer, Wasserschäden, Sturmschäden, Diebstahl, Einbruch und dergleichen sein. Aber auch für Fälle plötzlicher Verhinderung von Menschen, zum Beispiel durch Krankheit oder Unfall, muss Vorsorge getroffen werden. In einem Notfallplan werden die möglichen Risiken beschrieben und Überlegungen zu deren Vermeidung oder der Verminderung der Folgen dargestellt. Ein Notfallplan schützt das Unternehmen. Er soll auch Bestandteil einer Verfahrensdokumentation und eines Steuer-IKS sein.

Wenn dem Unternehmer etwas zustößt, kann das Unternehmen und dadurch die Versorgung der Familie gefährdet sein. Daher wird mit diesem Kapitel ein Notfallplan für den Unternehmer vorgestellt und empfohlen. Anhand zahlreicher Beispiele aus einer langjährigen Berufspraxis erkennt man, dass oft ganz einfache und nicht sehr kostenintensive Maßnahmen einen relativ hohen Schutz bringen. Es ist durchaus spannend, die Überlegungen von der Geburt eines Kindes bis zum Testament zu verfolgen. Dass das Unternehmen durch diese Überlegungen betriebsprüfungssicherer wird, ist nicht das Hauptziel dieses Kapitels, aber ein durchaus angenehmer Nebeneffekt.

Dieses Kapitel wird nicht für die Verfahrensdokumentation des Finanzamts benötigt. Sie entspricht der Zielsetzung, dem Unternehmer in erster Linie nützliche Werkzeuge für seine Unternehmensführung und die Sicherheit seines Unternehmens anzubieten, die zugleich als Verfahrensdokumentation für das Finanzamt dienen. Wer nur für das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation erstellen möchte, braucht dieses Kapitel nicht. Das Wohlergeben von Menschen kann in Gefahr geraten, wenn ein Unternehmer einen Notfall erleidet oder plötzlich verhindert ist. Vorrangig ist daher der Schutz der von dem Unternehmer versorgten Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Anwenderdokumentation, technischen Systemdokumentation, Betriebsdokumentation und individuellen Systemeinstellungen müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden (GoBD Rz. 153). IT-erfahrene Betriebsprüfer interessieren sich im Rahmen ihrer Prüfung sehr für diese Dokumente. Unternehmer können aus den Beschreibungen in der Verfahrensdokumentation und der damit verbundenen Abwägung der vorhandenen Möglichkeiten und der richtigen Zusammenstellung hohen Nutzen ziehen. Sie sind maßgebliche Bausteine des elektronischen Gesamtkonzepts des Unternehmens. Sämtliche Informationen müssen von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden (zum Beispiel DATEV Systemblätter)

Die IT-Infrastruktur muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dieses Kapitel beantwortet Fragen zu der verwendeten Hardware einschließlich der Betriebssysteme, zu den Zugangs- und Zutrittsrechten sowie der Datensicherheit und des Datenschutzes.

Dieses Kapitel umfasst Vorschläge zur Beschreibung der verwendeten Software-Programme im Unternehmen und zu den Schnittstellen, über die Daten zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Ein Betriebsprüfer untersucht, ob bei der Übertragung Daten verloren gehen können oder gegangen sind. Für den Unternehmer bietet dieses Kapitel hohe Vorteile aufgrund der zutreffenden Beschreibung der Prozesse und deren Optimierung.

Die Sicherheit der Daten muss gewährleistet sein, auch wenn diese über Schnittstellen automatisiert zwischen den Programmen ausgetauscht werden. In der Verfahrensdokumentation muss beschrieben werden, wie die einzelnen Software-Programme ablaufen. Dazu ist eine Darstellung aller eingesetzten Haupt-, Vor- und Nebensystem notwendig. Dieses Kapitel dient der zutreffenden Beschreibung dieser Prozesse und ihrer Optimierung. Sie sind maßgebliche Bausteine des elektronischen Gesamtkonzepts des Unternehmens. Die Darstellung erfolgt anhand der von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellten Informationen.

Zusammenstellung der verwendeten Haupt-, Vor- und Nebensysteme und Übersicht über die Erzeugung und Bearbeitung der Daten sowie deren Weiterleitung über Schnittstellen. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie in den genutzten IT-Programmen Daten erzeugt und bearbeitet werden und die Ergebnisse an andere IT-Programme über sogenannte Schnittstellen weitergegeben und dort bearbeitet werden, bis sie endlich im Jahresabschluss und der Steuererklärung des Unternehmens zum Finanzamt gehen. Diese Prozesse müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Die einzelnen Informationen müssen von den externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden.

Beispiele für Haupt-, Vor- und Nebensysteme: Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System. In der Verfahrensdokumentation muss beschrieben werden, welche Haupt-, Vor- und Nebensysteme eingesetzt werden und wie die Abläufe dieser Programme eingerichtet sind. Erläuterungen hierzu findet man in diesem Kapitel.

EDV-Betreuer, Programmanbieter, Systemanbieter, Rechenzentren, auch Steuerberater und weitere externe Dienstleister steuern ihre Informationen zur Verfahrensdokumentation durch ihre Bedienungsanleitungen, Programmbeschreibungen und Programmierbeschreibungen bei. Hierbei handelt es sich um sogenannte mitgeltende Unterlagen. In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Angaben von jedem externen Anbieter benötigt und wie diese Unterlagen in die Verfahrensdokumentation des Anwenders eingebunden werden.

Jeder externe Systemanbieter muss dem Anwender eine Beschreibung seines Systems und seiner Dienstleistung, gegliedert in Allgemeine Bereiche, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation zur Verfügung stellen. Diese Unterlagen werden Gegenstand der Verfahrensdokumentation (mitgeltende Unterlagen). Bei einer Betriebsprüfung können sich aus diesen Unterlagen deutliche Beschleunigungen ergeben.

In diesem Kapitel werden Vorschläge zur Beschreibung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) angeboten. Hierbei ist es von Bedeutung, dass die Dokumente während der Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit unverändert angezeigt, ausgedruckt oder in anderer Form verfügbar gemacht werden können.

Dokumentenverwaltungen und Archive in Papierform werden zunehmend durch elektronische Archiv- Systeme abgelöst. Zum einen werden statt Papier elektronische Daten übermittelt, zum anderen wandelt der Empfänger erhaltenes Papier in elektronische Daten um. Dies kann durch Scannen oder bildliche Erfassung mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones oder Multifunktionsgeräte) erfolgen. Dateien und Dokumente müssen in ihrer Ursprungsform unverändert aufbewahrt und vorgelegt werden. Papierbelege dürfen unter bestimmten Umständen vernichtet werden, beispielsweise nach dem "ersetzenden Scannen".

Ein handschriftlich geführtes Posteingangsbuch in Papierform dient der Kontrolle über den Zugang und das Eingangs-Datum von Handels- und Geschäftsbriefen, insbesondere Eingangsrechnungen und schützt vor deren Verlust. Eine Unterart des Posteingangsbuchs ist das Fristenkontrollbuch, das von Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien geführt werden muss. Die Dokumente müssen jederzeit vorgelegt werden können. Dieses Kapitel bietet Hinweise zur Beschreibung der Organisation und Gestaltung des Posteingangs in der Verfahrensdokumentation.

Hat man ein Dokument überhaupt erhalten und wenn ja, wann? Ein Posteingangsbuch ist noch kein Beweis, aber in einem Streitfall sehr nützlich. Betriebsprüfer verfügen über sogenannte Kontrollmitteilungen, die auf den Daten anderer Unternehmen beruhen. Mit einem korrekt geführten Posteingangsbuch lässt sich die Frage, ob und wann man eine Rechnung von einem anderen Unternehmen erhalten hat, klären. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für das Führen eines Posteingangsbuchs in Papierform.

Ein elektronisch geführtes Posteingangsbuch dient der Kontrolle über den Zugang und das Eingangs-Datum von Dokumenten. Es hat in der Regel gegenüber dem Posteingangsbuch in Papierform den großen Vorteil, dass zahlreiche Auswertungs- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten gegeben sind. Eine Unterart des Posteingangsbuchs ist das Fristenkontrollbuch, das von Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien geführt werden muss. Die Dokumente und die Aufzeichnung über die Erfassung müssen jederzeit lesbar gemacht werden können.

Ein elektronisch geführtes Posteingangsbuch dient der Erfassung von eingegangenen Handels- und Geschäftsbriefen, insbesondere Eingangsrechnungen. Die Daten der Eingangspost in Papierform werden eingegeben, bei elektronischem Posteingang können die Daten in der Regel übernommen werden. Das Posteingangsbuch schützt vor Verlust der Dokumente und dient dem Nachweis über deren Zugang. Erfasst werden Posteingänge in Papier und in elektronischer Form. Das elektronische Posteingangsbuch bietet neben den schon erwähnten vielen Auswertungsmöglichkeiten deutliche Erleichterungen bei der Erfassung an. In diesem Kapitel werden viele Arbeitsschritte beschrieben, die bei der Erfassung vorkommen.

In diesem Kapitel werden die allgemeinen Grundsätze zur Kassenführung für Unternehmen beschrieben, bei denen Bargeld-Einnahmen vorkommen. Bei der Beschäftigung von Fremdpersonal an den Kassen dient das zur Vermeidung von Unregelmäßigkeiten, bei der Kassenführung durch den Unternehmer oder nahe Angehörige als Nachweis, dass alle Einnahmen erfasst wurden. Die Beschreibung muss immer ein Abbild des tatsächlichen Ablaufs sein. Die Kasse muss täglich geführt werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung). Neben dieser allgemeinen Beschreibung werden zur Erstellung der Verfahrensdokumentation Kapiteln für die häufig anzutreffenden Organisationsformen angeboten, aus denen die zutreffende ausgewählt und gegebenenfalls bedarfsgerecht ergänzt werden kann.

Die meisten Steuernachzahlungen entstehen wegen unordentlicher Kassenführung. Das ist auch der Grund, warum das Finanzamt Einnahmen oft höher schätzt, als sie tatsächlich waren. Es sind immer die Zweifel über die Höhe der tatsächlichen Einnahmen, die zu den oft weit überhöhten Sicherheitszuschlägen führen. Die einzige wirksame Abwehrmaßnahme ist eine ordnungsgemäße Kassenführung. Hilfestellung geben die Beschreibungen in diesem Kapitel.

In diesem Kapitel werden Formulierungshilfen für die Verfahrensdokumentation für ein handschriftlich geführtes Kassenbuch beschrieben, insbesondere zur Darstellung der gesetzlich vorgeschriebenen täglichen Führung der Kasse und der Behandlung der täglichen Abstimmung der Kasse einschließlich Bereinigung von Kassendifferenzen. Betriebsprüfungen interessieren sich für diese Details.

Bei Verwendung eines handschriftlich geführten Durchschreibe-Kassenbuchs bietet dieses Kapitel Formulierungshilfen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die zugleich als Bedienungsanleitung für die Kassenführung verwendet werden können. Mit einer beweissicheren Kassenführung können Steuernachzahlungen, die oft weit überzogen sind, vermieden werden.

Dieses Kapitel umfasst Beschreibungen für die Verfahrensdokumentation zum Bereich Kontierung der Kassenbewegungen. Als Kontieren bezeichnet man die Bestimmung des Kontos, auf dem die jeweilige Einnahme oder Ausgabe in der Finanzbuchführung gebucht werden muss. Die Bearbeitung der Buchungen erfolgt im Unternehmen durch die Mitarbeiter der Buchhaltung oder außerhalb Unternehmens durch den/die Steuerberater(in).

Jeder Betrag einer Einnahme oder Ausgabe muss in der Finanzbuchführung auf einem bestimmten, dafür vorgesehenen Konto gebucht werden. Der Ablauf dieser Tätigkeit wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Dieses Kapitel enthält entsprechende Formulierungshilfen.

Das IT-Programm des elektronischen Kassenbuchs muss unveränderbar sein. Die Daten von Kassenbelegen in Papierform werden eingegeben, elektronische Daten – auch als QR-Dateien – können oft übernommen werden. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation, die an die im Unternehmen bestehenden tatsächlichen Abläufe angepasst werden müssen. Die Datei des elektronischen Kassenbuchs und die Original-Kassenbelege werden an die Steuerkanzlei zur weiteren Bearbeitung übergeben.

Das elektronische Kassenbuch wird im Unternehmen geführt. Die Kassenbelege werden in Papierform oder in elektronischer Form im Unternehmen verwaltet und zu den vereinbarten Terminen an die Steuerkanzlei weitergegeben. Dort werden die Kontierung und Verbuchung der Kassenbewegungen erledigt. Dieses Kapitel umfasst Formulierungshilfen für diese Sachverhalte.

Das IT-Programm des elektronischen Kassenbuchs muss unveränderbar sein. Die Daten von Kassenbelegen in Papierform werden eingegeben, elektronische Daten – auch als QR-Dateien – können oft übernommen werden. Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation, die an die im Unternehmen bestehenden tatsächlichen Abläufe angepasst werden müssen. In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Kontierung durch das Unternehmen erfolgt. Wenn in der Folge die Steuerkanzlei die Finanzbuchführung erledigt, werden die fertigen Daten des elektronischen Kassenbuchs an die Steuerkanzlei zur Übernahme in die Finanzbuchführung übergeben.

Das elektronische Kassenbuch wird im Unternehmen geführt, das auch die einzelnen Buchungen kontiert. Die fertigen Daten werden in die Finanzbuchführung übernommen. Wenn eine Nachkontrolle der Kassenbuchungen durch die Steuerkanzlei stattfindet, muss dies in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Das Formular „Kassenbericht“ dient zur Ermittlung der Bareinnahmen bei der „Offenen Ladenkasse“, der „Vertrauenskasse“ und der „Automatenkasse“. Am Ende eines jeden Geschäftstags muss eine Kassenbericht erstellt werden. Bei Vertrauenskasse und Automatenkasse ist der Kassenbericht bei jeder Leerung zu erstellen. Dieses Kapitel erläutert, wie in der Verfahrensdokumentation die Führung eines Kassenberichts beschrieben werden sollte.

Wenn die Ermittlung der Tageseinnahmen mit Hilfe eines Kassenberichts erfolgt, sollten die Abläufe in der Verfahrensdokumentation genau beschrieben werden. Die Beteiligten müssen sich an die Vorgaben halten. In diesem Kapitel findet man entsprechende Formulierungsvorschläge.

Aus der Verfahrensdokumentation sollte sich ergeben, dass durch den täglichen „Kassensturz“ am Ende eines Geschäftstages der tatsächliche Kassenbestand mit Hilfe eines Zählprotokolls ermittelt und mit dem rechnerischen Kassenbestand laut Kassenbuch abgestimmt wurde. Bei der Kassenführung mit einem Kassenbericht muss der ermittelte Kassenbestand in den Kassenbericht eingetragen werden. Differenzen müssen täglich geklärt werden. Das tägliche Zählprotokoll dient als Nachweis für die korrekte tägliche Kassenführung; es sollte zusammen mit den Belegen aufbewahrt werden.

Wenn bei Betriebsprüfungen die Richtigkeit der Kassenführung angezweifelt wird, hilft die Vorlage der täglichen Zählprotokolle zum Nachweis, dass die Kasse am Ende eines jeden Geschäftstages abgestimmt wurde.

Das Zählprotokoll erleichtert den täglichen Kassenabschluss. Das fertige Zählprotokoll wird ausgedruckt, mit Datum und Unterschrift versehen und bei den Kassenbelegen abgeheftet. Bei einer Aufbewahrung als elektronische Datei muss auf Revisionssicherheit geachtet werden. In diesem Kapitel werden Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation angeboten.

Ein Zählprotokoll lässt sich mit einer elektronischen Vorlage schnell erstellen. Sie wird hier im Format Excel angeboten. Die Handhabung einschließlich der revisionssicheren Aufbewahrung wird in diesem Kapitel beschrieben.

Dieses Kapitel beschreibt die inzwischen zulässige Erfassung und weitere Behandlung von baren und unbaren Einnahmen (z.B. EC-Kartenumsätze) in einem Kassensystem oder Kassenbuch und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation.

Erst bei der Bezahlung entscheidet der Kunde, ob er mit Bargeld oder EC-Karte oder in anderer Form unbar bezahlt. Die Finanzverwaltung hat erläutert, welche Regelungen steuerlich anerkannt werden. Die gemeinsame Erfassung im Kassenbuch und die weitere Behandlung der baren und unbaren Einnahmen und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel beschrieben.

In diesem Kapitel werden die steuerliche Behandlung beim Verkauf und der Einlösung von Gutscheinen in der Gastronomie und im Einzelhandel sowie die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei der Behandlung der Umsatzsteuer wird unterschieden zwischen sogenannten Einzweckgutscheinen und Mehrzweckgutscheinen. Die Beschreibung umfasst auch die Ausgabe von kostenlosen Einkaufsgutscheinen des Unternehmens zu eigenen Werbezwecken.

Verkäufe von Gutscheinen sind in der Gastronomie und im Einzelhandel wesentliche Umsatzbestandteile. Durch die richtige Behandlung und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation wird Ärger bei der Betriebsprüfung vermieden. Bei Einlösung von Einkaufsgutscheinen des eigenen Unternehmens entsteht eine Erlösminderung. In diesem Kapitel wird die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation dargestellt.

Wie behandelt man Flaschenpfand und andere Pfandgelder in der Kassenabrechnung? Die verschiedenen steuerlich zulässigen Möglichkeiten werden für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Einnahmen und Ausgaben für Flaschenpfand sind Umsatzbestandteile. Es kommt auf die steuerlich richtige Behandlung und Darstellung in der Verfahrensdokumentation an, damit auch ein Betriebsprüfer nichts auszusetzen hat.

Man muss keine Kasse führen, wenn man niemals betriebliche Bareinnahmen hat, sondern nur von Fall zu Fall kleinere Ausgaben. In diesem Kapitel wird eine Lösung vorgeschlagen und für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Es gibt keine Betriebseinnahmen in bar. Alles wird über die Bank erledigt – und trotzdem wird eine Kasse geführt für die kleinen Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee, Milch und dergleichen (Kaffeekasse). Wie man diese unnötige Arbeit vermeiden und das in der Verfahrensdokumentation beschreiben kann, erläutert dieses Kapitel.

Es gibt keine Betriebseinnahmen in bar. Alles wird über die Bank erledigt. Kleinere Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee, Milch und dergleichen legt der Unternehmer aus und bekommt sie vom Bankkonto erstattet. Wie man das in der Verfahrensdokumentation beschreiben kann, erläutert dieses Kapitel.

Kein Kunde zahlt in bar. Daher gibt es keine Betriebseinnahmen, die in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden müssen. Kleinere Ausgaben wie Porto, Trinkgelder, Bürokaffee, Milch und dergleichen legt der Unternehmer aus und bekommt sie vom Bankkonto des Unternehmens erstattet. Alternativ wird die Möglichkeit der Buchung der kleinen Ausgaben als Privateinlage beschrieben.

Die Blumen oder das Gemüse werden am Acker zur Selbstbedienung angeboten. Die Einnahmen hieraus sind für den Anbieter steuerpflichtig. Die steuerliche Handhabung und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel beschrieben.

Selbstbedienung am Acker. Blumen oder Gemüse werden geschnitten. Das auf einer Tafel vermerkte Entgelt wird in eine Kiste (die Vertrauenskasse) eingelegt. Der Unternehmer entnimmt in unregelmäßigen Abständen das hinterlegte Geld aus der Kiste. Die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel erläutert.

Zigaretten oder andere Artikel aus dem Automaten entnehmen und bezahlen. Die richtige steuerliche Behandlung dieser „Kasse“ und die entsprechende Beschreibung in der Verfahrensdokumentation wird in diesem Kapitel erläutert.

Automatenaufsteller entnehmen in unregelmäßigen Abständen das Bargeld aus ihren Automaten, das sie versteuern müssen. In diesem Kapitel wird erläutert, wie die Abläufe in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Die „kleine Kasse“ wird geführt, wenn wenig Barumsatz vorliegt. Dieses Kapitel findet man Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation, die zugleich eine Anleitung für eine ordnungsgemäße Kassenführung sind.

Die kleine Kasse wird meist nebenbei geführt, da Kassenbewegungen selten vorkommen. Dennoch sollte man das Kassenbuch laufend führen und am Ende eines jeden Geschäftstags, an dem Kassenbewegungen vorgekommen sind, einen Kassenabschluss erstellen. Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation und zugleich Anleitungen für eine betriebsprüfungssichere Gestaltung ergeben sich aus diesem Kapitel.

In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Nutzung und Bedienung von Registrierkassen in Systembeschreibungen, Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbüchern der Kassenlieferanten dargestellt wird und dass diese als sogenannte mitgeltende Unterlagen in die Verfahrensdokumentation einzubeziehen sind. Außerdem sind Angaben über die elektronische zertifizierte Sicherheitseinrichtung und die Anmeldung des Kassensystems beim Finanzamt zu machen.

Die Beschreibung eines Kassensystems in der Verfahrensdokumentation erfolgt unter Verwendung der Systembeschreibungen des Herstellers. Der Anwender ergänzt diese durch Angaben über seine individuelle Nutzung. Dieses Kapitel beinhaltet hierzu Formulierungsvorschläge sowie zum zertifizierten elektronischen Sicherheitssystem und zur Anmeldung des genutzten Kassensystems beim Finanzamt.

In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Nutzung und Bedienung von Gastronomiekassen in Systembeschreibungen, Programmbeschreibungen, Programmierbeschreibungen und Bedienerhandbüchern der Kassenlieferanten dargestellt wird und dass diese als sogenannte mitgeltende Unterlagen in die Verfahrensdokumentation einzubeziehen sind. Außerdem sind Angaben über die elektronische zertifizierte Sicherheitseinrichtung und die Anmeldung des Kassensystems beim Finanzamt zu machen.

Das genutzte Kassensystem muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Die jeweilige Darstellung basiert auf den Programmbeschreibungen und Bedienerhandbüchern der Hersteller und den individuellen Ablaufbeschreibungen des jeweiligen Anwenders. Betriebsprüfungen nutzen diese Angaben in der Verfahrensdokumentation und richten ihre Prüfung danach aus. Aus den Beschreibungen in der Verfahrensdokumentation ergeben sich für den Unternehmer immer große betriebswirtschafte Vorteile: Eine gute Organisation ermöglicht eine sichere Personalführung, eine raschere Betreuung der Gäste, eine höhere Rotation und im Endeffekt deutliche Ertragssteigerungen.

Beschrieben wird die Darstellung einer „offenen Ladenkasse“ in der Verfahrensdokumentation. Eine offene Ladenkasse ist nur dann zulässig, wenn keine elektronische Kasse genutzt wird und der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erfolgt. Die Einnahmen werden mit einem sogenannten Kassenbericht ermittelt.

Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Ausnahmeregelung ist auch auf Dienstleistungen übertragbar. Bei Betriebsprüfungen ergeben sich bei dieser Kassenführung sehr oft deshalb Steuernachzahlungen, weil die bestehenden Formvorschriften nicht beachtet werden. Auch geringe Unachtsamkeiten können zu Zweifeln führen. In diesem Kapitel befinden sich Formulierungsvorschläge für die Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.

Eine Sammelkasse wird dann eingerichtet, wenn ein Unternehmen Bargeld an mehreren Stellen verwaltet, zum Beispiel in einem Ladengeschäft und in einem Büro. Oder es bestehen mehrere Filialen mit Kassen, aus denen die Geldbeträge an eine Sammelkasse im Büro übertragen werden. Formulierungsvorschläge für die Beschreibung einer Sammelkasse ergeben sich aus diesem Kapitel.

Die Sammelkasse befindet sich im Büro. Dorthin werden Gelder von der oder den Ladenkassen oder anderen betrieblichen Kassen, zum Beispiel von Filialen, übernommen. Aus den Geldbeständen der Sammelkasse werden beispielsweise Rechnungen bezahlt, Privatentnahmen und Bankeinzahlungen vorgenommen. In diesem Kapitel werden Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation angeboten.

Nachfolgend wird die Verwaltung der Bankbelege während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer beschrieben. Die Bankauszüge müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer vollständig vorhanden sein und bei einer Prüfung durch das Finanzamt vorgelegt werden können. Das gilt für Bankauszüge in Papierform und elektronische Dateien, wenn die Bankdaten elektronisch übermittelt wurden.

Banken verfügen bei Buchungen auf den Konten ihrer Kunden über deren Vermögen. Gemessen an der Vielzahl der Bewegungen kommen dabei sehr selten Fehler vor. Deren Berichtigung ist meist nur innerhalb kurzer Fristen möglich, so dass eine zeitnahe Überprüfung aller Bankbuchungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit notwendig ist.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Papierbankauszüge für die Buchführung vorzubereiten und zu buchen sind. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge zur Darstellung in der Verfahrensdokumentation

Bankauszüge in Papier müssen sorgfältig aufbewahrt und für die Weiterleitung an die Buchführung oder Steuerberater(in) vorbereitet werden. Die einzelnen Schritte müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge hierzu.

In diesem Kapitel wird dargestellt, was bei der Verwendung eines Electronic-Banking-Programms zu beachten und in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben ist.

Electronic-Banking-Programme werden von den Banken angeboten. Sie haben Schnittstellen zu den meisten Finanzbuchführungsprogrammen. Die Einrichtung von Zugangsrechten für Steuerberater(in) erleichtert die Bearbeitung. Insbesondere durch die damit mögliche tagfertige Erstellung wird die Buchführung zu einem hervorragenden Werkzeug zur Unternehmensführung und Rationalisierung. Allein hierdurch können die Kosten für die Erstellung der Verfahrensdokumentation mehrfach ausgeglichen werden.

Dieses Kapitel befasst sich mit der Darstellung von Geldübertragungen zwischen betrieblichen Geldkonten. In diesem Kapitel und den dazu gehörenden Erläuterungen wird beschrieben, wie Fehler vermieden werden können. Außerdem werden Musterformulierungen und Eigenbelege für Bankabhebungen und Bankeinzahlungen angeboten. Das gilt auch für die Überweisungen von einem betrieblichen Bankkonto auf ein anderes betriebliches Bankkonto.

Geldübertragungen zwischen betrieblichen Geldkonten kommen insbesondere vor bei Bankabhebungen und Bankeinzahlungen, bei Überweisungen zwischen zwei betrieblichen Banken und bei Geldübertragungen zwischen betrieblichen Kassen. Es muss darauf auf die Übereinstimmung der Beträge geachtet werden. Wie Fehler aufgeklärt und noch besser vermieden werden und wie die Vorgänge in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden können, wird erläutert.

In diesem Kapitel werden die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen der Umsatzsteuer bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Kleinunternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn (siehe § 19 UStG) müssen diese Vorschriften nicht beachten.

Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen in handschriftlicher oder in Papierform sowie mit Hilfe eines Fakturierprogramms sind die umsatzsteuerlichen Vorschriften zu beachten. Diese werden in diesem Kapitel beschrieben. Außerdem werden Vorschläge für die Erstellung der Verfahrensdokumentation gemacht.

Die Erstellung von Ausgangsrechnungen in Papierform kann handschriftlich oder unter Verwendung eines Text- oder Tabellenkalkulationsprogramms erfolgen. Die Abläufe der Rechnungserstellung müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. In diesem Kapitel findet man Formulierungsvorschläge – auch für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis.

Bei der Erstellung von Rechnungen ist das Wichtigste, dass nichts übersehen wird. Wenn die Rechnung das Haus verlassen hat, kann man Vergessenes meist nicht mehr in Rechnung stellen. Das Finanzamt achtet bei Betriebsprüfungen auch hierauf. Außerdem prüft es nach, ob insbesondere die umsatzsteuerlichen Formerfordernisse beachtet wurden. Für Rechnungen, die mit einem Text- oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellt werden, sind ganz bestimmte Regelungen zu beachten. Die Einzelheiten und wie diese in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben sind, ergeben sich aus diesem Kapitel.

Die Rechnungserstellung mit einem Fakturierprogramm macht es erforderlich, dass in der Verfahrensdokumentation genaue Angaben über das Programm gemacht werden, die sich aus der Programmbeschreibung, der Bedienungsanleitung und der Programmierbeschreibung ergeben. Außerdem sind die Einzelheiten der Programmbedienung und der Schnittstelle zur Übergabe der Daten an das Finanzbuchführungsprogramm zu beschreiben. Formulierungsvorschläge findet man in diesem Kapitel.

Durch die Verwendung einer Fakturierprogramms ändern sich die Abläufe der Rechnungserstellung gegenüber der Papierbearbeitung deutlich. Bei der Einführung müssen die Abläufe in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Im Fall der Umstellung von Papier auf Elektronik muss eine neue Version der Verfahrensdokumentation erstellt werden, wobei beide aufbewahrt werden müssen. Formulierungsvorschläge findet man in diesem Kapitel.

In diesem Kapitel wird die Verbuchung von Ausgangsrechnungen und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei der Beschreibung der Bearbeitungsprozesse ist zu unterscheiden, ob diese durch das Unternehmen oder durch Steuerberater(in) erledigt werden.

Von jeder Papierrechnung muss eine Kopie oder Durchschrift erstellt werden. Diese sind jeweils Belege für die Buchführung. Ohne diese Belege kann der Rechnungsbetrag nicht gebucht werden. Wenn die Buchführung durch Steuerberater(in) erledigt wird, werden diese Rechnungsbelege mindestens einmal monatlich dorthin gegeben. Wenn die Buchführung im Haus des Unternehmens bearbeitet wird, kann die Verbuchung in kürzeren Abständen erfolgen. Die Abläufe sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge.

In diesem Kapitel wird die teilelektronische Übernahme und ergänzende Bearbeitung der Rechnungswerte, zum Beispiel aus einem Fakturierprogramm in das Buchführungsprogramm und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation, beschrieben. Auch beschrieben wird die Funktion der Schnittstelle zur Übernahme der Daten und dass diese Beschreibungen der IT-Programme mitgeltende Unterlagen für die Verfahrensdokumentation sind.

Von elektronisch – zum Beispiel mit einem Fakturierprogramm – erstellten Rechnungen werden grundsätzlich keine Kopien in Form von Papierausdrucken erzeugt. Das Medium für die weitere Bearbeitung und auch für alle Kontrollen durch den Betriebsprüfer ist die elektronische Datei, deren Daten und Werte über eine sogenannte Schnittstelle in Finanzbuchführung übernommen werden. In diesem Kapitel werden die Abläufe und Vorschläge für die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

In diesem Kapitel wird die in vielen Dienstleistungsbetrieben notwendige Zeiterfassung als Basis für die Rechnungserstellung beschrieben sowie deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Die Erfassung kann in Papierform, zum Beispiel als sogenannte Regieberichte oder elektronisch durch manuelle Eingaben in ein Programm, automatische Übernahme zum Beispiel aus einem Hotline-Betreuungsprogramm oder mittels einer APP auf dem Smartphone erfolgen. Die richtige Übernahme und Abrechnung der Werte sind häufig Gegenstand der Betriebsprüfung.

In vielen mittelständischen Betrieben und Kanzleien sind die erfassten Zeiten der Mitarbeiter die Basis für die Abrechnungen gegenüber den Kunden. Von der manuellen Papiererfassung bis hin zur Nutzung einer APP auf dem Smartphone reichen die Erfassungsmodalitäten. Neben diesen werden die Bedeutung der Daten für die Betriebsprüfung und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation in diesem Kapitel besprochen.

Dieses Kapitel befasst sich insbesondere mit Miet-, Pacht und Leasingverträgen als Erträge (Umsatzerlöse) und deren Behandlung in der Finanzbuchführung und der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation. Insbesondere die bei der Umsatzsteuer geltenden Regelungen werden beschrieben. In diesen Fällen muss der Vertrag als Beleg vorgelegt werden können.

Bei Dauerrechtsverhältnissen werden die Einzelheiten einschließlich eventueller Umsatzsteuerregelungen einmal in einem Vertrag festgelegt. Danach erfolgen die vereinbarten Zahlungen meist in Form von Daueraufträgen oder Lastschriften, ohne dass bei jeder Zahlung eine Rechnung gestellt wird. Die Einzelheiten und deren Darstellung werden in diesem Kapitel beschrieben.

In diesem Kapitel wird beschrieben, was beim unbaren Verkauf von Gutscheinen insbesondere bei der Umsatzsteuer, aber auch der Organisation und der Nachkalkulation zu beachten und wie dies in der Verfahrensdokumentation darzustellen ist. Da zwischen dem Verkauf und der Einlösung von Gutscheinen längere Zeiträume liegen können, sind Auswirkungen auf die Vergleichszahlen zum Beispiel des Rohgewinns möglich. Das sollte bei der Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung bedacht werden.

Der Verkauf von Gutscheinen auf Rechnung kann willkommene Umsatzsteigerungen zur Folge haben. Die Finanzverwaltung will daran beteiligt sein und hat insbesondere zur richtigen Behandlung bei der Umsatzsteuer die Begriffe Einzweckgutscheine und Mehrzweckgutscheine geschaffen. Wie man hiermit beim Verkauf und bei der Einlösung der Gutscheine umgeht und wie man das in der Verfahrensdokumentation darstellt, wird in diesem Kapitel beschrieben

In diesem Kapitel wird die besondere Art der Abrechnung im Gutschriftverfahren und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation beim Leistungserbringer besprochen. Dieses Abrechnungsverfahren wird insbesondere bei den Abrechnungen der Provisionen von Handelsvertretern verwendet.

Die Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern werden beispielsweise im Gutschriftverfahren erstellt. Das bedeutet, dass der Handelsvertreter von dem von ihm vertretenen Unternehmen zu den vereinbarten Zeitpunkten – meist zum Monatsende – eine Gutschrift für die von ihm verdienten Provisionen bekommt. Die Gutschrift hat für den Handelsvertreter die Funktion einer Ausgangsrechnung und für das vertretene Unternehmen einer Eingangsrechnung. Das Wort „Gutschrift“ gilt als exakte Bezeichnung für diesen Vorgänge und sollte nicht anderweitig verwendet werden, zum Beispiel wenn eine Rechnung berichtigt oder storniert wird. In diesen Fällen eignen sich beispielsweise die Bezeichnungen „Storno-Rechnung“ oder „Rechnungsberichtigung“.

Dieses Kapitel befasst sich mit der Überprüfung der richtigen gesetzlich vorgeschriebenen Behandlung der in Eingangsrechnungen ausgewiesenen Vorsteuern und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Der Vorsteuerabzug ist gefährdet, wenn die gesetzlichen Formvorschriften nicht beachtet wurden. Hierauf wird bei Betriebsprüfungen besonders geachtet.

Ein Unternehmer kann Umsatzsteuern, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt werden, als Vorsteuer geltend machen und von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Bei Betriebsprüfungen wird der Vorsteuerabzug gestrichen, wenn die gesetzlich bestehenden Voraussetzungen nicht beachtet wurden. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten erläutert und ein Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation angeboten.

In diesem Kapitel wird der Schutz vor Verlust von mit der Post zugestellten Eingangsrechnungen und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Die besondere Bedeutung ergibt sich daraus, bei Betriebsprüfungen den Verdacht zu entkräften, Eingangsrechnungen würden unterdrückt, um die daraus resultierenden Umsätze wegzulassen.

Eingangsrechnung ist eine Bezeichnung für Rechnungen, die ein Unternehmer von anderen Unternehmern für sein Unternehmen erhält. Bei Betriebsprüfungen wird untersucht, ob alle Rechnungen ordnungsgemäß gebucht wurden (hierzu liegen meist Kontrollmitteilungen vor), ob der betriebliche Anlass gegeben ist und ob die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten und ein Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation erläutert.

In diesem Kapitel wird besprochen, dass mit E-Mail zugestellte Eingangsrechnungen als elektronische Dokumente gelten, die auch in dieser Form aufbewahrt werden müssen. In der Verfahrensdokumentation ist zu beschreiben, wie die Eingangsrechnungen archiviert und die Rechnungswerte in die Finanzbuchführung übernommen werden.

Die Zustellung von Rechnungen per E-Mail kann zur Rationalisierung beitragen. Medienbrüche und Erfassungsfehler werden vermieden. Der Empfänger kann dieser Art der Rechnungszustellung widersprechen. Die Finanzverwaltung betrachtet eine per E-Mail zugestellte Rechnung als elektronisches Dokument, das auch in dieser Form aufbewahrt und vorgelegt werden muss. Wenn nur ein vom Empfänger erstellter Ausdruck vorgelegt wird, kann das zum Verlust der steuerlichen Anerkennung führen. Dieses Kapitel enthält Erläuterungen dazu und einen Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation.

In diesem Kapitel wird besprochen, wie Eingangsrechnungen, die aufgrund von Downloads empfangen wurden, steuerlich zu behandeln sind. Es ist ein Formulierungsvorschlag zur Ablaufbeschreibung in der Verfahrensdokumentation beigefügt

Rechnungen werden in einem Portal zur Verfügung gestellt. Hierüber wird der Empfänger per E-Mail informiert. Die weitere medienbruchfreie Bearbeitung und die für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungszeit sichere Archivierung der Datei erfolgt nach den Regelungen des Empfängers. Die Abläufe müssen sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben.

Dieses Kapitel erläutert die Behandlung der im Format ZUGFeRD erhaltenen Eingangsrechnungen mit einem Formulierungsvorschlag zur Darstellung in der Verfahrensdokumentation.

Elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD bestehen aus den beiden Komponenten PDF-Datei zur bildhaften Darstellung der Rechnung und der eingebetteten maschinenlesbaren Datei im XML-Format. Solange nur das Bild am Bildschirm betrachtet oder ausgedruckt und die XML-Datei nur zur Weiterverarbeitung genutzt werden, wird der Inhalt der Datei nicht verändert und ist somit beweiskräftig. Veränderungen führen zur Zerstörung der Sicherheitskomponenten. Man wird bei Bearbeitungsversuchen gewarnt. Dieses Kapitel umfasst neben Beschreibungen auch einen Formulierungsvorschlag für die Verfahrensdokumentation.

Die Vorlage von XRechnungen ist bei öffentlichen Aufträgen zwingend. Nach § 1 ERechV (siehe unten) sind bei Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen ausgestellt werden, bestimmte Voraussetzungen zu beachten, die nachfolgend beschrieben werden. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungsausteller grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung (letzte Fassung vom 19.12.2019) zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsausstellung entspricht (§ 4 Aba. 1 ERechV).

Es werden erhebliche Kosteneinsparungen bei der Rechnungserstellung durch den Wegfall von Material und Portokosten und eine deutliche Reduzierung der Personalkosten erwartet. Beim Rechnungsempfänger sollen sich aufgrund der Rationalisierung der Rechnungsbearbeitung, insbesondere durch den Wegfall der Papierbearbeitung, ebenfalls deutliche Kostensenkungen ergeben. Eine elektronische Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen lesbar und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten.

Dieses Kapitel beschreibt die Erfassung und Sicherung von Eingangsrechnungen durch Führen eines Rechnungseingangsbuchs in Papierform oder durch andere Maßnahmen sowie die Darstellung in der Verfahrensdokumentation.

Es muss sichergestellt werden, dass Eingangsrechnungen nicht verloren gehen. Betriebsprüfer verfügen meistens über Kontrollmitteilungen aus Prüfungen bei anderen Unternehmen. Bei nicht vorhandenen und nicht erfassten Eingangsrechnungen wird regelmäßig absichtliches Handeln angenommen. Dieses Kapitel erläutert die Verwendung eines handschriftlichen Rechnungseingangsbuchs und weitere Möglichkeiten zur Sicherung von Eingangsrechnungen. Sie beinhaltet Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.

Dieses Kapitel beschreibt die Erfassung von Eingangsrechnungen mit einem elektronischen Rechnungseingangsbuch und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Elektronische Rechnungseingangsbücher bieten regelmäßig die Möglichkeit der Weiterverarbeitung zur automatisierten Zahlung und Übernahme in IT-Programme wie Warenwirtschaft und Finanzbuchführung.

Durch die Nutzung eines Programms „elektronisches Rechnungseingangsbuch“ können sich erhebliche Vereinfachungen ergeben. Die Daten der Eingangsrechnungen können durch Programmunterstützungen sehr rasch erfasst werden und stehen auch nach Jahren für nützliche Vergleiche (zum Beispiel Preisvergleiche) zur Verfügung. Die Rechnungsprüfung und Bezahlung werden meist durch integrierte oder zusätzlich Module unterstützt, durch eine automatische Übergabe an Folgeprogramme wie Warenwirtschaft und Finanzbuchführung werden Medienbrüche und Doppeleingaben vermieden. Und bei der Betriebsprüfung kann die lückenlose Sicherung der Eingangsrechnungen nachgewiesen werden. Dieses Kapitel beinhaltet Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.

In diesem Kapitel wird die Verbuchung von Eingangsrechnungen in Papierform und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei einer Betriebsprüfung müssen die retrograde und progressive Nachprüfbarkeit durch Angabe der Kontierung auf dem Beleg oder in anderer Weise sichergestellt werden. In vielen Fällen erfolgt die Verbuchung durch Steuerberater(in), auch diese Abläufe sind in Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg und läuft über die Buchführung bis zum Jahresabschluss und zur Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.

Trotz der digitalen Umstellung wird es noch längere Zeit Belege in Papierform geben. Jeder Beleg muss gebucht werden. Die Bearbeitungen im eigenen Unternehmen oder die vollständige Auslagerung zu Steuerberater(in) oder ein Buchführungsbüro sowie zahlreiche Mischformen kommen vor und müssen in der Verfahrensdokumentation richtig und vollständig beschrieben werden. Dieses Kapitel enthält hierzu Formulierungsvorschläge.

In diesem Kapitel werden die Verbuchung von elektronischen Eingangsrechnungen und die Darstellung in der Verfahrensdokumentation dargestellt. Moderne Technik ermöglicht es, von der Buchung auf den elektronischen Beleg zu verlinken. Damit wird die Buchführung zum Nachschlagewerk: Dem Klick auf die Buchungszeile folgt die Anzeige des Belegs auf dem Bildschirm - auch wenn der Vorgang schon Jahre zurückliegt. Das gilt auch, wenn die Verbuchung durch Steuerberater(in) erfolgte. Das erleichtert die Alltagsarbeit für alle Menschen im Unternehmen. Betriebsprüfer nutzen dieses Werkzeug für die retrograde und progressive Überprüfung. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg und läuft über die Buchführung bis zum Jahresabschluss und zur Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.

Der Anfall von elektronischen Rechnungen nimmt zu, diese kommen per E-Mail oder werden von einem Rechnungsportal heruntergeladen. Elektronische Rechnungen entstehen aber auch durch das bildliche Erfassen (Einscannen oder Fotografieren) von Papierrechnungen. Durch elektronische Rechnungen und deren Verbuchung lassen sich erhebliche Rationalisierungen erreichen. Die von der Finanzverwaltung an die Sicherung, Aufbewahrung und Vorlage von elektronischen Rechnungen gestellten Anforderungen werden in diesem Kapitel beschrieben und durch Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation ergänzt.

Dieses Kapitel beschreibt, dass Reisekostenabrechnungen wie Eingangsrechnungen gebucht werden. In diesem Kapitel werden die Abläufe für Reisekostenabrechnungen in Papierform und mit einem als elektronischen Programm erläutert sowie Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation abgegeben.

Die Kosten für Dienst- oder Geschäftsreisen können bei richtiger Handhabung als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Bei Betriebsprüfungen ergeben sich dann Diskussionen und auch Steuernachzahlungen, wenn die strengen Formvorschriften nicht beachtet werden. Das kann man durch genaue Regelungen in der Verfahrensdokumentation und deren Einhaltung vermeiden. Dieses Kapitel enthält Erläuterungen und Formulierungsvorschläge.

Dieses Kapitel befasst sich insbesondere mit Miet-, Pacht und Leasingverträgen aus der Sicht des Mieters beziehungsweise Berechtigten und der Behandlung als Kosten in der Finanzbuchführung sowie der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation. Insbesondere die bei der Umsatzsteuer geltende Regelungen müssen beachtet werden.

Mietverträge über Geschäftsräume, Büros oder Praxen, Leasingverträge für Kraftfahrzeuge, Einrichtungsgegenstände, Wartungsverträge sowie Nutzungsverträge verschiedenster Art gehören zum beruflichen Alltag in jedem Unternehmen. Bei diesen sogenannten Dauerrechtsverhältnissen werden die Einzelheiten einschließlich eventueller Umsatzsteuerregelungen einmal in einem Vertrag festgelegt. Die vereinbarten Zahlungen erfolgen meist in Form von Daueraufträgen oder Lastschriften, ohne dass bei jeder Zahlung eine Rechnung ausgestellt wird. Die Einzelheiten und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation werden in diesem Kapitel beschrieben.

In diesem Kapitel wird die besondere Art der Abrechnung im Gutschriftverfahren und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation beim Leistungsempfänger besprochen. Dieses Abrechnungsverfahren wird insbesondere bei den Abrechnungen für Handelsvertreter verwendet.

Beispielsweise Provisionsabrechnungen von Handelsvertretern werden meist im Gutschriftverfahren erstellt. Das bedeutet, dass der Handelsvertreter von dem von ihm vertretenen Unternehmen zu den vereinbarten Zeitpunkten – meist zum Monatsende – eine Gutschrift für die von ihm verdienten Provisionen erhält. Diese Abrechnung hat die Funktionen „Eingangsrechnung“ beim Leistungsempfänger und „Ausgangsrechnung“ beim Handelsvertreter. Das Wort „Gutschrift“ gilt als exakte Bezeichnung für diese Vorgänge. Es sollte daher nicht verwendet werden, wenn eine Rechnung berichtigt oder storniert wird. In diesen Fällen eignen sich beispielsweise die Bezeichnungen „Storno-Rechnung“ oder „Rechnungsberichtigung“.

Dieses Kapitel beschreibt die Möglichkeiten der Aufgabeteilung zwischen Unternehmen und Steuerberater(in) und deren Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Empfohlen wird der Abschluss eines Steuerberatungsvertrags und vor allem schriftliche Auftragsvereinbarungen, in denen die Aufgabenteilung genau beschrieben ist. Das dient der Rechtssicherheit des Unternehmers und der Vermeidung von Fehlern aufgrund ungenauer Regelungen.

Das Steuerrecht wird täglich komplizierter und unübersichtlicher. Andererseits fallen manche Vorgänge aufgrund der Automatisierung aus der manuellen Bearbeitung heraus. Eine optimale steuerliche Beratung ergibt sich aus der Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmer und seiner/ seinem Steuerberater(in). Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge zur Regelung der Aufgabenteilung und der Beschreibung in der Verfahrensdokumentation.

In diesem Kapitel wird beschrieben, dass die Belegbeschaffung und Belegbearbeitung durch das Unternehmen allein oder in Zusammenarbeit mit Steuerberater(in) erfolgen können. Die Abläufe, Zuständigkeiten und insbesondere die Weiterleitung der Daten an das Finanzamt sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.

Die monatliche oder vierteljährliche Bearbeitung der Buchführung läuft seit langem nach bestimmten Regeln ab oder diese müssen noch festgelegt werden. Sie müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Diese wird einem Betriebsprüfer bei Erscheinen vorgelegt. Im Zuge der Erstellung oder Überarbeitung der Verfahrensdokumentation stellen Unternehmer und Steuerberater(in) immer Vereinfachungs- und Verbesserungsmöglichkeiten fest, aus denen sich erhebliche Einsparungen an Zeit und Geld ergeben können. Bei Änderungen werden neue Versionen der Verfahrensdokumentation erstellt, die bisherigen Versionen müssen mindestens bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorgelegt werden können.

In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Vorarbeiten beim Unternehmen erfolgen zur Vorbereitung und der Bereitstellung der Buchführungs-Belege in dem sogenannten Pendelordner. Außerdem werden die Belegbearbeitungen, die durch Steuerberater(in) erledigt werden, dargestellt. Diese Regelungen sind entsprechend in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der Beleg- und Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater(in) erfolgt, zum Beispiel durch Belegaustausch in einem Pendelordner, durch Überlassung von Dateien oder durch Datenzugriff durch Steuerberater(in). Soweit Daten bei Steuerberater(in) gespeichert werden, wird das Zugriffsrecht des Unternehmens beschrieben. Die Regelungen sind entsprechend in der Verfahrensdokumentation zu erläutern.

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie der Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerberater(in) erfolgt, zum Beispiel durch Belegaustausch in einem Pendelordner, durch Überlassung von Dateien oder durch Datenzugriff durch Steuerberater(in). Soweit Daten bei Steuerberater(in) oder in einem Rechenzentrum (Speicherung in der Cloud) gespeichert werden, werden die Zugriffsrechte des Unternehmens und umgekehrt beschrieben. Die Regelungen sind entsprechend ist der Verfahrensdokumentation zu erläutern.

Der altbekannte Pendelordner dient nach wie vor zur Sammlung und Vorbereitung der Belege und Dokumente für Steuerberater(in). Hinzu kommt immer häufiger, dass anstelle von Dokumenten Daten in elektronischer Form anfallen und an Steuerberater(in) weitergegeben werden müssen. In diesem Kapitel werden die möglichen Einzelheiten beschrieben und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation gemacht.

Dieses Kapitel wird vorgeschlagen, wie Rückfragen des Unternehmers an den Steuerberater und Rückfragen des Steuerberaters an den Unternehmer zu Buchführungsfragen sicher behandelt werden können. Die Regelungen müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Zwischen Unternehmer(in) und Steuerberater(in) und deren Mitarbeitern besteht meist ein sehr hohes Vertrauensverhältnis, daher werden Rückfragen oft auf dem „kleinen Dienstweg“ erledigt: Sie werden mündlich oder telefonisch gestellt und beantwortet. Fehler, die sich aufgrund von Falschinterpretationen ergeben, können beachtliche Auswirkungen haben. Daher wird in diesem Kapitel die Schriftform zur Dokumentation von Auskünften und Beschreibung in der Verfahrensdokumentation empfohlen.

In diesem Kapitel wird die Regelung von unentgeltlichen Wertabgaben an den Unternehmer beschrieben (auch als „Eigenverbrauch“ bezeichnet). Sie muss in der Verfahrensdokumentation entsprechend erläutert werden. Diese Thematik ist bei vielen Betriebsprüfungen Gegenstand umfangreicher Diskussionen und auch von Steuernachholungen. Wie man das durch eine steueroptimierte Gestaltung günstig und rechtssicherer regelt, wird in diesem Kapitel und den Formulierungsvorschlägen für die Verfahrensdokumentation beschrieben.

Unternehmer nutzen betriebliche Einrichtung wie Telefon, entnehmen Strom aus der betrieblichen Photovoltaikanlage, bewirten Geschäftsfreunde bei einer Geburtstagsfeier oder machen Geschenke. Wenn diese an den Privatbereich grenzenden Aktivitäten vollständig und richtig geregelt sind, lassen sich Steuern sparen und Ärger bei einer Betriebsprüfung vermeiden. In diesem Kapitel werden Einzelheiten erläutert und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation gemacht.

In diesem Kapitel werden die Möglichkeiten der steuerlichen Regelungen bei einer Privatnutzung eines Firmenwagens beschrieben, die in der Verfahrensdokumentation entsprechend erläutert werden müssen. Der Unternehmer kann zwischen der sogenannten 1%-Pauschale und der Führung eines Fahrtenbuchs wählen. Keine oder eine falsche Regelung führt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung zu Beanstandungen.

Eine teilweise Privatnutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs muss versteuert werden. Der sogenannte Privatanteil kann pauschaliert werden. Diese sogenannte 1% Regelung wird in diesem Kapitel mit Formulierungsvorschlägen für die Verfahrensdokumentation beschrieben.

In diesem Kapitel werden das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs und die Möglichkeit der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs beschrieben. Beim Führen eines Fahrtenbuchs bestehen sehr strenge Formerfordernisse. Oft führen kleinste Fehler zum Verwerfen des Fahrtenbuchs. Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.

Bei der Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs für außerbetriebliche Zwecke – hierunter fallen zum Beispiel auch die Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte – kann der außerbetriebliche Nutzungsanteil auch durch Führung eines Fahrtenbuchs ermittelt werden. Hiervon wird man dann Gebrauch machen, wenn die sogenannte 1%Regelung zu unrealistischen Ergebnissen führt. Allerdings werden an die Führung eines Fahrtenbuchs sehr strenge Formerfordernisse gestellt. Dies wird in diesem Kapitel beschrieben.

In diesem Kapitel werden die Regelungen für eine steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers und der Geldendmachung der damit verbundenen Kosten beschrieben. Die Formulierungsvorschläge diesem Kapitel können in die Verfahrensdokumentation übernommen werden.

Wenn man ein häusliches Arbeitszimmer zur Ausübung des Berufs benötigt, möchte man die anteiligen Raumkosten und die Kosten für die Einrichtung des Arbeitszimmers steuerlich geltend machen. Hierzu hat die Finanzverwaltung strenge Regeln aufgestellt, nach denen man je nach Sachlage einen Höchstbetrag 1.250 Euro oder die tatsächlichen Kosten geltend machen kann. In diesem Kapitel werden die Einzelheiten und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation dargestellt.

In diesem Kapitel werden die Regelungen für die Vermietung von im Eigentum des Unternehmers oder von nahen Angehörigen stehenden Geschäftsräumen und die Höhe einer steuerlich anzuerkennenden Miete erläutert einschließlich Formulierungsvorschlägen für die Verfahrensdokumentation.

Mietverträge haben starke Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg. Hier ist besonders die Lage des Objekts und die Höhe der Miete zu nennen. Bei Überlegungen, das Unternehmen in eigenen Räumen zu betreiben, stellen sich Fragen der steuerlichen Optimierung, zum Beispiel durch Einbeziehung naher Angehöriger. Bei einer Betriebsprüfung werden Verträge mit nahen Angehörigen genau überprüft. Nützlich ist hierbei eine umfassende Darstellung in der Verfahrensdokumentation. Formulierungsvorschläge hierzu findet man in diesem Kapitel.

In diesem Kapitel werden die Bestimmungen zu unentgeltlichen Wertabgaben (Eigenverbrauch) an Arbeitnehmer sowie Beispiele der richtigen Handhabung von Auslagenerstattungen beschrieben. Sie müssen in der Verfahrensdokumentation entsprechend erläutert werden. Durch die Regelung dieser Themen lassen sich umfangreiche Diskussionen bei Betriebsprüfungen und Steuernachzahlungen vermeiden.

Auslagen eines Mitarbeiters für das Unternehmen werden erstattet. Die zur Vermeidung von steuerlichen Nachteilen notwendigen Regelungen werden in diesem Kapitel beschrieben. Mitarbeitern können aber auch bestimmte Zusatzleistungen steuerfrei gewährt werden. Zu unterscheiden ist, ob die Steuerfreiheit davon abhängig ist, dass die Zusatzleistungen „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt wird oder ob eine Gehaltsumwandlung steuerlich zulässig ist. Diese Unterscheidung wird von der Finanzverwaltung genau geprüft. In diesem Kapitel findet man Anregungen zur Steueroptimierung und Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.

In diesem Kapitel werden die steuerlichen Regelungen bei einer Privatnutzung eines Firmenwagens durch einen Mitarbeiter beschrieben, die in der Verfahrensdokumentation entsprechend erläutert werden müssen. Der Arbeitnehmer kann wählen, ob der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil mit der sogenannten 1%-Regelung und anhand eines Fahrtenbuchs ermittelt werden soll. Keine oder eine falsche Regelung führt spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung zu Beanstandungen.

Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs, eines Elektrofahrzeugs oder eines (Elektro-)Fahrrads an Arbeitnehmer ist ein oft sehr beliebter Zusatz zum normalen Gehalt. Der hierbei entstehende sogenannte geldwerte Vorteil ist steuerpflichtig, allerdings können sich Steuervorteile ergeben, beispielsweise auch durch eine Gehaltsumwandlung.

In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu werden die Grundsätze des sehr wichtigen Steuer-IKS (auch steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystem oder Tax-Compliance-System) beschrieben. Das Steuer-IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Die Finanzverwaltung sieht es als Indiz für das Bemühen um ein korrektes Verhalten an, wenn ein internes Kotrollsystem – eine andere von der Finanzverwaltung verwendete Bezeichnung für ein Steuer-IKS – eingerichtet ist. Und wenn einem ein Fehler unterläuft, erleichtert das Vorhandensein die Abwicklung der Berichtigung. Auch Betriebsprüfungen laufen schneller und angenehmer ab, wenn die Verfahrensdokumentation ein Steuer-IKS beinhaltet.

In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird die Kultur – also wie das jeweilige Unternehmen sein Steuer-IKS gestaltet hat – beschrieben.

Die Ausgestaltung des Steuer-IKS und auch der Verfahrensdokumentation steht dem Unternehmer unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften frei. Vorschläge für die Gestaltung dieses auch als Kultur bezeichneten Rechts werden in diesem Kapitel beschrieben.

In diese, Kapitel und den Erläuterungen dazu werden die Ziele des sehr wichtigen Steuer-IKS (auch steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystem oder Tax-Compliance-System) beschrieben. Die Beschreibungen sind in die Verfahrensdokumentation zu übernehmen.

Die Ziele eines wirkungsvollen Steuer-IKS sind vorrangig eine optimierte Steuerung des Unternehmens und zusätzlich eine korrekte Gestaltung zur Vermeidung von steuerlichen Problemen im Alltags-Geschäft und bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung. Durch eine Verschlankung und Verbesserung der Prozesse kann man Tag für Tag Zeit und Geld sparen. Hierdurch können die Kosten für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation mehr als ausgeglichen werden. Formulierungsvorschläge hierfür und für die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus diesem Kapitel.

In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird die Organisation des Steuer-IKS (auch innerbetriebliches Kontrollsystem oder Tax-Compliance-System) beschrieben. Die Beschreibungen sind in die Verfahrensdokumentation zu übernehmen.

Die schriftliche Schilderung der Organisation des Steuer-IKS hat den großen Vorteil, dass die bestehenden Prozesse wirklichkeitsnah offenbar werden. Ablauferschwernisse oder Widersprüche können festgestellt und bereinigt werden. Das kann zu erheblichen Einsparungen an Zeit und Geld führen Dieses Kapitel enthält Formulierungsvorschläge für die Verfahrensdokumentation.

In diesem Kapitel werden die Maßnahmen zur Risikoverminderung beschrieben. Die Erläuterungen dazu enthalten Vorschläge für eine Risiko-Analyse im Rahmen des Steuer-IKS. Diese Vorschläge sind zur Übernahme in die Verfahrensdokumentation geeignet.

Gegen das latente Risiko, etwas zu übersehen, kann man durch aktives Feststellen und Bewerten von Risiken vorbeugen. In den Erläuterungen zu diesem Kapitel wird eine Risikoanalyse angeboten. Die Formulierungsvorschläge aus diesem Kapitel können in die Verfahrensdokumentation übernommen werden.

In diesem Kapitel und den Erläuterungen dazu wird das Programm des Steuer-IKS aus der Sicht der bestehenden und der geplanten Organisation und der Richtlinien und fachlichen Anweisungen beschrieben. Die Formulierungsvorschläge dieses Kapitel können in die Verfahrensdokumentation übernommen werden

In einer Bestandsaufnahme der Ist-Situation der bestehenden Organisation sind und eventuelle Risiken zu analysieren sowie der Veränderungsbedarf festzustellen. Das ermöglicht, die notwendigen Maßnahmen zu ermitteln. Daraus ergeben sich die fachlichen Anweisungen und Richtlinien für die im Unternehmen arbeitenden Menschen.

Die Kommunikation unter den im Unternehmen tätigen Personen und der Unternehmensleitung ist eine wichtige Voraussetzung für ein nutzbringendes Steuer-IKS. Nutzbringend im Sinn einer Steigerung der Ertragskraft des Unternehmens, der positiven Beeinflussung des Betriebsklimas und eines stets steuersicheren Verhaltens bei den Arbeitsabläufen.

Ein gutes Betriebsklima steigert die Zufriedenheit der in einem Unternehmen tätigen Menschen. Eine sorgfältige Bearbeitung des Steuer-IKS kann ein sehr guter Einstieg in diesen interessanten Bereich der Unternehmensführung sein. Formulierungsvorschläge in diesem Kapitel geben erste Anregungen, die auch in die Verfahrensdokumentation übernommen werden können.